Besonders bei Mails im Geschäftsverkehr kann es vorkommen, dass bestimmte Satzteile immer wieder verwendet werden. Damit ihr euch die Zeit spart, bestimmte Ausdrücke immer wieder von neuem schreiben zu müssen, bietet Outlook die Möglichkeit, Textbausteine zu verwenden.

Hier erfahrt ihr, wie man solche Textbausteine erstellen kann und wie diese eingefügt werden. Dabei hat man zur Zeitersparnis sogar die Möglichkeit, Tastenkürzel für die Textbausteine einzusetzen.

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Outlook: Textbausteine und Schnellbausteine erstellen

So kann man eigene Textbausteine in Outlook erstellen:

  1. Startet eine „neue E-Mail-Nachricht“.
  2. Tippt den Text ein, der als Textbaustein verwendet werden soll.
  3. Über die Menüleiste erreicht ihr über den Abschnitt „Einfügen“ die Option „Text“.
  4. Hier findet sich die Auswahl „Schnellbausteine“.
  5. Wählt „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“ und es öffnet sich ein neues Fenster zum Erstellen des Textbausteins.
  6. Wählt einen für den Schnellbaustein, den ihr euch leicht einprägen könnt.
  7. Idealerweise trägt der Name die Bezeichnung des Bausteins, z. B. „Absage Spendenanfrage“.
  8. Über „OK“ wird der Textbaustein gespeichert.

Outlook: Textbausteine einfügen

Schreibt ihr nun eine neue Nachricht, gebt den unter 7) gewählten Namen des Textbausteins an. Outlook zeigt die angegebene Nachricht in einer Vorschau an. Soll der Inhalt an der gewählten Stelle der Mail eingefügt werden, drückt einfach „Enter“. Auch über F3 können Textbausteine in die Mail bei Outlook eingefügt werden. Alternativ kann der Inhalt des vorgefertigten Textblocks auch über das „Einfügen“-Menü im Text platziert werden.

Wollt ihr stattdessen einen normalen Text schreiben, tippt wie gewohnt weiter. So wird vermieden, dass anstelle des geschriebenen Inhalts der Textbaustein in Outlook eingefügt wird.

Bei uns erfahrt ihr auch, wie man in Outlook Ordner freigeben kann. Zudem zeigen wir euch, wie man einen Kalender in Outlook freigeben kann. Werft auch einen Blick in unsere Vorlagen für die Abwesenheitsnotiz.

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