In Word suchen und ersetzen: Hotkeys und Optionen

Marco Kratzenberg

Ihr könnt Geschriebenes in Word suchen und ersetzen. Dabei könnt ihr nicht nur einzelne Wörter oder Zeichen finden und austauschen, sondern sogar Sonderzeichen oder Zeilenumbrüche auswechseln. Hier sind die besten Tipps.

Das Suchen und Ersetzen in Word lässt sich am besten an einem einfachen Beispiel erklären: In einem langen Text wurde mehrmals eine E-Mail-Adresse eingetragen, aber die hat sich mittlerweile geändert. Also müsst ihr nun theoretisch jedes Vorkommen von maxe@mustermensch.de suchen und gegen maxe@neuefirma.com austauschen. Das geht natürlich, ist aber unnötig. Denn Word hat eine eigene Funktion, mit der man das blitzschnell erledigen kann.

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Word Suchen und Ersetzen – Standardfunktion und Optionen

  • Im Menü Start befindet sich rechts oben der Abschnitt Bearbeiten, der auch den Menüpunkt Ersetzen enthält.
  • Er öffnet ein Fenster, das ihr auch mit der Tastenkombination STRG + H erreicht. Hier könnt ihr in Word Sätze, Wörter oder sogar einzelne Zeichen suchen und ersetzen.
  • Dieses Fenster enthält, neben mehreren Buttons, zwei Texteingabefelder. Oben tragt ihr ein, was Word suchen soll; darunter, wodurch es den gefundenen Text ersetzen soll.

Das können einzelne Wörter sein, aber auch ganze Sätze. Selbst Leerzeichen findet Word hier. Wenn man beispielsweise von irgendwoher einen Text übernommen hat, der viele Leerzeichen zur Worteinrückung verwendet, so kann man hier Gruppen von Leerzeichen suchen und gegen einzelne Leerzeichen ersetzen. Dabei tastet man sich heran, indem man beispielsweise jedes Vorkommen von zwei Leerzeichen so oft gegen ein Leerzeichen austauscht, bis alles sauber ist.

So funktioniert in Word das Suchen und Ersetzen:

  1. Ruft die Funktion durch die Tastenkombination STRG + H auf.
  2. Gebt im oberen Feld den Text ein, nach dem Word suchen soll.
  3. Im Feld darunter tragt ihr ein, was stattdessen dort stehen soll.
  4. Klickt auf den Button Ersetzen.

Ihr bekommt zur Kontrolle jede einzelne Fundstelle präsentiert und müsst den Austausch bestätigen. Wenn also das Suchen und Ersetzen in Word schnell gehen soll, klickt ihr nach dem ersten Fund den Button Alle Ersetzen an. Dann wird das Programm alle weiteren Funde automatisch austauschen. Der Vorgang ist ziemlich schnell und am Ende bekommt ihr eine Erfolgsmeldung angezeigt, die euch präsentiert, wie oft das gesuchte Wort gefunden wurde. Beim Suchen und Ersetzen muss man berücksichtigen, dass in der Standardeinstellung Word nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet!

Word: Suchen und ersetzen – Sonderfunktionen

Ruft man die Zusatzoptionen auf, mit denen Word suchen und ersetzen kann, dann werden die Möglichkeiten dieser Funktion noch wesentlich erweitert. Dazu braucht man lediglich unten links auf den Button Erweitern zu klicken. Nicht alle dieser Funktionen sind nützlich. So funktioniert beispielsweise die Suche nach einer ähnlichen Schreibweise (wie etwa Masse und Maße) nur in der englischen Sprache. Das gilt auch für Wortformen.

Andere Optionen sind aber sehr nützlich. Etwa die Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Oder auch die Option Nur ganzes Wort suchen. Sie stellt sicher, dass bei einer Suche nach und nicht auch Hund berücksichtigt wird.

Noch interessanter wird es, wenn man sich mit den beiden Buttons Format und Sonderformat beschäftigt. Mit Format kann man beispielsweise dafür sorgen, dass bestimmte Worte im ganzen Text in anderer Farbe oder etwa fett geschrieben werden. Aber noch hilfreicher ist der Button Sonderformat. Er enthält nur ein paar spezielle Formate, die aber in vielen Bereichen der Textumwandlung hilfreich sein können. So könnt ihr in Word beispielsweise nach einer Absatzmarke suchen und sie gegen einen Seitenumbruch austauschen.

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Suchen und Ersetzen in Word mit Sonderformaten

Ein gutes Beispiel für die Suchen und Ersetzen-Funktion in Word ist der Import von Inhalten im reinen Textformat. Manchmal haben solche Texte etwa am Ende jeder Zeile einen Zeilenumbruch, damit der Text im reinen Textformat immer gleich aussieht. In Word arbeitet man allerdings eher mit Fließtext. Also muss man nun entweder von Hand jeden dieser Zeilenumbrüche entfernen, oder man macht das durch das Suchen und Ersetzen in Word.

Hat man beispielsweise einen Text, wie oben auf dem Bild zu sehen, so stören die Absatzmarken des importierten Inhaltes bei der Arbeit. Hier nutzt ihr am besten das Suchen und Ersetzen von Word und wählen als Sonderformat die Absatzmarke aus. Ersetzt wird sie durch ein Leerzeichen, sodass keine Worte miteinander verschmelzen, bloß weil die Absätze verschwinden. Nachdem die Ersetzung durchgeführt wurde, besteht euer importierter Inhalt aus reinem Fließtext. Etwaige doppelte Leerzeichen lassen sich so auch leicht ersetzen.

Weitere Themen: Microsoft Word 2010, Microsoft

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