Gmail kann mehr: 12 Tricks, die deinen Posteingang für immer verändern

Vertrauliche E-Mails – wie soll das gehen? Gmail hat dazu eine ganz passable Lösung gefunden.

Wenn ihr eine E-Mail senden wollt, die der Empfänger weder kopieren, downloaden oder weiterleiten kann, dann nutzt den „Modus Vertraulich“:

Im Browser klickt ihr dazu in der Symbol-Leiste neben dem Senden-Button auf das kleine Schloss. Anschließend legt ihr fest, zu welchem Datum der sichere E-Mail-Link abläuft und ob auch SMS-Sicherheitscodes erzeugt werden sollen.

In der Gmail-App tippt ihr vor dem Versenden oben auf das Menü-Symbol (⋮) und wählt dann den Menüpunkt Modus Vertraulich, um danach den Ablauftermin einzugeben.

Falls ihr die Option des SMS-Codes verwendet, müsst ihr vor dem Absenden noch eine gültige Handynummer eingeben.

In beiden Fällen bekommt der Empfänger eine E-Mail, die ihn auf eine Vertrauliche Nachricht hinweist und in der sich ein Link zu dieser Nachricht befindet. Nutzt er den Link, muss er zum Lesen einen Sicherheitscode eingeben, den er entweder an seine E-Mail-Adresse oder als SMS erhält.

Wer immer wieder gleichlautende E-Mails versenden muss oder zumindest die gleichen Textbausteine benötigt, wird sich über das Vorlagen-Feature von Gmail freuen. Dabei könnt ihr diese Mails einmalig anlegen und sie dann als Vorlage speichern, die sich immer wieder verwenden lässt.

Zuerst müsst ihr eventuell dazu das Feature überhaupt erst aktivieren. Das geschieht unter:

Einstellungen→ Alle Einstellungen→ Erweitert → Vorlagen → Aktivieren → Änderungen speichern

Vorlagen lassen sich wie Textbausteine verwenden! Wenn ihr einmal alle benötigten Vorlagen angelegt habt, könnt ihr den darin befindlichen Inhalt an der Stelle des Cursors einfügen – auch mehrmals hintereinander. Mit Gmail-Vorlagen könnt ihr euch eine ganze E-Mail zusammenklicken.

Vorlagen anlegen:

• Klickt auf „Schreiben“, um eine neue E-Mail zu starten.
• Schreibt den Text, den ihr immer wieder als Vorlage verwenden möchtet.
• Klickt nun rechts unten auf die 3 Punkte (⋮) und anschließend auf „Vorlagen“.
• Jetzt klickt auf „Entwurf als Vorlage speichern“ und gebt der neuen Vorlage einen Namen.

Vorlagen verwenden:

• Startet eine neue Nachricht.
• Setzt den Cursor an die Stelle, wo der Inhalt der Vorlage erscheinen soll.
• Klickt rechts unten in der Symbolleiste auf das 3-Punkte-Symbol (⋮), um weitere Optionen anzuzeigen.
• Dann wählt „Vorlagen“ und klickt danach auf die gewünschte Vorlage.

Für geplante Sendungen gibt es viele gute Gründe. Etwa, wenn ihr die termingerechte Kündigung eines Abos nicht verpassen wollt oder jemanden an einen Termin in der Zukunft erinnern sollt.

Ihr könnt in Gmail Sendungen planen, indem ihr in der Browser-Version auf den Pfeil am Button „Senden“ klickt oder in der App auf das 3-Punkt-Menü (⋮) und dann auf „Senden planen“ tippt.

In beiden Fällen müsst ihr dann einen Sende-Termin aussuchen, der in der Zukunft liegt.

Dieser Tipp wird auch gern „unendliche Gmail-Adressen“ genannt. Prinzipiell geht es darum, dass Gmail so anpassungsfähig ist, dass jeder eingefügte Punkt vor dem @-Zeichen eure Adresse nicht wirklich verändert, sodass die E-Mails trotzdem ankommen.

Es ist also egal, ob ihr irgendwo eure eigentliche Adresse herbertmeier@gmail.com oder herbert.meier@gmail.com beziehungsweise sogar h.e.r.b.e.r.t.m.e.i.e.r@gmail.com angebt. Gmail wird die Mails zu diesem Ziel immer an herbertmeier@gmail.com ausliefern.

Ein weiterer Trick ist, dass ihr zwischen dem Teil vor dem @ und dem @Zeichen etwas mit einem Plus einfügen könnt. Dadurch würde aus herbertmeier@gmail.com zum Beispiel herbertmeier+netflix@gmail.com.

Der Sinn dieses Features liegt darin, die verwendeten E-Mails tracken zu können. Wenn ihr euch also etwa bei Facebook anmeldet und dazu die E-Mail-Adresse herbertmeier+facebook@gmail.com nutzt, bekommt ihr auch alle Mails von Facebook an diese Adresse geschickt und an herbertmeier@gmail.com ausgeliefert. Kommen nun Mails von anderen Unternehmen an diese Adresse, dann wurde eure Adresse offenbar weitergegeben.

