Office Live Workspace: Dokumente hochladen und freigeben

Mit dem kostenlosen Online-Dienst Office Live Workspace verspricht Microsoft eine einfache Bearbeitung von Office Dokumenten im Team. Mit dem Add-in „Document Connection“ kann man diesen Service  schnell und komfortabel direkt aus Word, Excel und Powerpoint nutzen.

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Die Praxis – Office Live Workspace im Alltag

Vor allem am Arbeitsplatz tauchen immer wieder Projekte auf, bei denen einzelne Mitautoren an verschiedenen Standorten sitzen.

Wollen sie sich Dokumente, Termine, Bilder und mehr zukommen lassen, so gibt es dafür bessere Wege als die klassische E-Mail denn die Koordination der gemeinsamen Arbeit ist auf diesem Weg schwer. Für solche und ähnliche Fälle aber bietet Microsoft seinen Dienst an.

Brauche ich dazu Office auf meinem Rechner?

Ja und nein. Möchte man Dokumente, aber auch Bilder und PDFs lediglich ansehen und austauschen, ist Office keine Voraussetzung für den Dienst, da dieser im Browser läuft. Allerdings ist der ursprüngliche Sinn, Office-Dokumente aus Word, Excel oder PowerPoint nicht nur abzulegen und auszutauschen, sondern auch kollaborativ daran zu arbeiten. Dafür ist Microsofts Office-Paket in der Home-Version oder der Business-Edition notwendig. Office-Dokumente kann man im Office Live Workspace nicht direkt online bearbeiten. Über die Internetseite gibt es lediglich eine Vorschau auf das Dokument. Notizen, Ereignisslisten, Kontaktlisten und Aufgabenlisten lassen sich auch online erstellen und bearbeiten.

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Der Vorteil der Offline-Bearbeitung ist, dass die Dokumente verlustfrei über die Plattform von mehreren Personen bearbeitet werden können, indem sie die Dateien jeweils lokal auf ihren Rechner laden.

Wie gelangen meine Dokumente in den Workspace?

Dokumente erstellen und bearbeiten Anwender wie gewohnt mit Word, Excel und Powerpoint. Haben sie beispielsweise einen neuen Text geschrieben und möchte diesen auf den Server laden, speichern sie zunächst das Dokument ab und wählen dann unter dem Menüpunkt Datei die Option In Document Connection öffnen.

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Öffnet man das Add-in zum ersten Mal, muss man zunächst einen Speicherort hinzufügen. Dazu klickst man auf den gleichnamigen Knopf und wählt Bei einem Office Live Workspace anmelden.

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Im Anmeldefenster gibt man die Windows Live-ID und das Kennwort ein. Die ID ist die E-Mailadresse und das Kennwort das gleiche, das man bei der Anmeldung zum Live Workspace gewählt hat. Nach der hergestellten Verbindung sieht man in der linken Spalte des Document Connection-Managers unter Arbeitsbereichen den Workspace-Eintrag.

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Nach einem Klick sieht man eventuell bereits erstellte Arbeitsbereiche in Form von Ordnern. Mit einem weiteren Klick auf einen der Ordner gelangt man zu den Dokumenten. Mit einem Doppelklick lädt man sich beispielsweise Bilder und Powerpoint-Präsentationen herunter. Für den umgekehrten Weg zieht man per Drag-and-drop ein bestimmtes Dokument auf das Document Connection-Fenster und das Programm lädt es auf den Server. Nun können es andere Anwender ansehen, herunterladen und bearbeiten.

Ist das Online-Arbeiten in einem Team möglich?

Ja. Mehrere Teilnehmer können in einem Online-Arbeitsraum gemeinsam an einem Projekt arbeiten und beispielsweise ein Dokument in Echtzeit zusammen bearbeiten. Dazu ist allerdings eine Freigabe für einen bestimmten Arbeitsbereich notwendig: Über ein Passwort und nach einer persönlichen Einladung ist dieser erst zugänglich. Per E-Mail können sich die Teilnehmer auch automatisch über Änderungen an ihren Workspaces oder Dokumenten benachrichtigen lassen.

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Unter den Arbeitsbereichen findet man den Menüpunkt Für mich freigegeben und darin Dokumente anderer Anwender, die diese freigegeben haben und auf die man zugreifen kann. Möchte man selbst Dokumente freigeben, geht man wie folgt vor: Klickt man auf den Knopf Freigabe, verwandelt sich der obere Teil in eine Eingabemaske. In die Adresszeile für Editoren gibt man die Mailadresse des gewünschten Kollaborationspartners ein. Dieser erhält somit Zugriff auf die Dokumente dieses Arbeitsbereichs, bleibt für alle anderen aber ausgesperrt. Unter Anzeigende Benutzer trägt der Anwender Kontakte ein, die lediglich Dokumente einsehen, diese aber nicht verändern sollen. Im Beispielfall des Sportvereins aus dem letzten Beitrag könnten dies die Fans sein. Mit einem Klick auf Senden erhalten die Editoren eine Mail mit der Einladung zur gemeinsamen Online-Bearbeitung.

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Der Kommentar-Button daneben ist eigentlich selbst erklärend. In das Kommentarfenster gibt man eine kurze Mitteilung ein, ähnlich wie bei Facebook oder Twitter – nur dass in diesem Fall nur die Teilnehmer an diesem Arbeitsbereich die Nachricht sehen können.

In der Aktivitätsübersicht, zu der man über den entsprechenden Knopf gelangt, sieht man chronologisch sortiert, wann wer was eingestellt oder bearbeitet hat. Am unteren Ende der Liste findet sich der Menüpunkt Aktivitäten-E-Mails an mich senden. Aktiviert man diese Funktion, erhält man bei jeder Veränderung eine E-Mail.
Teaserbild: blakespot, “connections 2″. Some rights reserved. Flickr.

Arbeitsbild: aarontait, “Thursday, June 25th 2009″. Some rights reserved. Flickr.

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