Belegungsplanung

Software Redaktion

Die Belegungsplanung ist für alle interessant, die Räume zu verwalten haben. Von der Reservierung bis zur Rechnungserstellung lässt sich alles erledigen.

Vereine und Pensionen, Clubs und Hotels, aber auch Vermieter von Ferienunterkünften oder Bowlingbahnen: Sie alle sind darauf angewiesen, bei der Belegung ihrer Räume, aber auch bei der korrekten Buchung und anschließenden Abrechnung den bestmöglichen Überblick zu haben. Das ist nicht nur nötig, um Chaos im täglichen Geschäft zu vermeiden, sondern auch unerlässlich, wenn es um steuerrechtliche Aspekte geht. Deshalb gibt es mit der Belegungsplanung im Download eine gratis Software, mit deren Hilfe jeder Vermieter oder Betreiber komfortabel arbeiten kann.

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20 kostenlose Officeprogramme für Windows.

Die Freeware besteht grundsätzlich aus einer Datenmaske, kann aber auch durch eigene Etagenpläne ergänzt werden - interessant ist das für Hotel- und Pensionsbetreiber, aber auch Klubhäuser. Über verschiedene Möglichkeiten lässt sich sehr gut erkennen, wie das Haus belegt ist. So kann über den klassischen Strang jedes Zimmer einzeln aufgerufen und zum Status abgefragt werden. Im Gegenzug ist es aber auch möglich, vom Zimmer aus Buchungen und Reservierungen oder aber spezielle und individuelle Informationen, wie Nichtraucherzimmer oder beispielsweise „ohne TV“, einzugeben. Der Zugang zum Programm über den Belegungsverlauf ermöglicht es, mit einem Blick zu erkennen, welches Zimmer, welcher Raum in welchen Phasen frei oder belegt ist - interessant ist das bei Gruppenbuchungen und vor allem aufgrund der Tatsache, dass es Kalender für Access als Freeware nicht gibt. Grundsätzlich lässt sich das Programm sehr individuell den eigenen räumlichen Ressourcen anpassen, sodass auch Etagen oder Nebengebäude, Kellerräume, Bowlingbahnen und Seminarräume Beachtung finden können.

Belegungsplanung als Download gratis erhältlich

Wird eine Reservierung aufgegeben, können zu jeder Person sämtliche Kontaktinformationen aufgegeben werden, die dann dauerhaft zur Verfügung stehen. Großes Plus: Durch geschickte Verknüpfungen können aus diesen Funktionen auch Angebote, Buchungen und Stornos bis hin zu Rechnungen verschiedenste Dokumente erstellt, in Word exportiert und schließlich gedruckt werden. Die Nummerierung der Rechnungen erfolgt, wie rechtlich geboten, fortlaufend. Es werden zu den einzelnen erbrachten Leistungen, die eingetragen sind, verschiedene Mehrwertsteuersätze angeboten - schließlich sind Hotelübernachtungen ermäßigt, während das Frühstück im Hotel zum vollen Steuersatz bezahlt und versteuert werden muss.

Der große Vorteil der Belegungsplanung besteht darin, dass eine umfassende Nutzung der verschiedenen, intern erfassten Daten erfolgen kann. So können alle Buchungen eines Gastes aufgerufen werden - interessant für Rabatt- und Werbeaktionen, es können aber auch tägliche Anreise- und Abreiselisten erstellt werden. Letztlich ist damit die umfassende Nutzungsmöglichkeit für jeden gegeben, selbst den, der in einer Schule verschiedene Räume belegen kann und verwalten muss. Über Volltextsuchen lassen sich auch alle Gäste finden.

Obwohl das Programm insgesamt in einer funktionalen und schmucklosen Benutzeroberfläche entwickelt worden ist, wird durch die verschiedenen Farben einzelner Funktionsfelder die Bedeutung und innere Logik sehr gut vermittelt. Statusangaben, wie „Rechnung“ oder „Gast“, sind beispielsweise mit blauer Hintergrundfarbe kenntlich gemacht, zu bearbeitende Felder für Daten oder Namen sind grün, Wochenenden orange hinterlegt. Damit sind jederzeit ein schneller Zugang und ein guter Überblick garantiert. Ob Telefon-Einheit oder Übernachtung, gastronomische Leistung oder Seminar-Kosten - das Programm bietet enorm viele Möglichkeiten, wobei die vollständige Einarbeitung sicher etwas Zeit benötigt.

Das Fazit des kostenlosen Download der Belegungsplaner-Software

Das als Freeware angebotene Programm ist für alle, die Räume mit wechselnder Belegung zu verwalten haben, denen Kosten entstehen und die aus organisatorischen wie aus steuerrechtlichen Gründen eine exakte Abrechnung benötigen, sehr umfassend. Es benötigt kaum Speicher auf der Festplatte, bietet aber ungeheuer viele Funktionen. Um diese vollständig nutzen zu können, sollte der Neueinsteiger erst mit einigen fiktiven Daten üben - dann aber wird er feststellen, dass das Programm in der Tat kaum Wünsche offenlässt und auch für verschiedene Nutzer gut anwendbar ist. Über eine verknüpfte Schaltfläche kann ein Handbuch als PDF-Datei geladen werden, das auf 14 Seiten und mit vielen Screenshots die wichtigsten Fragen zur Nutzung und zum systematischen Vorgehen beantwortet.

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