PDF - Segen und Fluch eines Formats

Marco Kratzenberg
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Wer seine Computereianfänge in den 80er-Jahren hatte, wird sich vor allem auch an seine enzyklopädische Kenntnis aller möglichen Dateiformate erinnern. Man musste einfach schon an der Dateiendung erkennen, um was es sich handelte und dann herausfinden, mit was man das verdammte Ding auch öffnen konnte. DOC war einfach. Das war immer Word. LZH und – um einiges später – ZIP identifizierte komprimierte Dateien. PCX war ein Bildchen und viele andere Bildformate gab’s gar nicht. Mal abgesehen von der Tatsache, dass eine Datei ja von einem der zahlreichen unterschiedlichen Rechnerarten stammen konnte. Und nicht alle waren miteinander kompatibel. Es gab die Commodorekisten, die Ataris, natürlich Macintosh, den Sinclair QL und einige “IBM-kompatible”. Und dazwischen gab es noch einige Exoten.

PDF - Segen und Fluch eines Formats

Kein Wunder also, wenn irgendwann in dem Verdrängungskampf, an dessen Ende nur noch Macs und DOS/Windowsrechner überblieben, die Stimmen nach “Einem Ring, sie zu knechten...” immer lauter wurden.

Früher war alles besser?

Früher war sicher nicht alles besser. Gut, Waschmaschinen hielten 30 und mehr Jahre. Heute erleben sie kaum das Ende der Gewährleistung. Aber was den Datenaustausch anging, herrschte Arroganz, Ignoranz und Panik. Das fing schon damit an, wenn man Texte bei einer Druckerei drucken lassen wollte, die man auf einem Windowsrechner geschrieben hatte. Druckereien und Werbefuzzis nutzen noch heute meist Macs. Sie haben es so gelernt und wollen nicht umsatteln.

Jetzt geht das auch, aber damals? Es war eine Katastrophe! Auf einem Mac sah der Text plötzlich völlig anders aus. Seitenumbrüche waren futsch. Fußnoten tauchten ganz woanders auf. Bilder wurden nicht angezeigt, weil der Mac die so nicht konnte. Umgekehrt das Gleiche. Die Dateien kamen aus der Druckerei zurück. Man sollte sie abnehmen – und konnte sie nicht öffnen.

Mann! Es war nicht mal problemlos möglich, die Word-Dateien zweier verschiedener Programmversionen zu benutzen!

Zwischendurch fingen noch einige andere Firmen an, ihre eigenen Plätzchen zu backen. Neue Formate tauchten auf. Neben PCX und GIF gab es auf einmal Bilder namens JPG oder PNG. RAR und ACE hießen neue Bewerber auf dem Kompressionsmarkt. Andere Textprogramme sorgten für neue Probleme. Der Ruf nach Hilfe wurde immer lauter und vielfältiger. Aber es dauerte bis 1993, um ein Format zu schaffen, das viele der Kompatibilitätsprobleme aus der Welt schaffen sollte.

In diesem Jahr präsentierte Adobe Systems sein ” Portable Document Format”, abgekürzt PDF.

Jetzt wurde einiges besser

Aber alle waren sich sicher: Das hat keine Zukunft. Schon deswegen, weil es in der Hand eines einzigen Konzerns lag und die Software absurd teuer war, mit der man solche Dateien herstellen konnte. Und wenn man sich dann auf seinem Rechner die Dateien angucken wollte, dann musste man für das Programm auch wieder zahlen. Ja, anfangs waren selbst PDF-Reader noch kostenpflichtig! Das alles deutete auf eine Randgruppenlösung hin.

Erst als Adobe anfing, seinen Adobe Reader im großen Stil kostenfrei zu verteilen, gewann das Format an Bedeutung. Und je wichtiger es wurde, desto mehr andere Entwickler interessierten sich dafür. Nach und nach tauchten Programme auf, die sich um PDF drehten. Denn Adobe hatte das Dateiformat offen dokumentiert.

Alternative Dateibetrachter auf der einen Seite und Programme zur Herstellung des Formats auf der anderen Seite, gruben Adobe das Geschäft ab. Aber der Siegeszug des Formats war nicht mehr aufzuhalten. Nach wie vor verkauft sich Adobe Acrobat, mit der alle Features des Formates ausgeschöpft werden können, für mehrere Hundert Euro.

Wofür wird PDF genutzt?

Ursprünglich ging es mal darum, ein rechnerübergreifendes, skalierbares Dateiformat zu schaffen, um etwa Dokumente für die Druckvorstufe in anständiger Qualität an Druckereien zu übergeben. Mittlerweile haben wir uns daran gewöhnt, PDF-Dateien in jedem Bereich unseres Lebens anzutreffen.

