Nie wieder ein volles Postfach?
Irgendwann ist das E-Mail-Postfach voll und es geht gar nichts mehr. Genau das will Microsoft idealerweise verhindern: Mit einer neuen Funktion soll sich niemand mehr Sorgen um überlaufende Mailboxen machen müssen.
Microsoft: E-Mails mit Auto-Archivierung
Mitte Oktober führt der Konzern eine Auto-Archivierung für Exchange Online ein. Sie funktioniert wie eine Art Notbremse: Wenn das Postfach zu 90 Prozent gefüllt ist, verschiebt das System automatisch ältere Nachrichten in ein bereitgestelltes Archiv. Das geschieht ohne Umwege und ohne zusätzliche Regeln, sagt Microsoft.
Die Idee dahinter: Niemand soll E-Mails verlieren oder ausgerechnet dann ein volles E-Mail-Postfach haben, wenn es drauf ankommt. Microsoft reagiert damit auch auf das wachsende Datenvolumen bei E-Mails durch immer größere Anhänge.
Anders als bisher startet die Archivierung bei Exchange Online nicht erst nach einer bestimmten Zeitspanne, sondern immer dann, wenn der Platz knapp wird. Möglich macht das der sogenannte Managed Folder Assistant, der regelmäßig prüft, wie viel Speicher im Postfach noch frei ist. Ist der kritische Punkt erreicht, wird direkt gehandelt.
Microsoft: E-Mails landen im Archiv
E-Mails verschwinden nicht einfach, sondern landen im Archiv, bleiben durchsuchbar und behalten ihre Ordnerstruktur. Bestehende Archivierungsregeln bleiben aktiv, die neue Funktion ergänzt sie nur. Ausnahmen sind ebenfalls vorgesehen. Wer bestimmte Nachrichten niemals verschieben will, kann sie mit dem „Never Move to Archive“-Tag schützen.
Eine Einschränkung gibt es dann doch. Dem Konzern zufolge greift die Funktion zufolge nur, wenn bereits schon ein Archiv-Postfach eingerichtet ist. Auch automatische Speichererweiterungen müssen separat aktiviert werden. Wer das nicht macht, riskiert weiterhin blockierte Postfächer (Quell: Microsoft Tech Community).
