PDF erstellen: Die besten Tools, Tricks und Methoden

Marco Kratzenberg

Anfangs war das PDF-Format eher eine Randlösung. Das lag vor allem auch daran, dass die Programme zur Herstellung dieser Dateien extrem teuer waren. Mittlerweile hat sich vieles geändert.

Das Format ist heute sehr gut dokumentiert und dadurch ist es Programmieren möglich, alle möglichen Programme zu schreiben, mit denen man PDFs erstellen, bearbeiten, komprimieren und betrachten kann. Auch dadurch wurde PDF zu einem Format, das jeder nutzt und mit dem heute jeder umgehen kann. Doch welches ist das beste Programm, um PDF-Dateien zu erstellen und welche Möglichkeiten bietet das Format eigentlich?

Tipp: So erstellt ihr PDF-Dateien in Windows 10: Windows 10: PDF erstellen – So geht's.

PDF erstellen mit einem virtuellen Drucker

Es gibt generell zwei Arten von Programmen, um ein PDF zu erstellen. Da sind zum einen die – meist kostenpflichtigen und recht teuren – PDF-Suiten. Das sind Programme, die ähnlich einem Layoutprogramm oder Word, Text und Bilder in einer Oberfläche zusammenfügen und dann daraus eine PDF-Datei erstellen. Diese Anwendungen nutzen sehr viele Features des Formats und bieten u.a. die Einbindung von Filmen oder das Erstellen komplexer Formulare.

Auf der anderen Seite gibt es die große Zahl der virtuellen PDF-Druckertreiber. Sie installieren sich als Drucker im System und ermöglichen so die PDF-Erstellung aus jeder Anwendung, die auch drucken kann. Anstatt jedoch die gerade bearbeitete Datei auf einem Drucker auszugeben, werden die Daten in eine PDF-Datei geschrieben. Was vor Jahren noch kompliziert und mit der gleichzeitigen Installation verschiedener Treiber wie etwa Ghostscript verbunden war, ist heute eine unkomplizierte Sache. Es gibt zahlreiche kostenlose Programme, mit denen man PDFs erstellen kann und sie unterscheiden sich hauptsächlich hinsichtlich ihrer Features.

Wie schon erwähnt, gibt es reichlich Programme, mit denen man PDF-Dateien herstellen kann. Als leistungsfähig, einfach und praktisch hat sich z.B. der PDFCreator erwiesen. Dieses Programm gibt dem Anwender viele Einstellungsmöglichkeiten und kann u.a. auch dazu genutzt werden, auf einen Schlag mehrere verschiedene Quellen (Texte, Bilder) zu einer einzigen PDF-Datei zusammenzufügen. Was den PDFCreator vor allem auszeichnet, ist die Möglichkeit, verschiedene Profile anzulegen. So kann man blitzschnell auswählen, welche Features bei einer neuen Datei genutzt werden. Was darf’s sein? Besonders hohe Kompression und kleine Zieldateien? Hohe Druckqualität, gepaart mit Passwortschutz? Kein Problem. All das und mehr beherrscht das Programm.

PDF erstellen und Spezialfeatures nutzen

Im Normalfall will man einfach nur ein PDF erstellen und ändert bestenfalls noch etwas am Dateinamen. Doch manchmal sollen die PDF-Dateien einem konkreten Zweck dienen oder müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sehr häufig ist es beispielsweise so, dass die fertige Datei viel zu groß ist, um per E-Mail verschickt zu werden. In anderen Fällen will man vermeiden, dass sich jemand die Inhalte der Datei kopiert oder ausdruckt. Gucken erlaubt – anfassen verboten!

Da das PDF-Format für genau solche Zwecke erfunden wurde, ist es gut, wenn das verwendete Programm diese Möglichkeiten auch unterstützt. Die meisten dieser PDF-Drucker tun das inzwischen. Das oben bereits vorgestellte Programm PDFCreator verwaltet sogar beliebig viele, frei konfigurierbare Profile. Da kann man für jeden Anwendungszweck ein eigenes Profil anlegen und es beim Erstellen der PDF-Datei auswählen. Einige Profile werden bereits mitgeliefert, so dass man z.B. sofort stark komprimierte Dateien mit sehr geringer Dateigröße erstellen kann. Hier empfiehlt sich allerdings ein Finetuning. Denn bei diesem Verfahren werden die eingebundenen Bilder komprimiert, was gleichzeitig eine Qualitätseinbuße bedeutet. Man sollte also versuchen, eine ausgewogene Mischung zwischen Qualität und Größe zu wählen.

Der Trick: PDF bearbeiten und neu erstellen

Tatsächlich beherrschen die meisten dieser Freeware PDF-Druckertreiber zumindest elementare Kompressions- und Sicherheitseinstellungen. Und mit einem kleinen Trick kann man tatsächlich PDF-Dateien nachträglich mit Passwörtern versehen oder ein PDF kleiner machen. Dieser Trick ist in der Technik selbst begründet, mit dem wir die PDF-Dateien herstellen. Wenn die PDF-Programme als Druckertreiber arbeiten und aus jeder Ansicht ein PDF erstellen, die gedruckt werden kann... Dann können wir uns doch eine PDF-Datei in einem PDF-Reader ansehen und dort auf “drucken” gehen. Dann wählen wir wiederum den PDF-Druckertreiber und schon können wir neue Einstellungen für die Datei festlegen. Nun noch unter einem neuen Namen speichern und fertig ist ein PDF aus einem PDF.

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