Snow Leopard im Detail (7/12): Exchange und Snow Leopard

Thomas J. Weiss

Über zwölf Folgen hinweg stellt macnews.de derzeit die Neuerungen des neuen Betriebssystems Mac OS X 10.6 vor, jeden zweiten Tag in Kurzform, zum Nachmachen und -blättern. Heute im Blickpunkt: die Anbindung an Microsoft Exchange.


Exchange in Mail einrichten

Mit Version 10.6 hat Apple die Unterstützung an Microsoft Ecxchange in Mac OS X integriert. Voraussetzung ist eine Exchange Server 2007-Installation, die Anbindung geht dann kinderleicht. Dreh- und Angelpunkt ist die Erstellung eines neuen Accounts in Mail. Dazu wählt man in den Einstellungen den Eintrag Accounts aus und klickt unten auf das Plus-Zeichen, um einen neuen Zugang zu erstellen.

 

Exchange-Account einrichten

 

Exchange Server meldet sich

 

Jetzt genügt ein Klick auf Erstellen und schon ist die Anbindung an Exchange erfolgt.

Der neue Account hat unmittelbare Auswirkungen auf das Adressbuch und auf den Kalender. Dort werden aufgrund der Exchange-Verbindung neue Einträge angelegt.

iCal und Adressbuch

Benachrichtigung über eine Termineinladung

 

Exchange in Mail, iCal und Adressbuch

 

Im Dock sehen Sie die Anzahl der Benachrichtigungen. Wechseln Sie zu iCal, um die Benachrichtigungen einzusehen.

 

Terminanfrage in iCal

 

Sollten Sie einen Termin annehmen, wird er in Ihren Kalender eingetragen. Wenn Sie ihn doppelt anklicken, erhalten Sie genauere Infos über den anberaumten Termin.

 

Details zu einem Termin

 

Sie sehen, welche Teilnehmer zu dem Termin eingeladen sind und wann exakt er stattfinden wird. Darüber hinaus haben Sie eine E-Mail erhalten, die ebenfalls auf den anstehenden Termin hinweist.

 

E-Mail-Nachricht mit Terminhinweis

 

Der Datenaustausch über Exchange für Arbeitsgruppen ist eine elegante Möglichkeit, um gemeinsam Termine zu finden und zu definieren.

Aber nochmals kurz zurück zum Mail-Account. Der Exchange-Mail-Account verhält sich genauso wie ein Mail-Account von anderen Providern und Dienstleistern. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail-Adresse eintippen, werden aus Ihrem Exchange-Adressbuch Vorschläge formuliert. Genauso verhält es sich beim Erstellen von Terminen und der Einladung von Teilnehmern: Kaum beginnen Sie, den Teilnehmernamen einzutragen, unterbreitet Exchange schon Vorschläge.

 

Tipp: Die Exchange-Daten lassen sich so mit allen Apple-typischen Funktionen bearbeiten: Spotlight findet Exchange-Termine, – Aufgaben, -Notizen, -E-Mail-Inhalte. Übersicht zeigt die Vorschau auf E-Mail-Attachments, ohne diese öffnen zu müssen. Intelligente Ordner in Mail oder im Adressbuch filtern Daten heraus, egal ob es sich um lokal eingetragene Informationen oder um Exchange-Daten handelt.

iPhone und Exchange

Vielleicht interessiert Sie noch die Tatsache, dass auch das iPhone auf Exchange zugreifen kann. Deshalb können Sie auch darauf Ihre Mails ansehen oder verfassen. Am iPhone gehen Sie dazu in die Einstellungen und dort zu Mail, Kontakte und Kalender.

 

Einstellungen für neuen E-Mail-Account

 

Daten für Exchange-Zugriff

 

Ist die Einrichtung geglückt, kommen sowohl E-Mails als auch Termineinladungen sofort auf das iPhone.

 

Termineinladung am iPhone

 

Wenn Sie auf Ihrem iPhone eine Mail lesen, dann wird sie auch am Computer als gelesen markiert. Löschen oder verschieben Sie die E-Mail am Mac, wirken sich diese Schritte auch auf das iPhone aus.

OutlookWebAccess

Neben dem Mac, dem iPhone und einem Windows-PC haben Sie eine vierte Möglichkeit, an Ihre Daten heranzukommen: über einen Webbrowser und den Zugriff über den sogenannten OutlookWebAccess (OWA).

Zugriff über OWA

 

Im Browser können Sie E-Mails verfassen, löschen, bewegen sowie Termine anlegen und ändern. Sofort werden die Änderungen auf alle angeschlossenen Computer und iPhones übertragen, Ihr Datenbestand bleibt stets synchron.

 

Neuer Ordner – erstellt über OWA

 

Wird über OWA ein neuer Ordner erstellt und werden E-Mails dorthin verschoben, so finden sich diese Änderungen in Sekunden sowohl dem iPhone als auch allen konnektierten Computern wieder.

