Hol Dir jetzt die neue kino.de App     Deutschland geht ins kino.de

Heiter in der Wolke

Christoph Dernbach

„Cloud Computing“ ist nicht nur für fortschrittliche Technikchefs das Trendthema Nummer eins. Auch kleine Unternehmen und Privatanwender können ihre Mails mit ihrer eigenen Internet-Domain „in die Wolke“ bewegen.

James Ferreira betreut als Technikchef (CIO) des Generalstaatsanwalts im US-Bundesstaat New Mexico eine Organisation, die so groß wie ein mittelständisches Unternehmen ist. Und wie so viele seiner CIO-Kollegen musste sich Ferreira in den vergangenen Jahren mit der ständig wachsenden Größe der von seiner Abteilung administrierten E-Mail-Fächer he­r⁠umschlagen. Bis Ende 2005 waren die E-Mail-Konten der Staatsanwälte und ihrer Mitarbeiter noch auf jeweils 30 Megabyte Speicherplatz begrenzt. Nachdem Ferreira Anfang 2006 ein neues Speichersystem (SAN) angeschafft hatte, konnte er den Anwendern immerhin maximal 300 Megabyte pro Postfach anbieten.

Doch keine zwölf Monate später beklagten sich einzelne User beim CIO erneut darüber, dass der E-Mail-Speicherplatz schon wieder nicht mehr ausreicht. Um jedem Anwender ein zumindest zwei Gigabyte großes Konto anbieten zu können, hätte Ferreira ein neues Speichersystem anschaffen müssen, das insgesamt ein Volumen von mehr als 400 Gigabyte verwalten kann. Bei seinem Exchange-2003-System war jedoch die Größe der Datenbank auf maximal 75 Gigabyte beschränkt. Daher musste ein komplett neues E-Mail-System her.
Nach einer umfangreichen Analyse seiner Optionen entschied sich der CIO des Generalstaatsanwalts für eine radikale Lösung, die kaum jemand dem Technikchef der Behörde zugetraut hätte. Statt ein Upgrade auf Exchange 2007 vorzunehmen, verlagerte Ferreira die 200 elektronischen Postfächer in die „Wolke“ und nahm dabei die Dienste des Internetgiganten Google in Anspruch. Mit der „Google Apps Premier Edition“ ist CIO Ferreira nicht nur die Beschwerden über zu kleine E-Mail-Fächer los. Schließlich hat das Postfach eines Mitarbeiters des Generalstaatsanwaltes im US-Bundesstaat New Mexiko nun die Standardgröße von 25 Gigabyte. Ferreira muss sich auch nicht mehr um heikle Aufgaben wie Daten­sicherung, Spam-Filterung oder die Notstrom-Versorgung für die Mail-Server kümmern.
Seine Chefs konnte der Technikchef aber vor allem mit handfesten finanziellen Argumenten überzeugen: Bei einem Upgrade auf Exchange 2007 hätten seine Mitarbeiter sechs Server betreuen müssen. Nach den Berechnungen von Ferreira wären dafür in fünf Jahren Kosten von rund 300.000 US-Dollar angefallen. Bei Google zahlt der CIO nun 10.000 Dollar pro Jahr statt 60.000 Dollar mit der Microsoft-Lösung. „Die Aufwände für die Spam-Filterung, Backup und Notstrom-Versorgung wurden in diese Rechnung noch nicht einmal aufgenommen.“
Berichte über gelegentliche Ausfälle von Google Mail schrecken den CIO nicht ab: „Google sagt uns eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent zu. Das ist ein viel besserer Wert, als wir ihn jemals selbst erreichen könnten.“ Die Kos­ten für einen E-Mail-Ausfall berechnet der Technikchef dabei mit 3000 Dollar pro Stunde. „Wenn die E-Mail nicht funktioniert, können die Leute hier nicht mehr arbeiten.“
Bei seiner Entscheidung gegen Exchange spielte aber auch eine große Rolle, dass die Anwender bei der alten Lösung Schwierigkeiten hatten, flexibel an ihre archivierten E-Mails he­ranzukommen. Um zu verhindern, dass die Postfächer überlaufen, lagerten viele User ihre Mails auf einem Windows-Rechner unter Outlook in PST-Dateien, die auf der Festplatte des PCs gespeichert wurden. „Für diese lokalen ­Archive gab es keine Backup-Lösungen. Und bei einem Zugriff von außen über Outlook ­WebAccess waren diese PST-Fächer nicht zu ­sehen.“ Außerdem seien die Anwender mit
der Geschwindigkeit beim Durchsuchen der E-Mail-Bestände sehr unzufrieden gewesen.
Mit der neuen Lösung sind Ferreira und seine Kollegen außerdem nicht mehr unbedingt auf einen Windows-PC angewiesen. Während Outlook WebAccess von Microsoft nur mit einem Internet Explorer unter Windows optimal läuft, spielt es bei Google Mail keine entscheidende Rolle, mit welchem Browser und mit welchem Betriebssystem man auf das System zugreift. Und es dürfte auch kein Zufall sein, dass nun auf dem Schreibtisch des CIO ein ­neuer iMac steht.

