Briefkopf-Vorlage: Word-Briefkopf als Vorlage speichern

Marco Kratzenberg

Zwar gibt es in den Word-vorlagen schon einige Briefkopfvorlagen, aber wenn man einen individuellen Briefkopf in Word nutzen will, dann muss man etwas kreativ werden. Wir erklären, wie man sich seine ganz eigene Briefkopf-Vorlage selbst machen kann.

Briefkopf-Vorlage: Word-Briefkopf als Vorlage speichern

Mit “Datei neu” öffnet sich in jeder Word-Version ein Fenster, in dem wir aus verschiedenen Vorlagen für neue Dokumente auswählen können. Unter anderem finden sich dort auch Briefvorlagen. Die sind in der Regel nett – aber das reicht nicht. Man will nicht jedes Mal wieder alle Absenderdaten von Hand eingeben. Da muss ein eigener Word-Briefkopf her!

Eine mitgelieferte Vorlage ändern und als eigene Word Briefkopf-Vorlage speichern

Wenn man selbst nicht besonders kreativ ist, aber ein optisch ansprechendes Ergebnis bei seinem Briefkopf für Word haben will, dann ist die Nutzung existenter Briefkopf-Vorlagen sicher der einfachste Weg. Aber auch dort muss man ja nicht auf Anpassungen verzichten. Es ist problemlos möglich, eine existente Vorlage zu ändern und dann als eigene Brief-Vorlage abzuspeichern Diese findet sich danach unter “Meine Vorlagen”.

Wir finden die Vorlagen für Word entweder im Programm selbst oder auf der Microsoft-eigenen Seite Office.com unter Vorlagen. Diese Vorlagen sind in der Regel schon mit einem kompletten Layout versehen und haben vorbereitete Stellen für die Absenderdaten sowie das Datum und vielleicht auch Kontodaten im Footer. Oft findet sich dort auch ein Beispieltext. Den können wir gleichmal zuerst löschen. Vielleicht stellen wir auch noch alles auf unsere bevorzugte Schriftart um. Es ist auch hilfreich, wenn wir unter “Einfügen – Datum und Uhrzeit” gleich das Druck- oder Speicherdatum als vorbereiteten Baustein einsetzen.

Dann werden natürlich alle persönlichen Daten eingetragen und vielleicht noch der Absender in einem schmalen Streifen oberhalb des Empfängerfeldes, so dass man einen Fensterumschlag verwenden kann. Falls noch nicht vorhanden, ist eine Knickmarkierung an der linken Seite auch sehr praktisch. Alls das sorgt natürlich dafür, dass wir die Vorlage mehrmals ausdrucken und korrigieren müssen, bis alles zu unserer Zufriedenheit passt.

Dann kommt der Moment, in dem wir aus einem Word Briefkopf eine eigene, wiederverwertbare Briefkopf-Vorlage machen. Dazu müssen wir die Datei am richtigen Ort und im richtigen Format ablegen. Dieser ist in Word 2010 beispielsweise unter

C:\users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Zu finden. Wobei “Benutzername” selbstverständlich Euer Benutzername ist!

Dort wählt man also den Speicherort und als Format wählt Ihr “Word-Vorlage (*.dotx)”. Jetzt noch einen anständigen Namen vergeben, wie etwa “Briefkopf-privat” und schon steht der Briefkopf unter “Meine Vorlagen” immer wieder zur Verfügung.

Eine eigene Word Briefkopf-Vorlage erstellen

Bevor man sich eine eigene Word Briefkopf-Vorlage anlegt, sollte man sich einige andere als Beispiel angucken. Was soll im Briefkopf stehen? Will ich das Datum immer manuell eintragen? Soll die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse dort stehen?

Als nächstes macht man sich Gedanken über die Aufteilung. Es gibt DIN-Normen für Geschäftsbriefe, aber die müssen und im Privatbereich nicht irritieren. So können wir alles mit einem dicken Namenszug oben Zeichen setzen und dann die Adressdaten im Fußbereich oder an der Seite platzieren. Der Phantasie sind da kaum Grenzen gesetzt. Praktisch dafür sind auch frei positionierbare Textfelder, die wir unter “Einfügen – Textfeld” finden.

Wenn wir mit allem fertig sind und auch hier noch Knickmarken und ein Empfängerfeld eingefügt haben, dann speichern wir das nachdem oben beschriebenen Rezept als eigene Vorlage ab und können die Briefkopf-Vorlage immer im Menü “Datei – Neu” aufrufen.

Weitere Themen: Word Vorlagensammlung Wordvorlage DIN A4, Microsoft Word 2010, Microsoft

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