Kalendergeschichten

Matthias Eckardt

Wer schon mit anderen Terminplanern gearbeitet hat, ist zunächst von der Einfachheit und den Eigenheiten von iCal überrascht.

Auch in iCal findet man nach gründlichem Nachforschen etliche versteckte oder wenig bekannte Funktionen. Wir öffnen die Trickkiste und zeigen, wie sich bekannte Probleme umgehen lassen. Fortgeschrittene Anwender schätzen etwa im Ausklappmenü Erinnerung die Optionen Datei öffnen oder Skript ausführen. Mit einer Ereignisserie lassen sich so Programme oder Skripts regelmäßig starten. Und wen es stört, nicht mehrere Kalenderfenster öffnen zu können, der installiert sich via Terminal ein Debug-Menü mit unter anderem genau dieser Funktion. Die Eingabezeile lautet: defaults write com.apple.iCal IncludeDebugMenu 1

Anhänge aktuell halten

Zu iCal-Ereignissen kann man beliebige Dokumente hinzufügen. Aber selbst wenn das Original verändert wird, behält iCal weiterhin die
alte Version im Anhang. Wer also eine Präsentationsdatei zu einem Termin in iCal hinzufügt, kann eine böse Überraschung erleben, wenn sich am Tag der Präsentation nur eine veraltete oder unfertige Version öffnet. Das rührt daher, dass iCal nicht mit der Originaldatei arbeitet, sondern beim Hinzufügen eine Kopie in der iCal-Datenbank ablegt. Wenn Sie das wissen, können Sie mit den Anhängen direkt an Ort und Stelle arbeiten, indem Sie diese zur Bearbeitung im Ereignis doppelklicken. Um dies zu umgehen, lässt sich die Datei anstelle des Anhangs auf andere Weise mit dem Eintrag verknüpfen. Dies klappt, indem Sie die Datei aus dem Finder auf das Feld URL ziehen. Die Datei darf dann nicht mehr verschoben werden. Ferner darf man nur eine Datei als URL zuweisen, aber mehrere Dateien als Anhang hinzufügen.
Erstellen Sie sich deshalb Alias-Dateien. Markieren Sie dazu eine Datei und betätigen Sie . Den Alias können Sie ins Anhang-Feld ziehen, ohne dass Sie bangen müssen, ob jemand die Originaldatei in einen anderen Ordner verschiebt. Nach dem Hinzufügen kann man den Alias im Finder löschen. Ein Klick auf den angehängten Alias in iCal findet das Original wieder, solange die Datei auf der lokalen Festplatte verbleibt.

Vorgabe für Alarm erhöhen

Erstellt man einen neuen Eintrag, so ist die Erinnerung davor standardmäßig auf 15 Minuten eingestellt. Sie können diese Vorgabe für alle künftig erstellten Ereignisse anpassen. Öffnen Sie dazu die Einstellungen von iCal. Im untereren Drittel setzen Sie nun den Haken in der Checkbox vor Allen Ereignissen und Einladungen eine Standarderinnerung hinzufügen. Als Nächs­tes können Sie den Minutenwert im Feld darunter anpassen. Offenbar hat Apple etwas vergessen, denn Stunden oder Tage sind nicht vorgesehen. Mit etwas Kopfrechnen gelangen Sie dennoch zum gewünschten Resultat. Tragen Sie 360 Minuten ein, wenn Sie die Erinnerung sechs Stunden davor wünschen. Möchte man exakt einen Tag vor dem Ereignis erinnert werden, muss der angepasste Wert 1440 Minuten sein. Erstellt man nun einen Termin, steht darin tatsächlich „Erinnerung 1 Tag(e) davor“.

