Ihr könnt eine Excel Tabelle in Word einfügen oder die Excel-Tabelle mit Word verknüpfen. Die Unterschiede und wie es geht erkläre ich Euch hier.

Eine Excel Tabelle in Word einfügen - Ganz einfach!

Es gibt gleich mehrere Möglichkeiten, mit denen Ihr eine Excel Tabelle in Word einfügen könnt. Alle funktionieren sie über die Zwischenablage. Ihr müssen also zuerst immer den relevanten Teil der Excel-Tabelle in die Zwischenablage übernehmen. Dann allerdings beginnen die Unterschiede.

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Daher ist der erste Schritt, alle Zellen zu markieren, die Ihr in Word einfügen wollt. Danach könnt Ihr den markierten Teil in die Zwischenablage übernehmen. Und zwar entweder mit der Tastenkombination Strg + C oder oben im Menü einfach auf Kopieren klicken. Wahlweise auch über das Kontextmenü. Dazu klickt Ihr die Markierung mit der rechten Maustaste an und wählt aus dem nachfolgenden Menü Kopieren. Jetzt seid Ihr soweit, zu wechseln, um die Werte der Excel Tabelle in Word zu kopieren.

Excel-Tabelle in Word kopieren oder mit Word verknüpfen?

Im einfachsten Fall wollt Ihr eine Excel-Tabelle in Word einfügen und die gerade aktuellen Daten dort darstellen. Das ist dann wirklich nur ein Kopiervorgang. Parallel dazu könnt Ihr aber auch die Excel-Tabelle mit Word verknüpfen. Der Unterschied liegt in der direkten Verbindung zwischen beiden Dateien.

Im ersten Fall werden die aktuellen Werte der Tabelle kopiert und sind in der Worddatei zu sehen. Sollten sich aber nun die Werte in der Exceldatei ändern, so hat das keine Auswirkungen auf die Darstellung in Word. Anders ist das, wenn eine Excel-Tabelle mit Word verknüpft wird. Auf den ersten Blick macht das keinen Unterschied und Ihr seht die Daten, die im Augenblick der Verknüpfung vorhanden waren. Auch noch am nächsten Tag, wenn sich vielleicht Werte in der Exceldatei geändert haben. Doch hier besteht die Möglichkeit, die Verknüpfung zu aktualisieren. Und das bedeutet, dass in der Worddatei immer die aktuellen Werte der Exceldatei zu sehen sind.

Ihr könnt also die Exceldatei völlig unabhängig von der Worddatei bearbeiten und sobald die Verknüpfung dort aktualisiert sind, enthält das Dokument die aktuellen Werte. Damit das funktioniert, müssen sich die beiden Dateien aber gegenseitig erreichen können. Sie müssen also an Ihren ursprünglichen Speicherorten bleiben. Im Idealfall liegen sie im selben Verzeichnis, dann könnt Ihr sie auch zusammen weitergeben.

Was damit beispielsweise denkbar ist: Ihr bekommt einen aktuellen Kassenstand jeden Tag per E-Mail in einer Exceldatei zugeschickt und überschreibt die alte Datei. Nach der Aktualisierung könnt Ihr einen Kassenbericht mit aktuellen Zahlen in Word erstellen. Dass eine Aktualisierung ansteht, sagt Euch Word auch bei jedem Laden der Worddatei.

So geht’s: Excel-Tabelle mit Word verknüpfen und aktualisieren

  • Ihr öffnet die Exceldatei.
  • Ihr öffnet die Worddatei.
  • Jetzt wird der relevante Teil der Exceldatei mit der Maus markiert und mit den Tasten Strg + C in die Zwischenablage übernommen.
  • Anschließend wechselt ihr zur Worddatei und setzt den Cursor dorthin, wo die Exceldaten erscheinen sollen.
  • Mit der rechten Maus an die Stelle klicken und daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü.
  • Unter „Einfügeoptionen“ erscheinen mehrere Icons. Das mit den Kettengliedern sorgt für eine Verknüpfung und fügt die Daten der Excel-Tabelle in Word ein.

Jetzt könnt Ihr verschiedene Formatierungsschritte unternehmen und die Tabellenausgabe Euren Vorlieben anpassen. Sobald sich in der Exceldatei etwas geändert hat, klickt Ihr an einer beliebigen Stelle in die Tabelle und wählt dort „Verknüpfungen aktualisieren“.

Excel-Tabelle in Word bearbeiten

Natürlich könnt Ihr auch eine Excel-Tabelle in Word bearbeiten. Doch dabei verhält sich dann die Tabelle wie eine Word-Tabelle. Rechenfunktionen und Formeln werden nicht übernommen! Das geht nur, wenn die Excel-Tabelle mit Word verknüpft wird und auch dann nur in eine Richtung, nämlich von der Excel-Tabelle zu Word. Werden Werte in einer Tabelle in Word bearbeitet, hat das weder Einfluss auf die verknüpfte Datei, noch auf die umliegenden Zellen.

Es stehen Formelfunktionen in Word selbst zur Verfügung. Ihr könnt also theoretisch auch in Word eine Tabelle anlegen und darin rechnen. Aber das hat nichts damit zu tun, eine Excel-Tabelle in Word zu bearbeiten und zu berechnen!

Excel Tabelle in Word einfügen – Als Tabelle oder nur die Daten

Üblicherweise ist die einfachste Möglichkeit, etwas aus der Zwischenablage in Word zu übernehmen, es einfach mit Strg + V oder im Menü mit „Einfügen“ an die Stelle des Cursors einzufügen. In unserem Fall bringt uns das zwar die Daten in das Worddokument, aber keine Tabelle. Ihr seht die Daten durchaus strukturiert, aber ohne die Linien einer Tabelle.

Allerdings bietet Word Euch eine ganze Palette von Einfüge-Möglichkeiten. Diese könnt Ihr entweder oben im Menü Einfügen auswählen oder mit der rechten Maustaste aktivieren, wenn Ihr damit an der gewünschten Zielstelle klickt.

Außer der Einfügung als reinen Text, habt Ihr hier bis zu 5 weitere Optionen zur Verfügung. Ihr könnt die Tabelle im ursprünglichen Format einfügen oder das Zielformat der aktuellen Vorlage wählen. Was dabei herauskommt, seht Ihr immer gleich, wenn Ihr mit der Maus über die einzelnen Icons fahrt. Dann klickt Ihr auf das ausgewählte Icon und die Excel Tabelle wird an der Stelle des Cursors eingefügt. Diese Methode eignet sich weder für sehr große Tabellen, noch für Tabellen mit mehreren Seiten. Aber zu diesem Zweck sollte man sowieso besser gleich eine Excel-Datei weitergeben bzw. diese als PDF speichern. Die Formatierung könnt Ihr in der Word-Datei später noch nachträglich ändern.

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