 

Neuer Ordner in Mail und am iPhone

 

Auch lassen sich am Rechner per Drag-and-Drop Adressinformationen auf das Exchange-Icon ziehen, sie stehen dann sogleich auch über jeden beliebigen Internetbrowser über OWA oder übers iPhone zur Verfügung.

 

Kontakte ins Adressbuch aufnehmen

 

Tipp: In Unternehmen werden die Adressen in verschiedene Ordner aufgeteilt und nicht jeder erfasst seine Adressen selbst, sondern es existiert ein gemeinsamer Pool, der allen Teilnehmer zur Verfügung steht.

Einige Exchange-Funktionen im Detail

Exchange wird hauptsächlich in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern eingesetzt. Deshalb bietet Exchange eine Reihe von nützlichen Teamwork-Funktionen an. Einige davon sollen hier exemplarisch aufgezeigt werden.

Einblick in andere Terminkalender

In Firmen ist es oft notwendig, dass Personen in andere Terminkalender Einsicht nehmen oder gar Termine eintragen können.

Das ist auch mit iCal möglich!

 

Zugriff auf den eigenen Kalender für andere Exchange-Teilnehmer

 

Gehen Sie dazu in den iCal-Einstellungen zu Accounts und wählen Sie dort Bearbeiten aus. Geben Sie nun den User mit einer Berechtigung für den Zugriff auf Kalender und Aufgaben ein.

Der Anwender sieht in den Account-Einstellungen sofort, bei welchen anderen Usern er in welcher Form in den Kalender eingreifen darf.

 

Ein anderer User darf Simones Kalender einsehen

 

Weiterhin gibt es im Menüpunkt Fenster den Eintrag Verfügbarkeit. Dort können Sie, sofern Sie dazu berechtigt sind, auf die Verfügbarkeit von Ressourcen wie Besprechungszimmer und Autos zugreifen und entsprechend Termine blocken.

Aufgaben und Notizen

Auch Aufgaben und Notizen sind via Exchange verfügbar.

 

Aufgabe erstellen

 

Sofern es die Berechtigungen zulassen, können andere Teilnehmer Ihnen Aufgaben “aufs Auge drücken”. Aufgaben können sowohl in iCal als auch in Mail erstellt werden und sind damit sofort auf anderen Geräten synchron. In Mail können Sie zudem Notizen hinterlegen. Selbst diese werden via Exchange abgeglichen und können beispielsweise per OWA eingesehen oder editiert werden. Das iPhone allerdings kann in der aktuellen Version 3 nicht mit Aufgaben und Notizen aus Exchange umgehen.

 

iPhone und Exchange

Öffentliche Ordner

Die öffentlichen Ordner aus Exchange sind aktuell noch nicht implementiert. Werden diese Funktionen benötigt, so kan hier Entourage weiterhelfen, die Software ist Bestandteil von Microsoft Office für den Mac. Damit können Sie in iCal, Mail und im Adressbuch alle Funktionen von Exchange verwenden und zusätzlich auf die öffentlichen Ordner zugreifen.

 

Entourage und Exchange

 

Entourage auf dem Mac verhält sich wie Outlook auf Windows-PCs.

Exchange mieten

Wenn Sie nicht in einer Firma mit Exchange-Server arbeiten, aber dennoch von den Vorteilen dieser Technik möchten, die MobileMe ähnelt, dann gibt es hierfür “Hosted Exchange”. Sie mieten sich bei einem Exchange-Server ein und nutzen all die vorhin beschriebenen Funktionen.

Einer der Anbieter ist die Firma cojama Infosystems GmbH.

Für nur wenige Euro pro Monat erhalten Sie den Zugriff per OutlookWebAccess, den Push-Dienst und die sofortige Verteilung von Informationen an alle Endgeräte, die Kalender- und Aufgabenfunktionen mit Freigabe und vieles mehr.

Für Selbstständige, kleine Unternehmen und Arbeitsgruppen ist diese Lösung kostengünstig und mit keinerlei zurätzlicher Investitionen verbunden. Snow Leopard liefert alle Werkzeuge mit, um vernünftig mit Exchange Server 2007 arbeiten zu können.

Der Vorteil im Vergleich zu MobileMe ist vor allem die Freigabe- und Berechtigungsstruktur für beispielsweise Kalenderfunktionen. Derartige Features fehlen MobileMe derzeit komplett.

Noch ein Letztes…

Genauso wie mit MobileMe kann via Exchange ein iPhone bei Verlust aus der Ferne gelöscht werden.

 

iPhone aus der Ferne löschen

 

Autor: Anton Ochsenkühn

Alle Tipps aus dieser Serie stammen aus seinem neuen Buch Mac OS X 10.6 Snow Leopard.

Auf 800 Seiten führt es in die wichtigsten Grundlagen des neuen Betriebsystems ein. Es stellt nicht nur dessen kleine und große Verbesserungen im Detail vor, es beleuchtet alle Aspekte von Mac OS X und hält auch für versierte Anwender eine Menge Tipps und Tricks bereit.

Der Preis liegt bei 29,95 Euro.