Einführung in die Arbeit mit dem OpenOffice Verweis
Mit der Anwendung Calc aus dem OpenOffice Download hat man ein mächtiges Werkzeug zur Tabellenkalkulation auf dem Computer eingerichtet. Bei all den vielfältigen Funktionen ist es schwer, alle Möglichkeiten des Programms parat zu haben. Wer z. B. mit Verweisen in OpenOffice Calc arbeiten will, dem werden gleich drei verschiedene Funktionen dafür angeboten.
Die Arbeit mit dem OpenOffice Verweis bietet sich an, wenn man Informationen aus großen Sammlungen von Daten in Tabellen abrufen möchte. Hierbei sollte man mit den Verweisfunktionen zunächst einen Zellbereich benennen und absolut adressieren, um bei einem Verschieben oder Kopieren der Tabelle Bezüge nicht zu verlieren.
Mit dem OpenOffice Verweis in Calc Datentabelle durchsuchen
Bei der Arbeit mit dem OpenOffice Verweis setzt man zunächst einen Startwert, eine ID, anhand der eine Datensammlung durchsucht werden soll, um mit der ID verknüpfte Informationen zu erhalten.
Ist eine Position innerhalb der Datentabelle bereits bekannt, kann man einfach die Funktion INDEX verwenden. Hat man z. B. eine Datenmatrix im Tabellenbereich von Position B4 bis F10, erhält man mit der Funktion „INDEX(B4:F10;4;2) den Inhalt der vierten Zeilen und zweiten Spalte, beginnend vom Anfangspunkt der Datensammlung in B4.
Beispiel für die Arbeit mit dem OpenOffice Verweis
Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS arbeiten mit vier Werten. Dabei durchsucht man mit SVERWEIS eine senkrecht angeordnete, mit WVERWEIS eine waagerechte Tabelle. Anhand eines zuvor angegebenen Suchbegriffs wird mit Hilfe der Verweis-Funktion in OpenOffice die erste Spalte der Datentabelle durchsucht und bei einer erfolgreichen Suche ausgegeben. Der zu suchende Inhalt muss bei der Suche mit angegeben werden.
In einem exakten Beispiel für den OpenOffice-Verweis soll in einer Film-Datenbank ein Regisseur zu einem Film mit einer gesetzten ID gesucht werden. Die ID ist dabei die vordefinierte Schlüsselfeld-Spalte. Um mit dem Verweis in OpenOffice zu arbeiten, wird zunächst die ganze Tabelle markiert. Über „Einfügen-Namen-Festlegen“ wird die Bezeichnung des Suchbegriffs „Regisseur“ eingegeben. Somit kann in der folgenden Arbeit mit der genauen Bezeichnung gearbeitet werden, anstatt immer wieder den Zellenbereich aufrufen zu müssen. Um nun zur Video-ID den dazugehörigen Regisseur zu finden, verwendet man die Funktion „=SVERWEIS(1002;Regisseur;5) und erhält im Ergebnis den passenden Namen.
Mit dem Befehl „=SVERWEIS(1003;Regisseur;4) erhält man den Wert aus der vierten Spalte des Datensatzes Regisseur zur Video-ID „1003“. In diesem Fall wäre das der Preis für den Film „Krieg der Kerle“ mit dem Wert 14,99€.
