Outlook: Abwesenheitsnotiz einrichten: Anleitung

Martin Maciej
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Outlook hat sich bei vielen Nutzern als die erste Wahl für den Empfang und das Versenden von E-Mails etabliert. Der Mail-Client verfügt über die praktische Funktion, bei Urlaub oder Geschäftsreisen eine Abwesenheitsnotiz zu verschicken. Mit dieser automatischen Nachricht werden Absender von E-Mails darüber informiert, dass eine Mail zwar zugestellt wurde, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt geöffnet wird. So kann man Abwesenheitsnotiz in Outlook aktivieren.

Outlook: Abwesenheitsnotiz einrichten: Anleitung

Es gibt zwei Wege, eine Outlook-Abwesenheitsnotiz einzurichten: Über das „automatische Antworten“ für einen bestimmten Zeitraum und per Definition einer Regel.

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Office 2013

Outlook: Abwesenheitsnotiz als automatische Antwort – Out Of Office

Um eine Abwesenheitsnotiz für Outlook auf schnellem Wege zu erstellen, steuert ihr den Reiter „Datei“ an. Dort findet sich die Schaltfläche „Automatische Antworten“. Hier könnt ihr einen Zeitraum angeben, in welchem die Abwesenheitsnotiz von Outlook automatisch versendet werden soll und einen eigenen Text dafür eintragen. Arbeitet ihr von einem Firmenaccount mit Outlook könnt ihr hier verschiedene Nachrichten für Absender aus eurer Organisation und externe E-Mail-Schreiber festlegen.

  1. Klickt in der Menüleiste “Datei” an.
  2. Über die “Kontoinformationen” ereicht man die “Automatischen Antworten”.
  3. Dort kann angegeben werden, von wann bis wann die automatische Antwort versendet werden soll.
  4. Zusätzlich kann ein eigener Text eingetragen werden.
  5. Wer Outlook beruflich verwendet, kann je einen Text “innerhalb” und “außerhalb” der Organisation für die Outlook Abwesenheitsnoitz verfassen.
  6. Dort empfiehlt es sich, die Dauer der Abwesenheit sowie einen Ansprechpartner, bzw. eine Vertretung anzugeben.
  7. Wird nun innerhalb des eingestellten Zeitraums eine E-Mail an euch gesendet, landet die Mail zwar in eurem Postfach, der Absender erhält allerdings direkt im Anschluss den von euch angegebenen Text per Mail als Antwort.
  8. Natürlich könnt ihr den vorgegebenen Zeitraum auch nachträglich verändern oder die Abwesenheitsnotiz ganz deaktivieren.

 

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Eine Vorlage für einen “Out of Office”-Satz bei Outlook wäre z. B.:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich befinde mich bis zum TT.MM.JJJJ im Urlaub. Ab dem Montag TT.MM.JJJJ bin ich wieder erreichbar. Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte direkt an meine Vertretung herrgiga@giga.de.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Schöne Grüße,

Innerhalb eurer Organisation könnt ihr je nach herrschendem Ton natürlich auch einen lockereren Ton anstelle des Wortlauts der Abwesenheitsnotiz-Vorlage wählen.

Auf der zweiten Seite erfahrt ihr, wie ihr eine Abwesenheitsnotiz in Outlook per Regel festlegen könnt. Dieser weg ist zwar ein wenig umständlicher, dafür habt ihr hier aber viel mehr Möglichkeiten für individuelle Einrichtung der automatischen Antwort.

 

Abwesenheitsnotiz in Outlook durch Regel festlegen

Der zweite Weg für das Anlegen einer Abwesenheitsbenachrichtigung ist ein wenig umständlicher, bietet aber weitere Funktionen und Möglichkeiten. Im Hauptmenü von Outlook wählt ihr den Abschnit „Datei“. Im Menü „Informationen“ findet sich die Schaltfläche „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“, welche ihr auswählt. Nun erscheint unter „E-Mail-Regeln“ ein Fenster, in welchem ihr eine „Neue Regel“ erstellen könnt. Im Regel-Assistenten können nun verschiedene automatisierte Vorgänge für die Verwaltung der Mails erstellt werden. Für das Erstellen einer Outlook-Abwesenheitsnotiz wählt ihr unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ die Option „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“. Über „Weiter“ könnt ihr nun weitere Bedingungen für die Abwesenheitsnotiz in Outlook festlegen. Setzt hier den Haken bei „über Konto Kontoname“. Im Abschnitt „2. Schritt“ müsst ihr noch euer Konto auswählen. So erhalten alle Absender der eingegangenen E-Mails in das entsprechende Postfach die Abwesenheitsnotiz.

  1. Klickt auch hier auf “Datei” in der Menüleiste und ruft den Abschnitt “Information” auf.
  2. Um die automatische Abwesenheitsnachricht festzulegen, öffnet den Bereich “Benachrichtigungen verwalten”.
  3. Im neuen Fenster gebt ihr unter “E-Mail-Regeln” eine “neue Regel” aus.
  4. Für die automatische Antwort handelt es sich um den Button “Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden”.
  5. Nun könnt ihr verschiedene Regeln und Voraussetzungen auswählen, für die die automatisierte Abwesenheitsnotiz in Outlook versendet werden soll.
  6. Im nächsten Fenster setzt ihr den Haken bei “diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten”.
  7. Mails, die nun nach den von euch in Punkt 5. bestimmten Regeln eintreffen, werden automatisch mit der ausgewählten Vorlage beantwortet.

Nach einem Klick auf “Weiter” könnt ihr festlegen, was mit eingehenden E-Mails geschehen soll, z. B. ob diese in einen bestimmten Ordner verschoben oder konsequent gelöscht werden sollen. Über „diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten“ legt ihr den automatischen Versand einer Nachricht nach Erhalt einer Mail in Abwesenheit fest. Wieder im Fenster „2. Schritt“ klickt ihr auf den blau unterlegten Text „mit einer bestimmten Vorlage“. Dort könnt ihr einen vorher erstellten Text aus einem Word-Dokument als Abwesenheitsnotiz für Outlook verwenden.

Ursprünglicher Artikel vom 23. Juli 2013, überarbeitet am 11. September 2014 und 26. Oktober 2015. 

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