PDFCreator: Zukunftssichere PDF-Dateien herstellen

Marco Kratzenberg

Das Hauptproblem bei der Weitergabe von Dateien und digitalen Informationen liegt immer noch in der Verschiedenheit der Dateiformate. Ältere Programme können Dateien neueren Ursprungs nicht mal öffnen. Und auch zwischen den verschiedenen Betriebssystemen gibt es tiefe Schluchten.

Eigentlich stellt man sich ja vor, mit dem PDFCreator für die Unterschiede zwischen den Rechnern gewappnet zu sein. PDF ist schließlich ein Format, das zum problemlosen Dokumentenaustausch über die technischen Hürden hinweg zu funktionieren entwickelt wurde. Doch eine weitere Aufgabe des PDF-Formates war schon immer die Archivierung digitaler Daten.

Digitale Langzeitarchivierung

Zwar ist die Archivierung von Dokumenten für die meisten eher ein Randthema. Nichtsdestotrotz ist der PDFCreator schon dafür ausgerüstet. Die sogenannte Langzeitarchivierung digitaler Daten setzt einige Dinge voraus, die das Programm nach dem herunterladen bereits unter den vorhandenen Profilen mitbringt.

Das Format „PDF/A 1b“ wurde von der internationalen Organisation für Standardisierung als taugliches Instrument für die Sicherung solcher Daten ins Leben gerufen. Wichtig ist hier, dass die Daten später problemlos noch gelesen werden können. Das bedeutet, „PDF/A 1b“ muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

So dürfen diese Dateien nicht mit einem Passwort gesichert sein. Das ist später vielleicht nicht mehr rekonstruierbar. Außerdem verlangt die Vorschrift, dass so eine Datei sämtliche Quellen in sich enthält und nicht an anderer Stelle laden will. Sprich, sie muss alle verwendeten Schriften ebenso enthalten, wie alle verwendeten Bilder.

Verschlüsselungsmethoden sind untersagt und bei der Datenkompression muss man sich an frei verfügbare Standards halten. Ebenso sind Javascripte, Audio- und Videodateien verboten.

Dadurch soll sichergestellt werden, dass eine solche Datei auch in 50 oder 100 Jahren noch so betrachtet werden kann, wie sie heute erstellt wurde!

Zukunftssicherheit eingebaut

Sollten die Quelldateien bei Ihnen alle darauf ausgerichtet sein, längere Zeiträume zu überdauern, so empfiehlt sich für die Archivierung das PDF/A 1b-Format als Standard. Sollte man es nur ab und zu brauchen, so kann man auch auf die Profilauswahl zurückgreifen, die PDFCreator nach dem, Download schon mitbringt. Dazu wählt man im Speichern-Dialog einfach unten das entsprechende Profil aus.

Es ist auch möglich, dieses Format zur Standardeinstellung machen.

Nach dem Öffnen des Programms, mit dem Icon auf dem Windows Desktop, starten wir die Einstellungen mit dem gleichnamigen Menüpunkt im Menü „Drucker“ (Tastenkombination Strg-O)

Links unter „Programm“ wird die Abteilung „Speichern“ angeklickt. Nun kann man rechts die Standardformate für die Dateispeicherung auswählen. Das „Standardspeicherformat“ steht nach dem PDFCreator Download auf PDF. Um nun zum zukunftsträchtigen Format umzuschalten, wählen wir „PDF/A-1b“.

Wichtig:

Hier ist eine Warnung angebracht. Wenn alle zukünftigen Dateien standardmäßig in diesem Format abgespeichert werden, können die wohl auch in 50 Jahren noch geöffnet werden. Allerdings verbaut man sich damit auch einige Möglichkeiten. Ein PDF-Passwortschutz ist nicht möglich, wenn man dieses Standardformat ausgewählt hat.

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