Wenn ihr einen Newsletter erstellen wollt, um Kunden oder Besucher eurer Webseite über Neuheiten zu informieren, braucht ihr die richtige Software. Aber es gibt auch einige Gesetze, die ihr befolgen müsst. GIGA erklärt euch, wie man einen Newsletter pflegen kann und worauf ihr achten müsst.
Wenn ihr ein Newsletter-Tool sucht, mit dem ihr schnell einen Newsletter erstellen könnt, müsst ihr erst einmal „den Bedarf und die Möglichkeiten feststellen“. Falls es sich nur um eine Handvoll E-Mail-Adressen handelt, an die ihr den Newsletter versenden wollt, so lässt sich das einfach mit jedem E-Mail-Programm erledigen. Aber wenn ihr eine Webseite betreibt und mit mehreren Hundert oder Tausend Empfängern rechnet, braucht ihr etwas anderes. An dieser Stelle wird es möglicherweise auch nötig, dass ihr eine passende Software kaufen oder mieten müsst.
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Newsletter-Versand: Rechtliche Bestimmungen und Tipps
Newsletter wurden in den Anfängen des Internets häufig zum Spamversand missbraucht. Die Beschwerden der Empfänger führten nach und nach zu Gesetzen, die dem einen Riegel vorschieben sollten. Schon seit einigen Jahren gibt es ein paar Grundregeln, die man befolgen muss:
- Der Newsletter-Versand darf nur an Personen erfolgen, die den Newsletter selbst angefordert haben.
- Diese Anforderung muss über ein „Double-Opt-In“ erfolgen. Das bedeutet: Erst muss eine Anforderung erfolgen, dann wird eine Rückversicherung per E-Mail verschickt, in der sich ein Link befindet. Erst der Klick auf den Bestätigungslink aktiviert den Newsletter-Empfang.
- Jeder Newsletter muss einen Link enthalten, mit dem sich der Empfänger wieder selbst abmelden kann.
- Bestandskunden darf man einen Newsletter zusenden. Falls er dem weiteren Empfang aber widerspricht, muss seine Adresse entfernt werden.
- Ein Newsletter muss ein Impressum enthalten, das den Empfänger ausreichende Informationen über den Absender gibt.
- Der Versand eines Newsletters an gekaufte E-Mail-Adressen ist in jedem Fall untersagt. Selbst wenn die Empfänger durch ein Opt-In dem Empfang zugestimmt haben, liegt das Recht dieses Opt-Ins beim Verkäufer der Adressen und kann nicht weitergereicht werden.
Natürlich solltet ihr eure Kunden nicht mit den Newslettern nerven. Ihr könnt Leuten nichts verkaufen, die sich von euch gestört fühlen. Insofern empfiehlt es sich, den Newsletter nicht zu häufig zu versenden. In den meisten Fällen wollen die Kunden solche Newsletter nicht öfter als einmal die Woche bekommen. Ausnahmen sind Sonderaktionen, die häufiger stattfinden. So kann Aldi problemlos 2 Newsletter pro Woche versenden, weil es zweimal pro Woche neue Aktionen gibt.
Ihr solltet vor jedem Versand eures Newsletters zuerst eine Testmail an euch selbst schicken, um zu kontrollieren, ob es Fehler gibt.
Newsletter erstellen und versenden: Technische Möglichkeiten
Den meisten, die zum ersten Mal einen Newsletter erstellen, schwebt sicher eine ganz einfache Softwarelösung vor: Ein Newsletter-Programm für Windows, in dem sie ihre Nachrichten schreiben und dann an ihre treuen Leser verschicken. Ein solches Programm ist beispielsweise das Newsletter-Tool SuperMailer, mit dem ihr Newsletter erstellen und versenden sowie eure Empfängerdatenbank pflegen könnt. Bei bis zu 100 Empfängern ist es kostenlos.
Es wird allerdings komplizierter, wenn ihr Anmeldungen auf eurer Webseite annehmen und dabei noch die Vorschrift des Double-Opt-In befolgen wollt. Dazu braucht ihr ein Server-Script, das zuerst noch eingerichtet werden muss. An dieser Stelle ist das Ganze nicht mehr einfach.
Wenn ihr also mehr als 100 Newsletter-Empfänger habt oder wollt, dann solltet ihr euch gleich nach einer anderen Möglichkeit umsehen. Ihr bekommt kostenlose Newsletter-Tools für PHP-Webseiten, die alle Gesetze einhalten. Komfortablere Web-Software, mit der ihr Newsletter erstellen könnt, sind bereits relativ preisgünstig zu haben. In jedem Fall müsst ihr aber selbst Erfahrung mit der Installation solcher Tools haben oder jemanden damit beauftragen. phpList ist ein solches Tool, mit dem ihr die volle Kontrolle über euren Newsletter-Versand übernehmen könnt.
Eine einfache Alternative stellen die zahlreichen Newsletter-Dienste dar, bei denen ihr euren Newsletter erstellen, versenden und den Versand sogar analysieren könnt. Ein Beispiel für diese Dienste ist CleverReach: Dort gibt es sogar kostenlose Konten, mit denen ihr an bis zu 250 Empfänger Newsletter versenden dürft. Die Preise darüber richten sich nach der Zahl der Empfänger. Zahlende Kunden bekommen außerdem eine Menge praktischer Zusatzfeatures, können mehrere Empfängerlisten nutzen und die Daten aussagekräftig analysieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich diese Dienste immer automatisch an die aktuelle Gesetzgebung halten und dafür sorgen, dass ihr auf der sicheren Seite seid.
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