Diese Alias-Adressen mit dem Plus-Zeichen werden allerdings nicht überall akzeptiert.

In Gmail kann man „Labels“ für E-Mails anlegen und sie danach auch organisieren. Verwendet zum Beispiel Label wie „Newsletter“, „Rechnung“ oder „Bank“, um alle passenden Nachrichten unter diesem Label zusammenzufassen und wiederzufinden.

Ihr könnt einer E-Mail so ein Label (oder auch mehrere) manuell zuweisen oder durch Regeln automatisch. (Mit Posteingangsregeln beschäftigt sich der nächste Tipp.)

Dabei müsst ihr aber leider berücksichtigen, dass ihr Label nur in der Browser-Version von Gmail anlegen könnt. In der Gmail-App könnt ihr E-Mails ein vorhandenes Label zuweisen und die Nachrichten in den Labels auch sehen, aber keine neuen Labels anlegen.

Label in Gmail anlegen und zuweisen:

• Links im Menü steht „Labels“ und daneben befindet sich ein Plus-Zeichen. Klickt darauf, um ein neues Label anzulegen. Dabei gibt es die Option, ein Label unter einem bereits bestehenden Label anzulegen. Also etwa Familie als Ober-Label und darunter die verschiedenen Namen.
• Wenn ihr einer E-Mail ein Label zuweisen möchtet, tut ihr das entweder automatisch durch eine Posteingangsregel oder ihr macht es manuell.
• Öffnet dazu eine E-Mail, klickt oben auf „Mehr“ und anschließend auf „Label ändern in“.
• Setzt beim gewünschten Label einen Haken und klickt auf „Anwenden“.

Die Posteingangsregeln von Gmail sparen eine Menge Zeit und helfen euch, einen unübersichtlichen Posteingang effektiv zu organisieren.

Sie werden automatisch beim Empfang der E-Mails angewendet und können diese dann zum Beispiel in Ordnern oder Labels einsortieren, sofort als gelesen markieren, weiterleiten, löschen oder mit einer Vorlage beantworten.

Praktisch: Das Feld „Von“ verarbeitet auch Platzhalter. Wenn ihr also von niemandem aus der Firma Lottermann eine E-Mail bekommen wollt, setzt ihr bei „Von“ die Adresse *@Lottermann.de ein und lasst sie löschen.

Jeder kennt E-Mails, die zwar wichtig sind, aber um die man sich gerade nicht kümmern kann. Dafür gibt es in Gmail die Funktion „Zurückstellen“. Dabei handelt es sich um eine Art von Erinnerungsfunktion für bereits empfangene E-Mails.

Zurückgestellte E-Mails verschwinden aus der Posteingangsliste und tauchen zum gesetzten Zeitpunkt wieder an deren Spitze auf. Wollt ihr euch vor diesem Zeitpunkt darum kümmern, findet ihr sie unter dem Menüpunkt „Zurückgestellt“.

So stellt ihr Mails zurück:

Browser/PC

• Klickt in der Posteingangsliste mit der rechten Maus auf die entsprechende E-Mail und im Kontextmenü dann auf „Zurückstellen“.
• Daraufhin könnt ihr einen Zeitpunkt auswählen, bis zu dem diese Mail zurückgestellt werden soll.

Gmail mobil

• Wählt im Posteingang eine E-Mail aus, tippt darauf und haltet den Finger gedrückt. Dadurch wird die E-Mail markiert.
• Tippt anschließend rechts oben auf das 3-Punkte-Symbol (⋮), um ein Menü zu öffnen.
• Darin könnt ihr auf „Zurückstellen“ tippen.
• Nun öffnet sich ein Auswahlmenü, in dem ihr den Zeitpunkt bis zur Erinnerung festlegen könnt.

Tipp: Wenn ihr in Gmail Tastenkürzel aktiviert habt (nächster Trick), braucht ihr zum Zurückstellen nur die Taste „b“ zu drücken.

Um Tastenkürzel in Gmail zu verwenden, müsst ihr sie erst mal am Computer aktivieren. Das geht unter:

Einstellungen→ Alle Einstellungen → Allgemein → Tastenkürzel → Tastenkürzel aktivieren

Danach könnt ihr euch die Kürzel mit der Fragezeichen-Taste anzeigen lassen. Sie lassen sich zur Formatierung eurer E-Mail-Texte verwenden, aber auch zur Navigation oder für bestimmte Aktionen. So Markiert ihr beispielsweise ganz schnell eine geöffnete Mail als Spam, indem ihr einfach das Ausrufezeichen tippt (!).

