Word in PDF umwandeln - Verschiedene Methoden

Marco Kratzenberg
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Natürlich könnt ihr eine Datei aus Word in PDF umwandeln. So lässt sie sich weitergeben, wenn der Empfänger Word nicht hat oder die Datei nicht bearbeiten darf. Dazu gibt es verschiedene Methoden, die wir euch hier vorstellen.

Mittlerweile kann MS-Office selbst die Dateien aus Word in PDF-Dateien umwandeln. Hat man die richtige Version von Word, bietet der Dialog „Speichern unter“ auch die Möglichkeit an, euer Dokument im PDF-Format zu speichern. Das kann aber nicht jede Version von Microsoft Word. Schon aus diesem Grund ist es eine gute Idee, einen der vielen PDF-Druckertreiber zu installieren, mit denen wir jedes beliebige Dokument als PDF-Datei speichern können.

Für die Entscheidung, ein Dokument aus Word in PDF umzuwandeln, gibt es gute Gründe. So ist sichergestellt, dass alle Empfänger das Dokument sehen, wie es beabsichtigt ist. Das ist nicht einmal unbedingt der Fall, wenn man eine Word-Datei weitergibt und sie in Word geöffnet wird. Hier können euch fehlende, nicht eingebettete Schriften einen Strich durch die Rechnung machen.

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PDFCreator

Word in PDF umwandeln – direkt in Word

Ihr könnt auch nachträglich eine Datei aus Word ins PDF-Format konvertieren. Dazu öffnet ihr sie einfach in Word und speichert sie neu ab – im PDF-Format. Habt ihr allerdings nur eine ältere Wordversion oder überhaupt kein Microsoft-Word, dann müsst ihr anders vorgehen. Auf jeden Fall braucht ihr ein Programm, das eine Word-Datei öffnen und anzeigen kann. Also beispielsweise auch eine Office-Alternative wie LibreOffice oder OpenOffice. Außerdem einen „PDF-Druckertreiber“ wie beispielsweise den PDFCreator.

Die richtige Word-Version vorausgesetzt, kann man jede beliebige Word-Datei in PDF konvertieren. Aber leider geht das erst seit der Version Word 2007. In dem Fall reicht es aus, die gewünschte Datei in Word zu öffnen und sie mit „Speichern unter“ neu als PDF zu speichern. Dann habt ihr nämlich die Möglichkeit, verschiedene Ausgabeformate zu wählen, unter denen sich ihr das PDF-Format findet.

Dort seht ihr dann auch einen Button, in dem ihr einige Optionen der Zieldatei einstellen dürft. Das kann allerdings bestenfalls rudimentär genannt werden. Insgesamt ist die Umsetzung der PDF-Speicherung in Word nicht gut gelungen und so würde ich jederzeit empfehlen, auf die Word-eigene Funktion zu verzichten und stattdessen ein Hilfsprogramm zu verwenden.

Word in PDF umwandeln mit Freeware

Das PDF-Format bietet viel mehr Features, als nur Dateien von Word in PDF umzuwandeln und mit einem Passwort zu versehen. So könnt ihr beispielsweise bestimmte Aktionen mit einem Passwort sperren, während andere offen bleiben. Öffnen und Ansehen ist dann etwa erlaubt, Drucken aber nicht. Das wird von Word jedoch nicht unterstützt. Hier ging es ganz offensichtlich nur darum, eine einfache PDF-Speicherung zu bieten, ohne weiter auf das Format einzugehen. Das ist schade, weil Microsoft damit eines der wichtigsten Dateiformate ignoriert und gleichzeitig seine Nutzer in die Hände der Konkurrenz treibt. Und die schläft nicht!

Der Trick der „PDF-Druckertreiber“ besteht darin, dass alles was man auf einen Drucker leiten kann, doch genauso im PDF-Format landen kann. Also wird zum Beispiel der kostenlose PDFCreator als herkömmlicher Druckertreiber eingerichtet.

  • Zuerst muss die Datei in Word oder einem Word-Viewer geöffnet werden.
  • Anstatt eine Datei nun einfach nur in irgendeinem ausgewählten Format zu speichern, geht ihr hier auf „Drucken“.
  • Daraufhin öffnet sich ein Ausgabedialog, in dem ihr noch verschiedene Optionen wählen könnt. Mit wenigen Klicks lassen sich hier zum Beispiel vorbereitete Profile auswählen, die einen Einfluss auf die Qualität der Zieldatei haben.
  • Am Ende wird die Datei im PDF-Format gespeichert.
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Mehrere Word Dateien in ein PDF unwandeln

In Büros gibt es so etwas wie Druckwarteschlangen. Da wird jeder Druckauftrag angenommen und in der Reihenfolge seines Eintreffens abgearbeitet. Damit vergleichbar ist eine Sammelfunktion des PDFCreator, die mit dem Speichern der PDF-Datei auch wartet, bis alle Quelldaten angekommen sind.

Auf diesem Weg ist es möglich, mehrere verschiedene Dokumente aus Word in ein PDF zu vereinen, das dann gespeichert wird. Selbst „fremde“ Daten lassen sich hier einmischen. Dem PDFCreator ist es je prinzipiell egal, woher die Daten kommen. Also ist es möglich, zuerst ein paar Word-Dateien nacheinander in dem Programm zu sammeln, dann einige Grafiken zu öffnen und diese ihrerseits in die Warteschlange einzufügen. Danach wieder ein paar Word-Dateien oder sogar andere PDF-Dateien. Erst wenn man fertig ist, wird dann alles in einer gesammelten Datei zusammengefasst, die man nun weitergeben kann.

Natürlich gibt es mittlerweile auch Dienste, bei denen ihr PDF-Dateien inline umwandeln könnt. Eine deutsche Webseite namens Online umwandeln lässt euch Dateien hochladen, um sie dann in verschiedenen Office-Formaten zu speichern.

Word in PDF: Schritt für Schritt

  • Ihr öffnet die erste Datei in Word.
  • Dann „druckt“ Ihr die Datei und wählt dazu den Drucker „PDFCreator“.
  • Es öffnet sich ein Speicherdialog dieses Programms, der aber neben „Speichern“ auch den Button „Warten – Sammeln“ aufweist. Den müsst ihr anklicken.
  • Jetzt die nächsten Word-Dokumente öffnen und „drucken“. Sie landen alle im Sammeldialog des PDF-Druckers.
  • Dort ggfs. noch die Reihenfolge verändern.
  • Dann als PDF-Datei speichern. Das war’s!

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Kleine Warnung

Während der Installation will der PDFCreator ein Modul namens PDF Architect installieren. Damit kann man eigentlich PDF Dateien bearbeiten, aber solange man nicht zahlt, ist das Programm nutzlos. Ihr solltet die Individuelle Installation wählen, in deren Verlauf ihr auch angezeigt bekommt, welche Programmteile installiert werden. Dort einfach den ganzen Eintrag PDF Architect abwählen und dann weiter machen. Es kann sein, dass am Ende der Installation sogar noch Amazon als Startseite eingerichtet werden soll. Auch das kann man deaktivieren. Zum Schluss hat man einen funktionsfähigen und sauberen PDF-Drucker auf dem Rechner.

Weitere Themen: PDFCreator, Microsoft Word 2010, Microsoft

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