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DEVONthink - Der Allesconnector

Bernd Korz

Computer sind heute so ausgereift und die Betriebssysteme dafür arbeiten auf einem sehr hohen Niveau. Die Dateisysteme sind als Datenbanken ausgelegt und alles ist mit allem verknüpfbar, oder doch nicht so ganz? Wer viele Daten auf seiner 

Festplatte hat und diese auch noch in den unterschiedlichsten Formaten vorliegen, wird immer wieder sehr schnell an die Grenzen der professionellen Organisation solcher Datenmengen stossen.

Alleine in einem Projekt wie unserer Webseite kommen schon Unmengen an Daten zusammen. Zum einen sind da die Emails, die Kontaktdaten, dann vielleicht die ein oder andere Präsentation, PDF Dokumente, Videodateien, Audiodateien, Notizen, Worddokumente, Webseiten, Bilder und was noch alles mehr. Für einen ausführlichen Artikel können schnell alle genannten Informationsarten zusammenkommen und diese wollen auch irgendwie “organisiert” sein.

Natürlich lassen sich Ordner anlegen in die man sich die Sachen alle hineinkopieren könnte, oder man legt sich eine Datei an in die man eine große Notiz anlegt um all die Dateien zusammen zu halten, aber das ist sicherlich nicht der richtige Weg. Und was, wenn man die Dateien öfters benötigt? Kopiert man sie dann hin und her? Legt man sich Verknüpfungen an? Wie sucht man dann nach den Dateien? Versucht man es über Spotlight oder doch nochmal anders?

Glücklicher Weise gibt es heute für alle Anliegen eine Software, so auch bei diesem hier. In unserem Fall viel uns besonders DEVONthink ins Auge und hier passt tatsächlich der Ausdruck “Eierlegende Wollmilchsau”. DEVONthink bietet einem alles was man benötigt, um seine Daten sortiert und ohne doppelte Ablage abzulegen.

Schon bei der Installation des Programmes fällt auf, dass DEVONthink einem mehr bieten möchte und von Vornherein diverse Optionen anbietet.

Die Optionen im Einzelnen:

PDF Service-Skripte:

Um PDF Dokumente auszulesen oder mit Kommentaren zu versehen liefert dieses Paket diverse Möglichkeiten direkt aus DEVONthink heraus.

Plug-In für Apple Mail:

Durch dieses Plug-In können Mails leichter einem Projekt zugeordnet werden. Es erweitert Apples Mail um Exportmöglichkeiten.

Abbyy FineReader OCR:

Eines der besonderen Highlights ist der mitgelieferte FineReader mit dem sich gescannte Dokumente auslesen lassen.

Globaler Eintrag in Sichern-Dialogen:

Dadurch wird im Finder die Option im Kontextmenü eingetragen die Dokumente direkt in DEVONthink übergeben können, auch sehr hilfreich.

DEVONthink Sorter Hilfsprogramm:

Auch ein Highlight der App mit der man automatisch Dokumente in die unterschiedlichsten Gruppen zuordnen kann.

Die Installation:

Die Installation dauert einen kleinen Moment, da DEVONthink doch etwas umfangreicher ist und die einzelnen Plug-Ins auch installiert werden müssen. Mail wird dabei vom Programm beendet, da sonst das Add-On für Mail nicht funktionieren würde.

Ist das Programm erst einmal installiert findet sich am Rand auf dem Desktop ein “Tab”, dort kann man dann Dokumente unterschiedlichsten Kategorien zuordnen. Später kann man dann dort einzelne Gruppen anlegen und die Daten in die jeweilige dazugehörige Gruppe ziehen. Interessant ist das, wenn man mehrere Projekte bearbeitet und immer schnellen Zugriff darauf benötigt.

Beim ersten Start präsentiert sich DEVONthink sehr unscheinbar, aufgeräumt und leer. Zunächst wundert man sich also, was das Programm alles können sollte. Zu erwähnen ist, dass DEVONthink eine native Mac OS X Applikation ist und sich auch in allen Belangen daran hält. Alles ist an einem gewohnten Platz oder hat die bekannten Bezeichnungen. Wer also mit Mac OS X vertraut ist wird sich mit DEVONthink sehr schnell zurechtfinden.

Ein Programm das den Anspruch hat vieles (nahezu alles) zu vereinen, muss auch für nahezu jeden anzupassen sein. So bietet DEVONthink eine Menge Optionen um die Hauptansicht (den mittleren Teil des Programmes) anzupassen:

Die Nutzung von DEVONthink ist eben so einfach wie genial. Wer glaubt, hier einen dicken Wälzer vorher lesen zu müssen, täuscht sich gewaltig. Alles funktioniert per Drag & Drop, man zieht seine Objekte einfach hinein. DEVONthink legt dann dementsprechend Ordner an und legt die hineingezogenen Elemente gleich in der richtigen Region für den Anwender ab.

Wie im vorherigen Screenshot zu sehen, haben wir für unseren “Testlauf” diverse unterschiedliche Elemente in DEVONthink gezogen um einfach einmal ein Projekt anzulegen. Daneben kann man dann (wie unten auf dem selben Screenshot zu sehen), jede Menge Keywords/Tag (Schlüsselwörter) vergeben um die Suche später noch einmal zu erleichtern. Sind noch keine Tags vergeben steht am unteren Rand:

Man kann nun einfach – wirklich intuitiv – auf “Keine Tags” klicken und schon besteht die Möglichkeit, jeden gewünschten Tag zu vergeben. Danach werden dann alle bisweilen vergebenen Tags auch an selber Stelle angezeigt:

Allgemeines:

Hat man erst einmal ein wenig mit DEVONthink gearbeitet, möchte man das Programm nicht mehr missen. Es ist so gut durchdacht und bringt die sprichwörtliche “Liebe zum Detail” mit. Wer nicht nur Dateien hineinziehen möchte, kann auch direkt in seiner Datenbank RTF Dokumente und ähnliches anlegen um sich Notizen zu machen.

Bei der Drag N Drop Funktion spielt DEVONthink seine ganze Stärke aus. Es verarbeitet nicht nur alles, was es vorgeworfen bekommt, sondern stellt es auch noch “unabhängig” frei vom Ursprung. Zieht man z.B. eine URL in das Programm läd es die kompeltte Webseite ein, nebst Bildern und Links. Es kann also hier wirklich nichts mehr verloren gehen. Alleine das ist schon wirklich genial.

Besonders gefallen hat uns, dass DEVONthink wirklich alles schluckt was wir zum “Fraß” vorgeworfen haben. Jede Art von Element wird richtig einsortiert und lässt sich dann auch direkt aus dem Programm heraus per Doppelklick aufrufen und ausführen. Auch hier haben die Entwickler sich wirklich sehr viele Gedanken gemacht.

Devon bietet für alle, die gerne in die Materie eintauchen wollen, eine 30 Tage kostenlose Testversion an, die man sich hier herunterladen kann. Ferner gibt es drei verschiedene Versionen, die man sich zulegen kann:

  1. DEVONthink Personal  für US$ 49,90
  2. DEVONthink Professional für US$ 79,90
  3. DEVONthink Professional Office für US$149,90

Interessant bei der Preisgestaltung ist auch, dass man jederzeit ein “Einsteigermodell” kaufen und dann später auf die nächst höhere Version ein Upgrade erwerben kann.

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