Serienbriefe in OpenOffice schnell und einfach erstellen

Martin Maciej

Mit der Anwendung Writer aus dem OpenOffice Download hat man ein vielseitiges Programm zur Textverarbeitung auf dem eigenen Computer eingerichtet. Neben seinen umfangreichen Möglichkeiten zur Formatierung von Texten greift das Programm dem Nutzer mit vielen Funktionen unter die Arme, um ansprechende und nützliche Dokumente auf den Monitor und auf das Papier zu zaubern.

So lassen sich mit OpenOffice Serienbriefe schnell und einfach mit dem dazugehörigen Assistenten erstellen. Alles was man hierfür benötigt, ist eine Datenbank mit den Adressen für den Serienbrief, sowie eine Idee, wie der Serienbrief inhaltlich und optisch aufgebaut werden soll. Rufen Sie für die Erstellung des Serienbriefs in OpenOffice den dazugehörigen Assistenten über „Extras-Serienbrief-Assistent“ auf.

OpenOffice und Serienbriefe – Gestaltung mit dem Assistenten

Nun muss zunächst ein Ausgangsdokument für die Erstellung des Serienbriefs gewählt werden. Dabei kann man ein bereits bestehendes Dokument als Vorlage für den Serienbrief verwenden oder ein neues Dokument erstellen. Im zweiten Schritt muss angegeben werden, ob es sich bei dem Serienbrief um eine E-Mail oder einen herkömmlichen Brief handeln soll. Nach der Auswahl des Dokumenttyps kann man eine Datenbank als Quelle für die Adressdaten für den Serienbrief in OpenOffice vorgeben.

Hat man keine Datenbank für die Adressliste zur Verfügung, kann diese in diesem Schritt auch manuell erstellt werden. Mit der gewählten Adressdatenbank kann man hier noch die einzelnen Adressen verwalten und den Adressblock im Serienbrief nach eigenen Wünschen gestalten. Im vierten Abschnitt definieren Sie die Handhabung der Anrede im Serienbrief.

Einstellungen in OpenOffice für Serienbriefe vornehmen

Hat man die Vorgaben für die Briefanrede des Serienbriefs in OpenOffice eingestellt, muss nun der Adressblock sowie die Anrede im Dokument positioniert werden. In Punkt 6 des Serienbrief-Assistenten können Sie das Layout des Serienbriefs weiter ausarbeiten. In der Vorschau wird der Serienbrief für einen bestimmten Teilnehmer aus dem Adressbuch angezeigt. Sie können hier Änderungen vornehmen, die sich für alle Adressbuch-Einträge auswirken. Falls mehrere Briefe mit demselben Text erstellt werden sollen, gibt man in diesem Schritt, falls nicht bereits am Anfang geschehen, den Text ein. Liegt der OpenOffice Serienbrief im gewünschten Format vor, kommt man mit „Weiter“ zum nächsten Abschnitt der Serienbrief-Erstellung.

In Punkt 7 „Dokument personalisieren“ kann man Briefe an einzelne Adressaten des Serienbriefs noch mit einem individuellen Text ergänzen. Ist dieses abgeschlossen ist auch die Anfertigung des Serienbriefs in OpenOffice erledigt. Zum Abschluss wählen Sie noch aus, ob der Serienbrief sowie das Ausgangsdokument gespeichert werden sollen und ob das Serienbriefdokument gedruckt oder per E-Mail versendet werden soll.

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