Google Apps for Your Domain

Was Ferreira bei der Generalstaatsanwaltschaft in New Mexico umgesetzt hat, ist keine Raketenwissenschaft, sondern kann auch von technischen Laien bewältigt werden. Umsteige­willige können bei „Google Apps for Your Domain“ (www.google.de/a) zwischen zwei Varianten auswählen. „Google Apps Standard“ ist ein kostenloser Dienst und bietet bis zu 50 Konten unter einer Domain. Besteht bereits eine Internet-Adresse, kann man diese für Google Apps nutzen. Google bietet auch den Service, eine Domain für zehn Dollar im Jahr anzumelden. Google Apps Standard wird wie ein privater GMail-Account mit Kontext-Werbung von Google finanziert. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen privaten Google-Mail-Konto behält man bei „Google Apps for Your Domain“ die eigene Domain, man ist also nicht unter max.mustermann@googlemail.com erreichbar, sondern unter einer Adresse wie max.mustermann@eigenedomain.de.
Wer keine Werbung sehen möchte oder mehr als 50 Konten einrichten will, kann auf die bezahlpflichtige Google Apps Premier Edition ausweichen. Bei dieser Profi-Variante von Google Apps kostet ein Nutzerkonto 40 Euro im Jahr (in den USA 50 Dollar). Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten sowie gemeinnützige Organisationen erhalten die Google Apps Premier Edition kostenlos. Im Vergleich dazu: Der Karlsruher Internet-Provider 1und1 verlangt für ein gehostetes Exchange-Postfach 120 Euro im Jahr. Größere Service-Provider wie T-Systems und Arvato berechnen dem Vernehmen nach noch höhere Summen pro Nutzer für Lotus Notes oder Microsoft Exchange.

Einrichten

Will man seine Domain auf Google Apps umstellen, sollte man zunächst überprüfen, ob man bei seinem bisherigen Domain-Provider die Mail-Server konfigurieren und eigene MX-Einträge angeben kann. Wenn das nicht möglich ist, kann man nicht sofort auf Google Mail umsteigen, sondern muss entweder eine neue Domain bei Google reservieren oder die Domain zu einem geeigneten Provider umziehen. Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, ruft man im Browser http://www.google.com/a/cpanel/domain/new auf und gibt die eigene Domain (ohne Subdomains wie www) an. Auf der nächsten Seite muss man dann die üblichen Angaben zur Person und der Organisation machen, zu der die Domain gehört. Nach der Zustimmung zu den AGBs muss man dann bestätigen, dass man tatsächlich Verfügungsgewalt über die Domain hat. Dazu muss ein HTLM-Dokument mit einem bestimmten Dateinamen und einem von Google vorgegebenen Inhalt auf den Webserver geladen werden, damit Google von außen sehen kann, dass der Antragsteller tatsächlich Adminrechte hat.
Das Kontrollpanel für die Google-Dienste ist dann unter https://www.google.com/a/cpanel/eigenedomain.de/UserHub erreichbar. Hier können nun über das Web-Frontend die benötigten E-Mail-Fächer angelegt und konfiguriert werden. Damit die Mails unter dem eigenen Domain-Namen aber tatsächlich in dem Google-Fach landen, muss man parallel den alten Mail-Server abklemmen. Dazu muss bei der eigenen Domain die neue Serveradresse google.com beziehungsweise googlemail.com als Mail-Server in den sogenannten MX-Einträgen hinterlegt werden.

