Auch in Zeiten von E-Mails muss man immer wieder mal einen Brief beschriften. Nicht jedem ist dabei klar, wo er den Absender oder Empfänger hinschreiben muss, wenn er einen Briefumschlag beschriften oder einen Brief für den Fensterumschlag bedrucken will. GIGA zeigt euch, wie es geht.

 
Deutsche Post AG
Facts 

An welche Stelle muss der Empfänger, wenn ihr einen Brief beschriften wollt? Ist der Absender überhaupt nötig – oder Pflicht? Wo muss die Briefmarke hin und kann ich einen Briefumschlag auch schräg beschriften? Die meisten dieser Dinge sind durch klare Postvorschriften für den Brief geregelt.

Ihr könnt eure Post auch online frankieren:

DHL-Online-Frankierung

Briefumschlag beschriften – das sind die Regeln

Wie ihr einen Brief beschriften müsst, hängt unter anderem vom Empfänger ab. Private Briefe sind am einfachsten. Da gibt es nur einen Empfänger. Bei Geschäftsbriefen werden oft die Firma und eine spezielle Person genannt – da gibt es eine Reihenfolge. Und auch bei einem Brief an ein Postfach möchte die Post, dass ihr bestimmte Positionen einhaltet.

Die Grundregeln der Post für das Beschriften eines Briefes:

  • Die Empfängeradresse soll mindestens drei Zeilen enthalten, aber darf höchstens sechs Zeilen lang sein.
  • Wenn nicht technisch anders vorgesehen, soll ein Brief in der Längsrichtung beschriftet werden.
  • Wird eine Postfachadresse verwendet, dann soll diese auf der zweiten Zeile von unten stehen! In dem Fall besteht die letzte Zeile aus Postleitzahl und Ort.
  • Es müssen offizielle Straßennamen und korrekte Hausnummern verwendet werden.
  • Auch Postleitzahlen und Ortsnamen müssen stimmen.
  • Weder die Postleitzahl noch der Ortsname dürfen unterstrichen werden.

Die meisten dieser Regeln haben damit zu tun, dass die Briefe in den Sortiermaschinen vollautomatisch sortiert werden, wobei eine Schrifterkennung zum Einsatz kommt. Unterstrichene Zeilen stören diese Erkennung und fehlerhafte Daten sorgen auch dafür, dass die Briefe erst einmal aussortiert und dann manuell bearbeitet werden. Das ist auch der Grund, warum die Briefe in Längsrichtung beschriftet werden sollen: Dadurch wird gleich die richtige Leserichtung für die Maschinen vorgegeben.

Quelle: Deutsche Post

Die Post unterteilt den Umschlag in verschiedene Zonen. Die „Lesezone“ ist dabei der Bereich, in dem ihr euren Brief beschriften sollt. Dieser Platz ist für die Adresse vorgesehen, während sich rechts darüber die „Frankierzone“, in der ihr die Briefmarken platzieren sollt.

In dieser Vorschrift ist die Absenderadresse nicht vorhanden. Ihr könntet sie links oben oder auf der Rückseite setzen – oder einfach weglassen. Die Absenderadresse ist keine Vorschrift und hat keinen Einfluss auf den Transport des Briefes. Sie dient allerdings als Rückversicherung: Wenn bei der Postzustellung etwas schiefgeht, wird der Brief an diese Adresse zurückgesendet.

Briefe richtig beschriften – Adresse aufdrucken und Fensterumschläge

Wenn ihr einen normalen Umschlag mit der Adresse bedrucken wollt, dann gelten die oben genannten Regeln zur Platzierung der Adresse. Wenn es jedoch um die richtige Stelle für eine Adresse im Fensterumschlag geht, dann müsst ihr gewisse Positionen einhalten.

Der beliebte Fensterumschlag im Format „DIN lang“ kann einen zweimal gefalteten Brief aufnehmen. Dabei müsst ihr darauf achten, das Adressfeld im Brief so zu setzen, dass die Adresse und Absenderadresse im Fenster auch sichtbar sind, wenn er sich leicht verschiebt.

Word liefert passende Vorlagen

Dabei müsst ihr euch an folgende Maße halten, wenn ihr den Brief beschriften sollt:

  • Das Fenster selbst ist 45 mm hoch und 90 mm breit.
  • Es befindet sich 20 mm von der linken Seite des Briefumschlags und 15 mm von der unteren Kante.
  • Der Umschlag im Format „DL“ ist 210 mm breit (kurze Seite DIN A4) und 110 mm hoch.
  • Dementsprechend befindet sich der obere Rand des Fensters 50 mm von der oberen Kante des Umschlags entfernt.

Technisch bedeutet das für die korrekte Beschriftung des Briefes mit der Adresse für euch:

  • Die kleine Absenderzeile sollte sich etwa 55 mm vom oberen Rand des Blattes und 25 mm von der linken Blattseite entfernt befinden.
  • Darunter folgt die Adresse für die euch nun maximal 40 mm Höhe und 85 mm Breite zur Verfügung stehen.
  • Falls ihr eine Markierung für das Knicken der DIN-A4-Seite auf dem Brief setzen wollt, dann sollte diese sich etwa 110 mm vom oberen Blattrand befinden.

Wir haben für euch auch eine Anleitung zusammengestellt, wie ihr diese Maße richtig setzt und in Word eine Briefvorlage selbst erstellen könnt. Nutzt dazu die genannten Maße und speichert die Vorlage an der richtigen Stelle ab, dann könnt ihr sie für eure Fensterumschläge immer wieder benutzen.

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