Ergebnisprotokoll schreiben: Vorlage & ultimativ einfache Anleitung

Wenn ihr ein Ergebnisprotokoll schreiben wollt oder müsst, haltet ihr euch einfach an die generellen formalen Regeln zum Verfassen von Protokollen. Hier findet ihr eine Vorlage, an der ihr euch ganz leicht und mit einem Blick orientieren könnt. Weiterhin findet ihr einen kleinen Ratgeber, was zu beachten und zu vermeiden ist. 

Prinzipiell unterscheidet sich das Ergebnisprotokoll von anderen Protokollen nur inhaltlich und nicht formal. Wie der Name sagt, ist der Inhalt eines Ergebnisprotokolls am Ergebnis orientiert. Es wird daher oftmals eingesetzt, wenn einer Entscheidung eine längere Diskussionsrunde voranging. Als Protokollant eines Ergebnisprotokolls wird also von euch erwartet, dass ihr am Ende ganz bestimmte Inhalte zu Papier gebracht habt.

Das sind die Bestandteile eines Ergebnisprotokolls

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Letztendlich müsst ihr beim Anfertigen eines Ergebnisprotokolls ganz bestimmte Informationen bzw. Inhalte einsammeln und abarbeiten. Es ist sehr sinnvoll, wenn ihr euch eine Vorlage anlegt, die ihr ausdrucken und handschriftlich, oder an eurem Laptop öffnen und ausfüllen könnt. Wir finden beispielsweise die Vorlage der EEB-Sachsen als Word-Dokument zum Download sehr charmant.

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Grundsätzliche Informationen

• Ort
• Datum
• Zeitpunkt
• Teilnehmer und Teilnehmerinnen
• Diskussionsleiter o.ä. falls vorhanden
• Anlass der Sitzung, des Gesprächs, der Schulstunde usw.
• Name des Protokollanten

Ergebnisse - der eigentliche Sinn des Protokolls

• Die wichtigsten bzw. alle Ergebnisse. Wenn es eine Tagesordnung gibt, folgt das Ergebnisprotokoll dieser Reihenfolge.
• Falls nötig oder gewünscht eine kurze Zusammenfassung der zielführenden Diskussion bzw. die für das Ergebnis entscheidende Argumentation
• Abstimmungen? Dann Ja, Nein & Enthaltungen festhalten, sowie natürlich die Abstimmungsfrage
• Werden Anträge gestellt? Dann muss der Antrag in der genauen Formulierung aufgenommen bzw. in Absprache als Anhang dem Ergebnisprotokoll zugefügt werden. Es muss im Protokoll kenntlich sein, dass es sich um einen Antrag handelt und wer ihn gestellt hat.
• In Ausnahmefällen kann es auch notwendig sein, in einem Ergebnisprotokoll einen Gesprächsverlauf festzuhalten.

Unterschriften

• Grundsätzlich eure Unterschrift
• Bei formalen Ereignissen wie Sitzungen auch die Unterschrift des Sitzungsleiters
• Aufgrund spezieller Vereinbarungen oder Notwendigkeiten, die Unterschriften aller Teilnehmenden

Ergebnisprotokoll schreiben: Eine Beispielvorlage

Anhand dieser Vorlage sollte es jedem möglich sein, ein formal korrektes und inhaltlich sinnvolles Ergebnisprotokoll zu schreiben.

Teilnehmende:

Namen der anwesenden Personen oder ein Verweis auf die Teilnehmerliste

Fehlende Personen:

Namen und entschuldigt /unentschuldigt

Tagesordnung

TOP (Tagesordnungspunkt) 1: Vier Monitore pro Redakteur - notwendig oder nicht?

TOP 2: Themen der nächsten Woche

usw.

→ Ergebnisse zu den TOPS

TOP1: Bis auf weiteres nicht nötig

TOP2: …

…

GGF: Nächstes Treffen, Termin, Thema

Anlagen:

Unterschrift(en) / Datum:

Willi Wlan, Mimi Mauspad, Herbie

Damit sollte es funktionieren, wenn ihr die einzelnen Teile für eure Bedürfnisse modifiziert. Falls euch euer protokolliertes Treffen richtig geärgert hat, wollt ihr vielleicht gleich noch eine Stellungnahme zum Thema schreiben?

Bilder via Shutterstock.com

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