Word in PDF umwandeln - So geht's

Marco Kratzenberg 1

Natürlich könnt ihr eine Datei aus Word in PDF umwandeln. So lässt sie sich weitergeben, wenn der Empfänger Word nicht hat oder die Datei nicht bearbeiten darf. Dazu gibt es verschiedene Methoden, die ich Euch hier vorstelle.

Mittlerweile kann MS-Office Word-Dateien selbst in PDF-Dateien umwandeln. Hat man die richtige Version von Word, bietet der Dialog „Speichern unter“ auch die Möglichkeit an, euer Dokument im PDF-Format zu speichern. Das kann aber nicht jede Version von Microsoft Word. Schon aus diesem Grund ist es eine gute Idee, einen der vielen PDF-Druckertreiber zu installieren, mit denen ihr jedes beliebige Dokument als PDF-Datei speichern könnt.

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Word zu PDF konvertieren – online.

Word in PDF umwandeln – direkt in Word

Word bietet seit der Version Word 2007 die Möglichkeit, die Dokumente entweder direkt als PDF zu speichern oder sie nachträglich vom Word-Format in ein PDF umzuwandeln.

Habt ihr allerdings nur eine ältere Word-Version oder überhaupt kein Microsoft-Word, dann müsst ihr anders vorgehen. Auf jeden Fall braucht ihr ein Programm, das eine Word-Datei öffnen und anzeigen kann. Also beispielsweise auch eine Office-Alternative wie LibreOffice oder OpenOffice.

So konvertiert ihr die Dateien in Word ab Version 2007 in das PDF-Format:

  1. Öffnet die Datei in Word.
  2. Klickt entweder im Menü „Datei“ auf „Speichern unter“ oder drückt die Taste F12.
  3. Es öffnet sich der Speichern-Dialog von Word.
  4. Wählt unten bei Dateityp das Dateiformat „PDF (*.pdf)
  5. Ändert eventuell noch einige Optionen, dann klickt auf „Speichern“.

Das war’s auch schon. In diesem Fall bleibt die Quelldatei bestehen und ihr habt gleichzeitig eine Kopie der Word-Datei im PDF-Format. Wenn ihr eine ältere Version der Textverarbeitung nutzt, dann müsst ihr ein Hilfsprogramm nehmen, um die Datei von Word in PDF umzuwandeln. Das wird im nächsten Kapitel erklärt.

In unserem Video erklären wir euch, wie ihr verschiedene Dokumente zu einem PDF zusammenfügen könnt:

PDFCreator - Dokumente zusammenfügen.

Word in PDF umwandeln mit Freeware

Wenn ein Programm nicht die Möglichkeit bietet, eine Datei im PDF-Format zu speichern, dann könnt ihr einen Umweg über sogenannte PDF-Druckertreiber gehen. Das klappt auch bestens, wenn ihr eine Datei von Word in PDF konvertieren wollt.

Der Trick der „PDF-Druckertreiber“ besteht darin, dass alles was man drucken kann, sich doch genauso ins PDF-Format umwandeln lässt. Also wird zum Beispiel der kostenlose PDFCreator als herkömmlicher Druckertreiber eingerichtet.

So konvertiert ihr ein Word-Dokument in eine PDF-Datei:

  1. Zuerst muss die Datei in Word oder einem Word-Viewer geöffnet werden.
  2. Anstatt eine Datei nun einfach nur in irgendeinem ausgewählten Format zu speichern, geht ihr hier auf „Drucken“.
  3. Daraufhin öffnet sich ein Ausgabedialog, in dem ihr noch verschiedene Optionen wählen könnt. Mit wenigen Klicks lassen sich hier zum Beispiel vorbereitete Profile auswählen, die einen Einfluss auf die Qualität der Zieldatei haben.
  4. Am Ende wird die Datei im PDF-Format gespeichert.

Mehrere Word Dateien in ein PDF unwandeln

In Büros gibt es so etwas wie Druckwarteschlangen. Da wird jeder Druckauftrag angenommen und in der Reihenfolge seines Eintreffens abgearbeitet. Damit vergleichbar ist eine Sammelfunktion des PDFCreator, die mit dem Speichern der PDF-Datei auch wartet, bis alle Quelldaten angekommen sind.

Auf diesem Weg ist es möglich, mehrere verschiedene Dokumente aus Word in ein PDF zu vereinen, das dann gespeichert wird. Selbst „fremde“ Daten lassen sich hier einmischen. Dem PDFCreator ist es je prinzipiell egal, woher die Daten kommen. Also ist es möglich, zuerst ein paar Word-Dateien nacheinander in dem Programm zu sammeln, dann einige Grafiken zu öffnen und diese ihrerseits in die Warteschlange einzufügen. Danach wieder ein paar Word-Dateien oder sogar andere PDF-Dateien. Erst wenn man fertig ist, wird dann alles in einer gesammelten Datei zusammengefasst, die man nun weitergeben kann.

Natürlich gibt es mittlerweile auch Dienste, bei denen ihr PDF-Dateien online umwandeln könnt. Eine deutsche Webseite namens Online umwandeln lässt euch Dateien hochladen, um sie dann in verschiedenen Office-Formaten zu speichern.

Word in PDF: Schritt für Schritt

  • Ihr öffnet die erste Datei in Word.
  • Dann „druckt“ Ihr die Datei und wählt dazu den Drucker „PDFCreator“.
  • Es öffnet sich ein Speicherdialog dieses Programms, der aber neben „Speichern“ auch den Button „Warten – Sammeln“ aufweist. Den müsst ihr anklicken.
  • Jetzt die nächsten Word-Dokumente öffnen und „drucken“. Sie landen alle im Sammeldialog des PDF-Druckers.
  • Dort ggfs. noch die Reihenfolge verändern.
  • Dann als PDF-Datei speichern. Das war’s!

 Weitere Artikel zum Thema Word-Datei konvertieren:

Kleine Warnung

Während der Installation will der PDFCreator ein Modul namens PDF Architect installieren. Damit kann man eigentlich PDF Dateien bearbeiten, aber solange man nicht zahlt, ist das Programm nutzlos.

Ihr solltet die Individuelle Installation wählen, in deren Verlauf ihr auch angezeigt bekommt, welche Programmteile installiert werden. Dort einfach den ganzen Eintrag „PDF Architect“ abwählen und dann weitermachen. Zum Schluss hat man einen funktionsfähigen und sauberen PDF-Drucker auf dem Rechner.

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