Alten Mail-server abklemmen

Wenn man seine Domain etwa beim Provider 1und1 hostet, ruft man das Kontrollpanel (https://login.1und1.de) auf und wählt die Domain-Verwaltung aus. Dann aktiviert man das Kontrollkästchen links neben der Domain, die man künftig mit Google Apps verwenden möchte. Nun muss man im Menü DNS die Option Einstellungen bearbeiten anklicken. Unter Erweiterte Einstellungen kann man jetzt die Option Anderer Mail-Server auswählen. In die vier Felder der MX-Einstellungen (MX1 bis MX4) werden dann die Adressen aspmx.l.google.com, alt1.aspmx.l.google.com, alt2.aspmx.l.google.com und aspmx2.googlemail.com mit den Prioritäten 1, 5, 5 und 10 eingetragen. Die Mails laufen nach der Umstellung auf die Server von Google ein und können unter
der Webadresse https://www.google.com/a/eigenedomain.de/ abgerufen werden. Das Web-Frontend sieht bei der kostenlosen Variante von Google Apps wie beim herkömmlichen Google Mail aus. Bei der Premier-Variante können die Administratoren das eigene Corporate Design anpassen und ein Firmenlogo platzieren.
Die Anwender müssen aber nicht im Webbrowser arbeiten, sondern können auch E-Mail-Clients wie Apple Mail auf dem Mac verwen⁠den. Beim Generalstaatsanwalt von New Mexico spielte bei der Akzeptanz des neuen E-Mail-Systems auch eine gewisse Rolle, dass die Anwender hier nicht auf den vertrauten Outlook-Client verzichten mussten.
Da bei Google Mail der Speicherplatz fast keine Rolle mehr spielt, sollte man sich bei der Einrichtung des E-Mail-Accounts unter Mail für das Protokoll IMAP entscheiden, nicht für POP3. Bei IMAP bleiben die Mails auf dem Server. Dazu muss man in dem Web-Frontend von Google Mail zunächst die IMAP-Funktion in den Einstellungen aktivieren. Der Posteingangsserver lautet imap.gmail.com, der Ausgangsserver smtp.gmail.com. Die Verschlüsselung SSL muss aktiviert sein. Der Benutzer­name ist die eigene E-Mail-Adresse nach dem Muster max.mustermann@eigenedomain.de. Auf dem iPhone kann man zur Einrichtung des Mail-Kontos den Einrichtungsassistenten für Google Mail verwenden.
Wer seine Mails gern in Ordnern ablegt, kann dies auch weiterhin tun. Ordner in Mail entsprechen Labels im Web-Frontend von Google Mail. Praktisch ist, dass man Mails bei Google bequem mehrere Labels zuweisen kann, ohne sie in mehrere Ordner kopieren zu müssen.
Im Gegensatz zu den deutlich kleineren ­Postfächern gibt es bei Google Mail zumindest ­keine technischen Gründe, ständig den Posteingang leerzuräumen. Ganz im Gegenteil. Die Power von Google Mail entfaltet sich erst ­richtig, wenn man in Sekunden riesige Mail-­Bestände durchsuchen kann. Wer trotzdem ein „aufgeräumtes“ Postfach bevorzugt, kann im Webbrowser die erledigten E-Mail-Konversa­tionen archivieren. Sie verschwinden damit aus dem Posteingang, bleiben aber durchsuchbar auf dem Server.        Christoph Dernbach/ok

Neue Artikel von GIGA SOFTWARE

GIGA Marktplatz