Feiertage und KW

Anwender, die Outlook oder Entourage kennen, vermissen in iCal die Anzeige der Kalenderwochen. Und dies zu Recht, nutzt Mac OS X intern doch sehr wohl eine Variable für die Anzeige der Kalenderwoche. Die Kalenderwochen bis einschließlich 2020 lassen sich im Web herunterladen. Info und Download: http://bit.ly/kwical
Dort finden Sie eine Datei mit den Kalenderwochen (beginnend am Montag). Außerdem gibt es dort das kostenlose Tool NumSemaine. Damit hat man mehr Spielraum auf das Aussehen der Kalenderwochen bei der Erzeugung als eigenständiger Kalender für iCal. Die beweglichen Feiertage und Erinnerungen wie zum Beispiel „Ende der Sommerzeit“ findet man ebenfalls im Web. Auch diesen Kalender muss man nicht abonnieren, sondern es genügt der einmalige Import. Seien es Sportevents, Kinostarts oder Theaterspielpläne, online finden sich Kalender zu allen Themenbereichen als ICS-Datei. Info und Download: http://www.icalshare.com/

Kalender zusammenlegen

Einzelne Ereignisse kann man per Drag and Drop links auf die Kalenderliste in einen an­de⁠ren Kalender verschieben. Falls Sie jedoch mehrere Kalender zu einem zusammenfügen wollen, gehen Sie wie folgt vor. Rufen Sie das Menü Ablage · Neue Kalendergruppe auf . Ziehen Sie nun die einzelnen Kalender in diese Behelfsgruppe. Klicken Sie die Gruppe an und wählen Sie Ablage · Exportieren · Als Kalender exportieren. Mit Ablage · Importieren laden Sie im Gegenzug den zuvor aus der Gruppe erstellten Kalender. Erinnerungen, die Da­teien öffnen, können nicht ohne Weiteres importiert werden. Deshalb muss man im folgenden Dialog derartige Erinnerungen gegebenenfalls entfernen. Nachdem der Kalender importiert wurde, können Sie die Kalender-Gruppe löschen. Falls Sie einzelne Kalender aus der Gruppe behalten wollen, ziehen Sie diese vor dem Löschen aus der Gruppe und lassen sie links in der Übersicht auf der Kategorie Kalender fallen. Mit Rechtsklick auf den Gruppennamen erscheint der Löschbefehl im Kontextmenü.
Standard-Ereignislänge Die vorgegebene Länge für ein neu erstelltes Ereignis beträgt 60 Minuten. Wenn Sie hier gern einen anderen Wert verwenden möchten, müssen Sie sich kurz ins Terminal begeben und die Dauer anpassen. Für 45 Minuten lautet die Befehlszeile: defaults write com.apple.iCal ‘Default duration in minutes for new event’ 45. Sie können den Wert bei Bedarf wieder zurücksetzen, indem Sie die Zeile erneut, diesmal aber ohne Zahlenwert am Ende absenden.

Zusammenspiel mit Mail

Wenn Sie eine E-Mail mit exakten oder relativen Angaben wie „übermorgen“ oder „Montag um 20 Uhr“ erhalten, fahren Sie mit der Maus über die Datums- und Zeitangabe. Elemente, die als Termin gedeutet werden, sind umrandet. Rechts davon erscheint ein Pfeil mit iCal-Menü. Um diesen Termin aus Mail heraus in iCal zu übernehmen, wählt man Neues Ereignis in iCal erstellen. Um zu überprüfen, ob an diesem Datum noch Termine frei sind, wählt man den Befehl Dieses Datum in iCal anzeigen. Hält man die Wahl-Taste gedrückt, solange der neue iCal-Eintrag geöffnet ist, verändert sich der Button von Zu iCal hinzufügen nach In iCal bearbeiten. Erst so lassen sich weitere Teilnehmer, Anhänge oder eine URL zu dem Ereignis hinzufügen. Aktivieren Sie in den iCal-Einstellungen bei Erweitert die Option Einladungen von Mail automatisch abfragen. Nun wird iCal Ter­mine aus eintreffenden Nachrichten extrahieren und unter Benachrichtigungen anzeigen.    me