PDFs bearbeiten und zusammenfügen mit Open Office

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Das Problem mit dem universellen PDF-Format ist, dass man nicht ganz einfach an die Inhalte, Texte und Bilder rankommt, wenn man sie ändern will. Die kostenlose Software Open Office ermöglicht mit einem kleinen Zusatzprogramm auch das Bearbeiten von PDF-Dateien und ihrer einzelnen Elemente. Außerdem können mehrere PDFs zusammengefügt und die Reihenfolge der Seiten verändert werden. Wir zeigen, wie’s geht.

Zunächst braucht man eine aktuelle Version von Open Office (3.1), die man kostenlos herunterladen kann (Download-Links für  Windows, Mac und Linux am Ende des Artikels). Open Office ist eine gesamte Programmsuite mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank-Modul, Präsentationsprogramm à la Powerpoint und Zeichenprogramm, die in vielen Belangen Microsoft Office in nichts nachsteht — und noch dazu als Open-Source-Projekt immer weiterentwickelt wird und frei erhältlich ist.

Installation der PDF Import Extension

Für Open Office gibt es sogenannte Extensions, kleine Erweiterungsprogramme, die wie Firefox-Add-ons in wenigen Klicks installiert sind. Für unseren Zweck brauchen wir die Sun PDF Import Extension, die auf der Seite von OpenOffice.org kostenlos für Windows, Mac und Linux zum Download bereit steht. Auf der Seite muss man nach unten scrollen und dann auf den grünen “Get It”-Button beim gewünschten Betriebssystem klicken.

Entweder Open Office erkennt sofort, dass es die Datei öffnen soll, oder man muss sie speichern und dann vom Open Office Writer aus einbinden. Dazu geht man im Writer im Menü “Extras” auf “Extension Manager” und wählt die Datei per Hand aus. Ist die Extension aktiviert, muss Open Office nicht mal neu gestartet werden.

Bearbeiten und Speichern von PDFs

Nun kann man im Zeichenprogramm Open Office Draw auch PDFs öffnen und bearbeiten.

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In der linken Spalte werden die einzelnen Seiten des Dokuments angezeigt, rechts kann man mit + und – herumzoomen und dann einzelne Elemente mit einem Doppelklick anwählen.

Dann kann man sie verschieben und etwa die Größe von Bildern und Grafiken verändern. Bei Text-Elementen führt ein weiterer Doppelklick in den Bearbeitungs-Modus, in dem man dann den Text und die Schriftart und -größe ändern kann.

Um die modifizierte Datei wieder als PDF zu speichern, geht man im “Datei”-Menü nicht auf “Speichern”, sondern auf “Exportieren als PDF”.

PDFs zusammenfügen und Seiten-Reihenfolge ändern

Um die Reihenfolge der Seiten eines PDFs zu verändern, kann man in Open Office Draw einfach in der linken Spalte die betreffende Seite anklicken und per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Wenn man zwei PDFs zusammenfügen oder einzelne Seiten aus einem Dokument in ein anderes einfügen will, öffnet man beide Dateien. Open Office ermöglicht hier ein einfaches Copy+Paste. Also wählt man in der linken Spalte die gewünschte Seite per Mausklick oder alle Seiten mit Strg+a aus. Dann kopiert man sie mit rechter Maustaste->kopieren bzw. Strg+c. Schließlich klickt man in der anderen Datei in der linken Spalte an die Stelle, an der man die Seiten haben will und fügt sie mit rechter Maustaste->einfügen bzw. Strg+v ein.

Das Kleingedruckte

PDFs sind ja gerade dazu gedacht, dass sie auf jedem Rechner und jeder Plattform gleich aussehen — und daher nicht darauf angelegt, dass sie nochmal verändert werden können. Die Dateien entstehen wie ein Ausdruck und enthalten nicht mehr alle Informationen, die in der Textverarbeitung oder im Formular- oder Grafikprogramm vorher vorhanden waren. Insofern ist die Rückverwandlung eines PDFs in eine bearbeitbare Datei immer etwas umständlich. Die Texte sind nur als einzelne Zeilen veränderbar, komplexe Formulare und Grafiken sind oft als große Einheit angelegt, die nicht wieder rückübersetzt werden kann.

Aber immerhin erlaubt Open Office einen einfachen Weg, überhaupt kleine Änderungen an PDFs vorzunehmen. Das Kleingedruckte des Versicherungsvertrages lässt sich so (zum Glück) nicht umschreiben, aber es lassen sich letzte Fehler etwa in Präsentationen, Briefen, Bewerbungen, Konzepten, für Freunde und Verwandte, noch beheben.

Kleiner Nebeneffekt: Mit Open Office Draw lassen sich so auch Formulare, die als PDF vorliegen, öffnen und ausfüllen — einfach mit dem Text-Werkzeug drüberschreiben und dann ausdrucken. Weitere Tipps zum Thema PDF gibt es in unserer Top Ten der besten kostenlosen PDF-Tools.

Kostenloser Download Open Office 3.1 (Windows) (Mac) (Linux)
Die umfangreiche Open-Source-Suite

Kostenloser Download Sun PDF Import Extension (Windows) (Mac) (Linux)
Die Erweiterung für PDF-Import

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