Adobe Acrobat How-To: Ausgezeichnete PDFs erstellen (MACup)

Jonas Wekenborg

Der fünfte Teil der Reihe zu Acrobat und PDF zeigt die besten Tipps, um das PDF für den Leser komfortabel zu gestalten.

Ein Vorteil von PDF gegenüber anderen Formaten ist, dass man es mit interaktiven Funktionen bestücken kann. Mit den Lesezeichen kann der Betrachter durch das Dokument navigieren, mit den Artikeln lassen sich auch längere Texte leichter lesen, und per Index ist das PDF schnell durchsucht. MACup zeigt die besten Tipps, um den Lesekomfort zu erhöhen.

Interaktivität aus InDesign

Schaltfläche, Hyperlinks und Lesezeichen lassen sich aus Adobe InDesign übernehmen.
Arbeitet man lieber dort, können schon einige interaktive Funktionen vorbereitet werden. Wichtig ist, beim Export des PDFs bei Einschließen die Befehle Lesezeichen, Hyperlinks sowie Interaktive Elemente zu aktivieren, sonst werden die Befehle nicht übernommen. Auch platzierte Sounds und Videos lassen sich übernehmen.

Artikel unfreiwillig beenden

Wer PDFs mit vielen Textspalten dem Leser so angenehm wie möglich präsentieren möchte, setzt Artikel ein. So muss der Leser nicht selbst am Ende einer Spalte nach der Fortsetzung suchen, sondern landet durch einen einfachen Mausklick im nächsten Abschnitt. Die Defini-tion der Artikelabschnitte erfolgt mit dem Artikelwerkzeug – ein einfaches Vorgehen, bei dem die Einzelteile übersichtlich durchnummeriert werden. Doch Vorsicht: Wer sich innerhalb des PDFs bewegen möchte, um den nächsten Artikelabschnitt aufzunehmen, darf dies nicht per Doppelklick auf die Seitensymbole tun – dadurch wird nämlich automatisch der aktuelle Artikel beendet und ein neuer begonnen.

Artikel verbinden

Falls man aus den eben genannten oder auch anderen Gründen einen Artikel ungewollt in zwei Teilen vor sich hat, gibt es auch hierfür eine schnelle Lösung: Um zwei Artikel mitei­nander zu verbinden, wählt man das Artikelwerkzeug, aktiviert den letzten Abschnitt von Artikel 1, klickt auf das erscheinende Pluszeichen, drückt die Wahl-Taste und klickt dann auf den ersten Abschnitt des zweiten Artikels.

Lesezeichen übernehmen

Gerade bei umfangreichen InDesign-Dateien wie einem Buch ist es erfreulich, Lesezeichen in das PDF übernehmen zu können, anstatt sie in Acrobat neu zu erzeugen. Wer hier mit der Buchfunktion und dem automatisch generierten Inhaltsverzeichnis arbeitet, hat erst einmal gute Karten.

Allerdings muss man in InDesign CS4 einen kleinen Umweg in Kauf nehmen, um wirklich alle Lesezeichen mit den korrekten Verknüpfungen ins PDF zu holen: Das automatisch generierte Inhaltsverzeichnis, dessen Einträge später als Lesezeichen für das gesamte Buch dienen, muss eine eigenständige InDesign-Datei sein. Befindet sich das Inhaltsverzeichnis innerhalb eines Kapitels, werden diese Lesezeichen nicht korrekt verknüpft.

Lesezeichen einblenden

Wer sich die Mühe gemacht hat, sein PDF mit Lesezeichen zu versehen, ist sicher daran inte­ressiert, dass der Betrachter diese auch verwendet. Da man aber davon ausgehen muss, dass nicht jeder Leser mit Acrobat oder dem Reader vertraut ist und nicht daran denkt, zu überprüfen, ob das vorliegende PDF über Lesezeichen verfügt, sollte man das PDF so abspeichern, dass sich die freundlichen Helfer automatisch zeigen. Dazu aktiviert man im Menü Datei > Eigenschaften in der Registerkarte Ansicht beim Öffnen bei der Auswahl Navigationsregisterkarte die Einstellung Lesezeichen-Fenster und Seite.

Index erstellen

Häufig unterteilt man umfangreiche Materialien wie ein Buch in mehrere PDF-Dokumente. Dies fördert zum einen die Übersicht, zum anderen ist genau wie bei nativen Layoutdokumenten die Handhabung einzelner und somit kleinerer Dateien besser als bei einem großen Dokument.

Allerdings sollten Sie dann dem Benutzer einen Index bereitstellen, mit dem er die PDF-Dokumente durchsuchen kann. Der Index ist eine eigenständige Datei, die per Erweitert > Dokumentverarbeitung > Volltextindex mit Katalog > Neuer Index erstellt wird. Aber man sollte nicht vergessen, den Benutzer über das Vorhandensein des Index zu unterrichten; es wäre doch zu schade, wenn er davon nichts weiß und man sich die Arbeit umsonst gemacht hat. Am besten liefert man auch gleich eine Gebrauchsanweisung mit: Im Menü Bearbeiten · Erweiterte Suche · Erweiterte Suchoptionen verwenden, Suchbegriff eintippen und Index auswählen, los geht’s. Übrigens kann der Benutzer auch nur den Index herunterladen, ihn durchsuchen und dann das Kapitel auswählen, in dem die gewünschten Informationen enthalten sind.

Index einbetten

Wer für den Benutzer das Durchsuchen per Index noch schneller gestalten möchte, bettet den erstellten Index in das PDF ein. Dazu wählt man bei geöffnetem PDF den Befehl Erweitert > Dokumentverarbeitung > Eingebetteten Index verwalten und klickt dann auf Index einbetten. Zwar erhöht sich so die Dateigröße, allerdings weist diese Methode einen anderen großen Vorteil auf: Der Benutzer muss nicht den oben beschrie­benen, etwas umständlichen Weg gehen, um den Index zu verwenden.

Claudia Runk/sck

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