Welche Buchhaltungssoftware ist empfehlenswert und für wen?

Marco Kratzenberg

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Buchhaltung nur etwas für Leute ist, die Geld verdienen. Auch wenn man nichts verdient oder sogar Verluste macht, muss man eine ordentliche Buchhaltung führen. Denn das Finanzamt will über jeden Cent Bescheid wissen.

Was ebenfalls nicht so bekannt ist, ist die Tatsache, dass Buchhaltung nicht gleich Buchhaltung ist. Freiberufler dürfen beispielsweise oft eine Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung machen. Das bedeutet: Sie stellen ihre Einnahmen ihren Ausgaben gegenüber und Steuern werden fällig für das, was übrig bleibt. Aber auch das will das Finanzamt ordentlich aufgeführt wissen und zumeist sogar jeden Monat. Darum ist eine Buchhaltungssoftware für jeden eine gute Idee, der mit selbständiger Arbeit Geld verdient. Aber nicht jede Software ist für jeden tauglich…

EÜR -Buchhaltungssoftware – Die Überschussrechnung

Im einfachsten Fall muss man eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen. Dort hinein gehören alle Einnahmen, die mit dem Gewerbe in Verbindung stehen. Und alle Ausgaben, Rechnungen, Quittungen und Belege, die für dieses Gewerbe gemacht wurden. Nicht alles kann im selben Moment zu 100% als Ausgabe geltend gemacht werden. Dinge wie Computer werden z.B. über einen längeren Zeitraum als Ausgabe gestückelt. Hardware wiederum, wie eine Festplatte, kann man auf einen Schlag geltend machen. Außerdem sollte man sich bei den Steuersätzen nicht vertun. Bücher enthalten z.B. nur 7% Mehrwertsteuer.

Um all diese Dinge muss man sich nicht kümmern, wenn man seine Daten in die Excel-Datei der kostenlosen Buchhaltungssoftware „EÜR-Buchhaltung“ eingibt. Zuerst füllt man das Stammdatenblatt mit allen wichtigen Informationen zur Firma aus. Und dann sollte man unbedingt die mitgelieferte Hilfedatei studieren, um nicht von Anfang an Fehler zu machen. Denn auch wenn es sich eigentlich nur um eine Exceldatei handelt, verbirgt sich dahinter ein cleveres Buchhaltungsprogramm. Damit dieses allerdings funktioniert, müssen evtl. noch die Makrofunktionen aktiviert werden.

Dann aber übernimmt die Software die meisten Aufgaben vollautomatisch. Die Werte der jeweiligen Einzelkonten werden in eine Gesamtrechnung übernommen und als Ergebnis spuckt das Programm sogar eine Umsatzsteuervoranmeldung oder eine Jahresanmeldung zur Umsatzsteuer aus. Wer nicht alles selbst machen will und einen Steuerberater beauftragt, kann mit dem Programm schon mal ein kräftiges Stück Vorarbeit leisten.

Buchhaltung mit Software im Kleinen: abacus Kassenbuch

Buchhaltung klingt sehr nach Firma, aber im Grunde ist damit ja vereinfacht nichts anderes gemeint, als das Eintragen der Einnahmen und Ausgaben in eine Liste. Im Falle der kostenlosen Buchhaltungssoftware werden dann ggfs. noch einige Berechnungen und Zuweisungen durchgeführt, um alles zu vereinfachen. Nicht anders läuft das in einem privaten Kassenbuch. Hier sind die Berechnungen nicht so kompliziert und niemand muss irgendwelche Steuergesetze einhalten, aber trotzdem möchte ja auch ein Privatmann einen Überblick haben, wohin sein Geld verschwindet und wann er sich ein neues Sofa leisten kann.

Das abacus Kassenbuch ist so eine „digitale Liste“ zur Verwaltung der Haushaltsausgaben. Tatsächlich ist das Freeware-Programm sogar leistungsfähig genug, um in kleinen Firmen die Geschäftskasse zu verwalten. Wofür wurde der Kasse der große Betrag entnommen? Was kostet mich eigentlich der wöchentliche Grillabend aufs Jahr gerechnet? Solche Auswertungen sind möglich, wenn man all seien Einnahmen und Ausgaben lange genug in das elektronische Kassenbuch eingibt. Durch die Erfassung eigener Textschlüssel kann der Anwender seine Daten später verschiedenen Bereichen zuordnen und danach auch auswerten. Sofern er lange genug seine ganzen Umsätze eingibt, wird er über kurz oder lang nicht nur Sparmöglichkeiten sehen, sondern auch die neuralgischen Punkte seiner Finanzplanung erkennen.

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