Effektiv E-Mails erledigen — 5 Tipps für ein stressfreies Postfach

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Der E-Mail-Account ist nicht nur Kommunikationszentrale, sondern auch eine Art zweites Zuhause — das auch nerven kann, wenn es unaufgeräumt ist, wenn man Sachen nicht wiederfindet oder einem die Menge der unerledigten Aufgaben über den Kopf wächst. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, wie man den Überblick behält und dafür sorgt, dass der elektronische Briefverkehr einem nicht zu viel Zeit stiehlt.

1. Zeiten festlegen

Wer unregelmäßig immer wieder zwischendurch nach neuer Mail sieht und sie halb bearbeitet liegen lässt, wird aus anderen Gedankengängen herausgerissen und immer leicht gestresst sein. Besser: Sich die Zeit dafür nehmen. Erst nach Beendigung einer anderen Beschäftigung/Aufgabe wieder ins Postfach gucken, oder festgelegt alle zwei Stunden/einmal am Tag/einmal die Woche — und dann auch die Zeit dafür einplanen. Einmal bewusst in den mentalen E-Mail-Modus umzuschalten und mehrere Mails hintereinander zu bearbeiten ist schneller, als sich alle zehn Minuten um die neueste zu kümmern.

2. Gleich erledigen

Die goldene Regel: eine E-Mail niemals zweimal anfassen. Wenn man eine Mail gelesen hat, sollte man direkt entscheiden, was damit passiert.

  1. Wenn es Spam oder Quatsch ist, den niemand braucht – einfach löschen und keine Gedanken daran verschwenden.
  2. Wenn eine Antwortmail weniger als eine Minute dauert, dann sofort antworten.
  3. Wenn die Antwort länger dauert, die Mail in den „Erledigen“-Ordner verschieben und sie ggf. auf die To-do-Liste setzen. Oft ist es besser, schon mal eine kurze Nachricht zu senden und zu schreiben, wann man sich mit der Antwort beschäftigen kann – so bleibt man im Dialog und die verschobene Antwort muss nicht immer perfekter werden, je länger sie liegen bleibt.
  4. Wenn es um einen Termin geht, den Termin sofort in den Kalender übertragen und die Mail von der Inbox ins Archiv verschieben.

3. Inbox leer halten

Wer den Posteingang leer hält, hat nicht nur das gute Gefühl, Dinge erledigt zu haben, sondern auch den Überblick über die wirklich aktuellen Nachrichten und das, was noch getan werden muss.

4. Nur ein Archiv

Ein Tipp, der erstmal Angst macht: Erledigte Mails nicht in verschiedene Unterverzeichnisse ablegen (eins für die Arbeit, eins für die Passwörter, eins für die Skatrunde, eins für das Bundesliga-Tippspiel...), sondern nur in ein einziges: das Archiv. Was nach Chaos klingt, spart Zeit: Nicht mehr lange entscheiden, in welchen Unterordner die Mails gehören, oder bei der Suche, in welchem man suchen muss, sondern einfach alles in einen und auf die Suchfunktion vertrauen. Alle E-Mail-Programme enthalten inzwischen ausreichende Suchfunktionen, um alles wieder zu finden, oder lassen sich mit Add-ons wie Xobni für Outlook komfortabel aufrüsten.

5. Drei Ordner reichen

Das Lifehacker-Blog empfiehlt in seinem Buch „Upgrade Your Life“ eine Mailbox-Struktur mit nur drei Ordnern:

  1. Posteingang (leer halten)
  2. „Hold“-/Erledigen-Ordner und
  3. das Archiv.

Den Posteingang für die unmittelbar neuen Mails, das Archiv für alle abgeschlossenen Nachrichten. Bleibt noch der Erledigen-Ordner: Dort landen die E-Mails, für die man etwas mehr Zeit braucht, oder die erst in ein paar Tagen wichtig werden (Lieferungsmails, Erinnerungen). Das funktioniert natürlich nur, wenn man regelmäßig auch den Erledigen-Ordner ansieht und abarbeitet. Dafür braucht man dann etwas mehr Zeit, die man einfach einkalkulieren muss.

So weit unsere Anregungen. Jetzt seid ihr gefragt: Mit welcher E-Mail-Strategie kommt ihr durch den Alltag? Welchen Tipp habt ihr noch in der Hinterhand? Ergänzungen willkommen.

Bild: US Mail von Steve 2.0 (cc-Lizenz)


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