Ebay-Adressaufkleber, Schülerzeitungen, E-Books und Anleitungen, mit denen wir in 10 Tagen Millionär werden und gleichzeitig 30 Kilo abnehmen, kommen im PDF-Format zu uns. Wir verschicken unsere Partyeinladungen genauso als PDF, wie etwa die Geburtsankündigungen unserer Stammhalter.

PDF Flyer

Das Format hat sich ständig weiter entwickelt und wurde 2008 sogar offener Standard. Mittlerweile ist es absoluter Spitzenreiter bei der Weitergabe von Dateiinformationen und das Mittel der Wahl, wenn es um digitale Archivierung geht.

Früher glaubte man noch an Mikrofilm. Viele dieser Filme sind mittlerweile zerfallen. Digitale Daten halten natürlich nur so lange, wie der Datenträger der sie enthält. Aber sollten einstmals unsere Dateien in die Struktur irgendwelcher utopischer Kristalle eingebettet und bei -250 Grad gelagert werden, so werden sich darauf uralte PDF-Dateien befinden. Dank des Standards werden sie immer noch alle Informationen enthalten und so brauchbar sein, wie an dem Tag, als irgendwer sie sorgfältig erstellt hat.

Und die Welt rund um dieses Dateiformat hat sich auch gewandelt. Es kursieren Dutzende Programme, wie z.B. der PDFCreator, um damit kostenlos PDF-Dateien herzustellen. Und sehr brauchbare Programme bieten nicht nur die Möglichkeit, mit Ihnen PDF-Dateien zu betrachten. Programme wie der PDF-XChange-Viewer ermöglichen uns die Betrachtung und sogar das Bearbeiten von PDF-Dateien!

“Ich schick’ Dir’n PDF!”, ist eine Floskel geworden, die gestandenen Handwerkern genauso leicht über die Lippen geht, wie Hausfrauen, Studenten und Smartphone-Besitzern.

Früher gab es immer das Risiko, einen eigenen digitalen, kreativen Entwurf zur Betrachtung an den Kunden weiterzugeben. Nur zu oft befand der Kunde das Gesehene für gut und weil er es ja im Original auf der Platte hatte, behielt er es gleich und vergaß zu zahlen.

Jetzt bekommt er eine PDF-Datei. Die Export- und Druckfunktion lässt sich mit einem Passwort sperren. Er kriegt nicht die volle Bildschirmauflösung und zudem ist dick noch der Name des Urhebers darüber gestempelt. Alle das geht – ohne großen Aufwand.

Irgendwie hat das PDF-Format so sicher auch zur Verbesserung der Zahlungsmoral gesorgt!

Was kann PDF?

Sehr häufig werden in PDF-Dateien eigentlich nur Texte und Bilder eingebettet. Im Grunde könnte man dafür genauso gut Worddateien nutzen, da durch die schöne Onlinewelt jeder Programme hat, um diese zu öffnen. Doch der Vorteil ist ja üblicherweise, dass in einer PDF-Datei niemand etwas verändern kann.

PDF-Format-Seitengröße Screenshot

PDF kann aber wesentlich mehr. Beispiel Seitengröße: Eine Seite im PDF-Format ist nicht an Grenzen wie DIN A4 gebunden. Seit Version 7 kann eine Seite 15.000.000 x 15.000.000 Zoll messen. (15 Millionen Zoll!). Das sind pro Seite 381 Quadrat-Kilometer. So eine Seite deckt halb Deutschland ab!

Die Weiterentwicklung liegt nach wie vor in der Hand von Adobe. Und das ist auch der Grund, warum deren Programm zur Herstellung von PDF-Dateien, Adobe Acrobat, weiterhin so viel Zuspruch hat. Aus demselben Grund findet der Adobe Reader weiterhin solche Verbreitung. Denn neue Features, wie etwa 3D-PDF-Dateien oder die Einbettung von Videodaten, finden sich hier zuerst.

Dem hinken die “Nachmacher” immer etwas hinterher. Die kostenlosen Softwarelösungen sind auf die Dokumentation der Softwarestandards angewiesen und aus verständlichen Gründen lassen sich die “Großen” hier gerne etwas Zeit.

Das dürfte allerdings auch nicht ganz so schlimm sein. Denn die Standardmöglichkeiten reichen dem Großteil aller Computernutzer völlig aus. Die Freeware PDFCreator hat sich als eine Art Quasi-Standard in der Szene der kostenlosen PDF-Programme etabliert. Seit 2003 ist das Programm am Markt und mittlerweile gibt es eine eindrucksvolle PDFCreator Historie.

