MailStore Home
Es kommt nicht oft vor, dass man als Software-Redakteur auf der Suche nach spannender Freeware über eine echte Perle stolpert. MailStore Home 4.2 ist so ein Kleinod. Es erlaubt nicht nur das Sichern sämlicher E-Mails aus MS Outlook, Mozilla Thunderbird, Googlemail, Live Mail und anderen mitsamt aller Dateianhänge. Es erhält auch alle Nachrichten und Ordner als blitzschnell durchsuchbaren Datenspeicher und erlaubt sogar den Umzug von einem E-Mail Client auf einen anderen.

Ich weiß nicht, ob ich mit meinem – zugegebenermaßen alles andere als professionellen Umgang mit Informationen und Datenschnipseln alleine bin; ich denke aber nicht. Alle teils wirklich pfiffigen Lösungen zur Wissensspeicherung (zum Beispiel Microsoft One Note oder Evernote) sind weitgehend an mir abgeprallt. Für handschriftliche Notizen bin ich viel zu unordentlich.

Outlook & Co. als Datenbank zweckentfremdet

Mein Gedächtnis sind von je her meine E-Mail-Programme. Ja, gleich mehrere. Outlook für die Hauptadresse(n), Mozilla Thunderbird 3 für Zweite-Klasse-Mails und die unvermeidlichen Viagra-Angebote, dazu noch ein bisschen Googlemail und GMX. Ob mir jemand mal einen interessanten Link gesendet hat oder eine Telefonnummer, oder – was auch nicht selten vorkommt – ich mir selber eine Mail mit irgendeiner wichtigen Notiz schicke. All meine wichtigen Infos stecken in den Posteingangsfächern und Mailclient-eigenen Archivordnern, irgendwo im Text der zugehörigen Nachricht vergraben. Und das schon seit vielen Jahren. Die Suchfunktionen von Outlook oder Thunderbird sind zwar nicht das Gelbe vom Ei, aber in der Regel finde ich schon, was ich brauche. Wenn ich mit dem Rechner umziehen oder Windows neu installieren muss, exportiere ich die einzelnen Datenfiles (zum Beispiel das PST bei Outlook) und packe sie dann wieder in den neu installierten Client. Natürlich nehme ich mir von Zeit zu Zeit vor, endlich mal in dem Datenwust aufzuräumen, eine fünfstellige Zahl von Mails nach Erhaltenswertem zu durchforsten, mehrere Hundert MByte an Attachements zu sichten und entsorgen. Aber gleichzeitig weiß ich auch, dass ich das niemals tun werde.

Die Rettung für Mail-Chaoten

Und das muss ich auch gar nicht, denn ich habe MailStore Home entdeckt. Was für ein geniales Tool für meinen hoffnungslosen Fall und dazu auch noch kostenlos! Es holt sich alle Mails samt Anhängen von Outlook, Thunderbird, Live Mail, sogar online von Google-Mail, beliebigen POP- oder IMAP-Postfächern und packt sie gemeinsam in ein Archiv. Dabei bleiben aber die Ordnerstrukturen erhalten – ich weiß also jederzeit, was von wo kam. Dank einer Volltext-Indizierung kann ich genau wie vorher nach beliebigen Stichworten und Infos suchen, nur viel schneller und über alle Ordner und Postfächer hinweg. Das Archiv lässt sich auf unterschiedliche Speichermedien sichern, dank integrierter Brenn-Engine auch auf eine CD-R oder DVD-R. Damit erschlage ich zwei Fliegen mit einer Klappe: Ein vernünftig durchsuchbares und ultraschnelles Archiv und gleichzeitig ein nervenberuhigendes Backup all meiner Mails. Es gibt sogar noch eine dritte Fliege: Da sich alle oder ausgewählte Mails auch wieder komplett im passenden Format exportieren lassen, lässt sich MailStore problemlos für die Migration von einem Mail-Client in einen anderen einsetzen, zum Beispiel von Thunderbird nach Outlook oder umgekehrt.

Bedienung: Leichter als das E-Mail Programm selbst

Dabei ist die Bedienung von MailStore das, was man gemeinhin als „intuitiv“ bezeichnet. Nach dem ersten Programmstart ist der Speicherort für das Archiv anzugeben, schon landet man im übersichtlichen Hauptmenü. „E-Mails archivieren“ anklicken, oben den Mailclient auswählen, zum Beispiel „Microsoft Outlook“, dann in der folgenden Dialogbox die Anmeldedaten (etwa für Google-Mail, POP- oder IMAP-Server) eintragen oder das Profil oder die Datendatei (zum Beispiel für Outlook-PST-Files) wählen und auf „Weiter“ klicken. Je nach Speicherort der Mails gibt es nun noch ein paar optionale Einstellungen, etwa eine Eingrenzung der zu archivierenden Mails nach dem Alter oder die Möglichkeit, die gesicherten Mails auch gleich aus dem Client zu löschen. Dann noch je nach Umfang des Mail-Archivs ein ppar Minuten warten und sich über ein übersichtliches Mail-Archiv und einen gesicherten Datenbestand freuen.

Und das Ding ist wirklich kostenlos?

Ja, ist es – zumindest für den rein privaten Gebrauch. Zum Einsatz in professionellen Umgebungen und Firmennetzwerken bietet der Hersteller mit „MailStore Server 5.2“ eine weit umfangreichere und kostenpflichtige Version (von rund 8 bis 60 Euro pro Benutzer) an, die auf den Netzwerkbetrieb ausgelegt ist. So werden neben lokalen Postfächern auch alle Spielarten des Exchange-Servers und andere Mailserver unterstützt und es gibt Archiv-Frontends per Webbrowser. Der Hersteller bietet auf seiner Webseite eine 30-Tage-Testversion von MailStore Server 5.2 an.

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