Office Live Workspace: Kostenloser Webspeicher für Dokumente

Nicht nur den Namen hat Hersteller Microsoft geändert, sondern er hat seiner Business Edition auch einige neue Funktionen spendiert. Neben Word, Excel, Powerpoint und Entourage können Anwender in der Business Edition Extras wie die Webdienste Office Live und SharePoint, die Unterstützung von Exchange-Servern für den Datenaustausch  sowie Remote Desktop Connection nutzen.

OfficeLiveWorkTeaser
Nach der Installation der Officekomponenten, die etwas mehr als 4,5 Gigabyte an Speicherplatz benötigen, taucht im Dock
OfficeDocumentConnection
neben den bekannten Icon für die Textverarbeitung, die Tabellenkalkulation, die Präsentationssoftware sowie Entourage eines für die Anwendung Microsoft Document Connection auf.

Von hier aus kann man Dokumente für kollaboratives Arbeiten freigeben. Nach einem Klick auf den Button Speicherort hinzufügen wählt der Anwender aus, ob er eine Verbindung zu einer SharePoint-Internetseite oder zum Office Live Workspace herstellen möchte.

Office Live Workspace – Kostenlose iDisk-Alternative für Dokumente

offiveLiveWorkEingang
Damit Anwender Dokumente kollaborativ bearbeiten und austauschen können, benötigen sie beispielsweise einen Account bei der kostenlosen Plattform Office Live Workspace. Microsoft bietet mit dem Dienst eine webbasierte Datenspeicherung an, die in Grundzügen an Apples iDisk erinnert. Damit die Internetseite sowie die Bearbeitungsfenster korrekt dargestellt werden, muss der Anwender zunächst das Microsoft Silverlight Plug-in herunterladen und installieren.

Die Onlinespeicher-Lösung verhält sich ähnlich wie ein lokaler Datenträger eines Rechners, hat aber den Vorteil, dass man von überall auf seine Daten zugreifen und diese bearbeiten kann, sofern ein Internetzugang zur Verfügung steht. So kann man beispielsweise einen angefangenen Text, den man auf der Arbeit begonnen hat, online sichern und kann vom heimischen Rechner aus die Arbeit wieder aufnehmen. Für diesen Komfort stellt Microsoft jedem Anwender fünf Gigabyte Onlinespeicher zur Verfügung, die vollfunktionsfähige Testversion soll auch nach der endgültigen Fertigstellung kostenfrei bleiben, verspricht der Hersteller. Damit man Dokumente bearbeiten kann, benötigt jeder Teilnehmer eine lizenzierte Office 2008 Version. Dies kann entweder die Business Edition oder die Heim-und-Studenten-Version sein.

Erste Schritte – So richtet man Office Live Workspace ein

OfficeLiveErsteSchritte

Zunächst muss man sich auf der Startseite einen Account erstellen und sich registrieren. Nach dem man die obligatorischen Fragen zu Kennwort, persönliche Daten und E-Mail Adresse eingegeben hat, muss man auf den Empfang der Bestätigungsmail warten.

OfficeLiveAnmeldung
Sobald sie im Postfach liegt, klickt man auf den enthaltenen Link und gelangt zur Offive Live Workspace-Seite. Für die Einrichtung seines virtuellen Aktenschranks wählt man zunächst einen der unterschiedlichen Arbeitsbereiche. Diese sind im Grunde wie ein Büro, zu dem nur eingeladene Mitarbeiter Zutritt haben. Jeder Arbeitsbereich bietet von Haus aus vordefinierte Dokumente. Man kann allerdings auch einen leeren Arbeitsbereich verwenden und diesen selbst mit Dokumenten füllen. Zudem muss man sich nicht nur mit einem Vorlieb nehmen, sondern kann gleichzeitig mehrere verwenden.

officeLiveArbeitsbereich

Um einen neuen zu erstellen, klickt man in der linken Spalte auf Neuer Arbeitsbereich und wählt aus der Liste einen vordefinierten oder den leeren aus.

Arbeitsbereich für die Schularbeit: Hier findet man Kontakt- und Datumslisten, Platz für Unterrichtsmitschriften, Aufsatzgliederungen und Lehrplanübersichten.

Im Arbeitsbereich für Seminararbeiten, Hausarbeiten oder Aufsätze findet man unter anderem Aufsatzgliederungen und -vorlagen und Projektabschnittslisten.

Der Arbeitsbereich für Veranstaltungen enthält unter anderem Vorlagen für Einladungen, Handzettel, Veranstaltungsprogramme, Teilnehmerlisten und Aufgabenlisten.

Auch für den Haushalt gibt es einen Arbeitsbereich, mit Aufgaben-, Kontakt- und Einkaufslisten sowie Familienereignislisten.

Mit dem Arbeitsbereich für die Arbeitssuche organisiert man die Jobsuche. Dazu stehen Zeitplänen für Bewerbungsgespräche, Notizen zur Vorbereitung, Anschreiben und Lebenslaufvorlagen hilfreich zur Seite.

Im Arbeitsbereich für Besprechungen findet man vorbereitete Dokumente für Meetingmitschriften, Protokollarchive sowie Teilnehmer- und Aufgabenlisten.

Der Projekt-Arbeitsbereich verwalten mit Zeitplänen, Teilnehmerlisten, Präsentationsvorlagen und Aufgabenlisten anstehende Projekte.

Auch für die Verwaltung von Sportmannschaften findet sich ein Arbeitsbereich: Hier können Teamkollegen, Eltern und Fans auf Saison- und Pausenpläne zugreifen und ausgewählte Benutzer können diese jederzeit aktualisieren.

Im Arbeitsbereich für Reisen stehen dem Reisenden Packlisten, Reiserouten, Checklisten und einiges mehr zur Verfügung.

In der Fortsetzung zeigt macmagazin.de, wie man Dokumente zu Office Live Workspace via Microsoft Document Connection hochlädt und diese für andere Benutzer freigibt.

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