PDFCreator Dateien zusammenfügen Screenshot

Und professionelle Anbieter nutzen die Möglichkeiten des Formates recht intensiv, die sich auf das Erfassen und Abarbeiten von Aktionen beziehen. Komplette Formulare zum Ausfüllen erleichtern in vielen Fällen die standardisierte Datenerfassung.

PDF sickert in die Normalwelt

Kauft man heute irgendwo einen Komplett-PC, dann bedeutet dieses Komplett fast immer auch, dass der Adobe-Reader bereits darauf enthalten ist. Alle aktuellen Officeprogramme sind in der Lage, Dateien als PDF abzuspeichern. Sogar in Betriebssystemen etablieret sich PDF als Standard! Seit Mac OS X ist es ein Standardformat zur Bildschirm- und Druckausgabe. Jedes Programm mit einem Druckdialog kann gleich direkt in PDF speichern! PDF-Editoren gibt es mittlerweile für jedes Betriebssystem. Selbst online kann man auf die Schnelle aus einem Officedokument eine PDF-Datei machen lassen! Es reicht, wenn man seine Datei hochlädt und kurz darauf kann man sie als PDF abspeichern.

Und auch der umgekehrte Weg ist möglich – wenngleich nicht immer: PDF hochladen und im Wordformat downloaden.

PDF-Dateien bearbeiten

Das PDF-Format ist gut dokumentiert. Darum konnten sich zahlreiche Anwendungen etablieren, mit denen man diese Dateien herstellen, zusammenfügen, verkleinern und sogar wieder auseinandernehmen kann. Andere Tools scannen direkt ins PDF-Format.

Doch die Königsdisziplin bleibt nach wie vor die PDF-Bearbeitung. Denn bei allen kostenlosen Lösungen liegt das Hauptaugenmerk auf der Herstellung oder Konvertierung von PDF-Dateien. Sobald es um die Bearbeitung geht, wittern auch die “freien Programmierer” das Geld.

Und so verwundert es nicht, dass es neben Adobe Acrobat noch einige andere Anwendungen zur Bearbeitung von PDF-Dateien gibt, diese dann aber auch kostenpflichtig sind. Zwar sind sie in der Regel preisgünstiger als das Vorbild, dafür dann aber auch weniger leistungsfähig.

PDF-Editor Screenshot
So manch einer versucht dann, sich über einen Umweg zu retten. Zuerst mit einem Spezialtool die Daten aus einer PDF-Datei in eine Word- oder RTF-Datei exportieren, dann in Word bearbeiten und schließlich wieder als PDF speichern. Wer das mal versucht hat, denkt mittlerweile nicht mal mehr an diesen Weg. Was da im ersten Schritt in Word ankommt, ist alles andere als eine saubere Kopie. Mit etwas Glück hat man den Text exportiert und sieht ihn in der richtigen Reihenfolge. Auch das Herausholen von Bildern ist kein Problem. Aber wenn es um Layout geht, um Fußnoten und Textstruktur, dann muss man zu seinem Portemonnaie greifen. Und auch da sollte man nach Möglichkeit vorher genau untersuchen, was das Programm verspricht. Auch die Recherche in Foren ist empfehlenswert. Denn zwischen Wunsch und Wirklichkeit liegen da Welten.

Dass einfache und leistungsfähige PDF-Bearbeitung bezahlbar ist, zeigt sich an Sharewareprogrammen wie etwa dem PDF Editor von Christian Kassler. Eine kleine, deutsche Softwareschmiede hat hier ein Programm entwickelt, dass von manchen Kunden mit Adobes Editor verglichen wird. Hier ist endlich zu einem vertretbaren Preis auch das nachträgliche Bearbeiten von PDF-Dateien möglich.

Fazit

Es hat fast 10 Jahre gedauert, bis aus einer vermeintlichen Totgeburt ein Erfolgsmodell wurde. Und nochmal fast 10 Jahre, bis sich daraus eine Selbstverständlichkeit im täglichen Leben entwickelte.

Heute ist das Format aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Gerade weil die Monopole aufbrechen und es nicht mehr nur eine Texteditor, ein Grafikprogramm, eine Tabellenkalkulation gibt, wird der grenzübergreifende Datenaustausch wichtiger als je zuvor.

Irgendwann ist es vielleicht tatsächlich so weit, dass im Grunde jedes Programm ein PDF-Editor ist, mit dem man die Dinger herstellt, versendet, empfängt und wieder öffnen und bearbeiten kann. Leistungsfähig genug wäre der Standard.

 

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