Wenn ihr nun noch die Funktion „Benutzerdefinierte Tastenkürzel“ aktiviert, könnt ihr in dem neu auftauchenden Einstellungs-Menüpunkt „Tastenkürzel“ eigene Tasten für die verschiedenen Aktionen festlegen.

Das geht unter Einstellungen→ Alle Einstellungen → Erweitert → Benutzerdefinierte Tastenkürzel → Aktivieren → Änderungen speichern.

Die Gmail-Tastenkürzel funktionieren auch bei Android und iPhone, wenn eine Tastatur mit dem Gerät verbunden wurde.

15 GB erscheinen auf den ersten Blick viel zu sein, aber im Laufe der Jahre kann es in einem Google-Konto ganz schön eng werden. Dann gibt es nur 2 Lösungen: Mit Google One Platz dazukaufen oder dicke E-Mails löschen.

Die großen E-Mails müsst ihr erst einmal finden, aber das ist leichter als gedacht.

Gebt bei Gmail oben im Suchfeld einfach size:Xm ein, wobei ihr das X durch eine Zahl ersetzt. Das funktioniert im Browser und in der App.

Das kleine m steht für MB und die Angabe size:10m sucht nach E-Mails, die 10 MB oder mehr Platz einnehmen.

Jetzt könnt ihr die gefundenen E-Mails kontrollieren, um sie entweder auf der Festplatte zu speichern oder im Konto zu belassen. Ihr werdet feststellen, dass sich auf diese Weise viel Platz schaffen lässt.

Wie zum Beispiel Google Docs, könnt ihr auch Gmail mit Apps anderer Anbieter verknüpfen. Die Angebote sind vielfältig und erstrecken sich von Formatierungshilfen über KI-Tools und Übersetzungs-Apps bis hin zu Rechnungsprogrammen.

Um Gmail mit einem Add-on zu verbinden, geht ihr folgendermaßen vor:

• Am rechten Bildschirmrand seht ihr eine Seitenleiste. Falls nicht, klickt auf den kleinen seitlichen Pfeil am unteren Bildschirmrand.
• In der Seitenleiste befinden sich bereits Verbindungen etwa zu Google Notizen und Tasks. Klickt auf das Pluszeichen darunter.
• Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem ihr nach Apps suchen und sie dann installieren könnt.
• Wenn ihr den Filter um „Kalender“ erweitert, findet ihr auch gleich Apps für den Google Kalender.

Gmail ist in der Lage, die E-Mails anderer Konten einzusammeln. Einer der Vorteile ist, dass ihr auch für diese Konten so auf den sehr guten Spamfilter von Gmail zurückgreifen könnt. Außerdem könnt ihr diese „Fremd-E-Mails“ sogar von Gmail aus beantworten und dabei als Absender die jeweiligen Adressen wählen, an die diese Nachrichten geschickt wurden.

Um ein Konto eines anderen Anbieters mit Google zu verbinden und Gmail dessen Mails abholen zu lassen, geht ihr folgendermaßen vor:

• Zuerst muss möglicherweise bei dem anderen Anbieter die Mail-Abholung via POP3 aktiviert werden. Das geht problemlos etwa bei Mail.de, GMX, Strato, AOL, Freenet, iCloud, Vodafone und Posteo.
• Öffnet dann Gmail im Browser und geht zu Einstellungen→ Alle Einstellungen → Konten & Import → Nachrichten von anderen Konten abrufen.
• Klickt auf „E-Mail-Konto hinzufügen“.
• Gebt im nächsten Fenster die E-Mail-Adresse ein, die ihr verknüpfen wollt.
• Anschließend müsst ihr die Zugangsdaten, den POP-Server, den Port, etc. eurer anderen E-Mail-Adresse eingeben. Diese Daten erfahrt ihr üblicherweise bei eurem Mail-Anbieter. Handelt es sich um ein anderes Gmail-Konto, reicht das Passwort.

Falls ihr etwa ein Backup aller ankommenden E-Mails anlegen wollt oder die E-Mails lieber in einem anderen Account lesen möchtet, könnt ihr eine automatische Weiterleitung aktivieren.

• Geht zu Einstellungen → Alle Einstellungen → Weiterleitung & POP/IMAP → Weiterleitungsadresse hinzufügen
• Tragt an dieser Stelle eine Weiterleitungsadresse ein.
• Die muss durch einen Klick auf einen Link in einer Bestätigungsmail aktiviert werden.
• Geht nun zurück zu dieser Weiterleitungsseite und aktualisiert den Browser (F5).
• Jetzt könnt ihr festlegen, was geschehen soll, wenn E-Mails an diese Adresse weitergeleitet werden. Empfehlenswert ist, eine Kopie der Mails im Posteingang zu belassen.

Alternativ, etwa wenn ihr nur bestimmte E-Mails weiterleiten möchtet, könnt ihr auch wie oben beschrieben einfach einen Filter erstellen. Gebt dort zum Beispiel ein, von wem die Mails kommen und an wen sie dann gehen sollen.