Transkription bei Teams aktivieren: So funktioniert es

Nie wieder mitschreiben: Teams erstellt ein Transkript eurer Meetings in Echtzeit. So nutzt ihr die Funktion Teams Transkription in vollem Umfang.

Automatische Transkription bei Online-Meetings

Wer kennt es nicht: In einem Meeting werden viele Punkte besprochen, aber im Nachhinein fehlt die Hälfte der Infos. Mit der Transkription bei Microsoft Teams habt ihr automatisch ein schriftliches Protokoll. Praktisch für alle, die Inhalte nacharbeiten wollen oder nicht live teilnehmen konnten. Doch wie aktiviert man das Feature?

Ein Mikrofon sorgt für deutlich bessere Kommunikation in Online-Meetings. In diesem Video vergleichen wir Mikrofone:

Schritt für Schritt: So startet ihr die Transkription in Teams

Damit die Transkription funktioniert, müsst ihr ein paar Voraussetzungen erfüllen:

1. Öffnet die Teams-Desktop-App.
2. Startet ein Meeting oder tretet einem bei.
3. Klickt auf die drei Punkte „Weitere Aktionen“.
4. Wählt „Aufzeichnen und Transkripieren / Transkription starten“.

Die Teilnehmer werden darüber informiert, dass das Meeting mitgeschrieben wird. Nach dem Ende des Meetings könnt ihr die Transkription im Chat oder im Meeting-Protokoll abrufen. Dort lässt sich der Text durchsuchen, herunterladen oder mit anderen teilen.

Wer darf die Transkription starten und verwalten?

Nicht jede Person im Meeting kann automatisch ein Transkript starten oder beenden. Mit Teams Premium und Copilot haben Organisatoren die Möglichkeit, schon bei der Planung die Berechtigungen festzulegen. Zur Auswahl stehen drei Optionen:

• Nur Organisatoren und Mitorganisatoren
• Organisatoren, Mitorganisatoren und Referenten
• Niemand

Nur wer die passende Rolle im Meeting hat, darf Transkripte starten, stoppen, anzeigen oder herunterladen.

So geht’s: Transkriptionssprache in Teams ändern

Manchmal spricht nicht jede Person im Meeting dieselbe Sprache. Damit die Transkription trotzdem zuverlässig funktioniert, müsst ihr die richtige Sprache einstellen. Erkennt Teams einen Sprachkonflikt, werdet ihr automatisch aufgefordert, die Sprache zu aktualisieren. So passt ihr die Sprache an:

1. Klickt in den Meeting-Steuerelementen auf Weitere Aktionen.
2. Geht zu Aufzeichnen und transkribieren.
3. Wählt Transkript anzeigen.
4. Im rechten Bereich findet ihr die Spracheinstellungen.
5. Wählt unter „Gesprochene Sprache“ die richtige Option aus und klickt auf Aktualisieren.

Wenn ihr die Sprache ändern wollt, während die Transkription läuft, müsst ihr sie erst stoppen und danach neu starten. Die gewählte Sprache gilt für alle Teilnehmer. Sobald ihr sie ändert, werden Transkript und Untertitel für alle entsprechend angepasst. Nur mit der Premiumvariante habt ihr die Möglichkeit, die Transkription live zu übersetzen.

Teams unterstützt eine große Auswahl an Sprachen – darunter Deutsch, Englisch (verschiedene Varianten), Französisch, Spanisch, Italienisch, Arabisch, Chinesisch, Japanisch, Russisch und viele mehr. Insgesamt sind über 40 Sprachen und Dialekte verfügbar.

Transkript nach dem Meeting herunterladen

Sobald ein Meeting beendet ist, steht das Transkript automatisch im Kalendereintrag bereit. Standardmäßig können Organisatoren und Mitorganisatoren es als .docx- oder .vtt-Datei speichern.

Je nach Richtlinien eurer Organisation kann auch anderen Teilnehmern die Download-Berechtigung erteilt werden – das hängt von den Einstellungen eures IT-Admins ab. So ladet ihr das Transkript herunter:

1. Öffnet den Chat in Teams.
2. Geht in den Chat des letzten Meetings.Klickt auf Zusammenfassung.
3. Wählt den kleinen Download-Pfeil und entscheidet euch für das gewünschte Dateiformat.

Für ein optimales Ergebnis: Darauf solltet ihr bei der Nutzung achten

Damit die Teams-Transkription wirklich zuverlässig funktioniert, solltet ihr auf ein paar Dinge achten. Störende Hintergrundgeräusche oder parallel geführte Gespräche können die Genauigkeit deutlich verschlechtern.

Am besten nutzt ihr ein gutes Headset oder Mikrofon, sprecht klar und deutlich und lasst nicht mehrere Personen gleichzeitig reden. So habt ihr am Ende ohne großen Aufwand alle wichtigen Infos automatisch aufgezeichnet.