Notizen, Aufgaben, Erinnerungen: So organisiert man sich mit Android-Bordmitteln und kostenlosen Apps

Lukas Funk
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Das Smartphone als ständiger Begleiter bietet sich regelrecht an, als Werkzeug der Selbstorganisation und Planung mit Notizen, Aufgaben und Erinnerungen zu dienen. Google selbst stattet (fast) alle Android-Geräte mit entsprechenden Apps und Funktionen – etwa Google Now – aus, die wir in diesem Artikel beleuchten. Außerdem vergleichen wir, wo diese dedizierten Anwendungen Konkurrenzprodukten überlegen sind und für welchen Zweck sich Apps von Drittanbietern besser eignen.

Notizen, Aufgaben, Erinnerungen: So organisiert man sich mit Android-Bordmitteln und kostenlosen Apps

In dieser Betrachtung soll zwischen den drei im Titel erwähnten Möglichkeiten unterschieden werden, Informationen zu organisieren und darzustellen – Notizen, Aufgaben (im Sinne von ToDo-Listen) und Erinnerungen. In der Praxis und von App zu App verschieden gibt es hier zwar viele Überschneidungen – insbesondere bei Aufgabenlisten und Erinnerungen –, diese grundlegenden Elemente sind aber durchweg erkennbar. Als Metrik und um eine ungefähre Vergleichbarkeit zu ermöglichen, dienen die Klicks, die vom Start der App bis zum Erzeugen eines neuen Eintrags notwendig sind.

Notizen erstellen mit Google Notizen

Notizen dienen dem einfachen Festhalten von Ideen und Informationen. Noch vor der Strukturierung und Organisation steht deshalb der Aspekt der schnellen Verfügbarkeit und einfachen Handhabe im Vordergrund– etwa um einen Gedanken festzuhalten, bevor man diesen wieder verliert oder um einen Brainstorming-Prozess zu dokumentieren. Hierfür stellt Google Keep, seit einiger Zeit im deutschsprachigen Raum unter dem Namen „Google Notizen“ bekannt, die erste Anlaufstelle dar.

In Google Keep/Notizen lassen sich neue Notizen mit nur einem Klick auf das entsprechende Eingabefeld erstellen und mit einem weiteren Speichern. Für mehr Übersicht sorgt die Möglichkeit, einzelnen Notizen Farben zuzuordnen und sie so zu kategorisieren – etwa grün für arbeitsrelevante Information, gelb für Einkaufszettel und so weiter. Mit der erweiterten Suchfunktion lassen sich Notizen dann anhand ihrer Farbe und ihres Inhalts problemlos finden.

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Wer nicht schreiben möchte, kann Notizen auch per Spracheingabe erstellen. Wenn die Hotword-Erkennung von Google Now aktiviert ist, reicht hierzu etwa der kurze Befehl „Okay Google, Notiz an mich selbst: Milch kaufen.“

Der Text von Notizen kann in der App nicht formatiert werden, es ist lediglich Platz für eine vom Fließtext getrennte Überschrift sowie Fotoanhänge. Nicht zuletzt kann jede einzelne Notiz auch mit einer Erinnerungsfunktion versehen werden, die abhängig von Zeit oder Ort auf den jeweiligen Eintrag hinweist. Pluspunkte von Keep sind die Möglichkeit, Notizen zu teilen und somit gemeinsam zu bearbeiten – nützlich etwa für Einkaufszettel für die ganze Familie – sowie die übergreifende Suchfunktion.

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Notizen lassen sich allerdings nicht nur am Smartphone oder Tablet erstellen, sondern auch bequem am Desktop via Web-Interface oder Chrome-App. Beides ist kostenlos und bietet den selben Funktionsumfang, eine App für iOS fehlt aber bislang.

Klicks zum Erstellen einer Notiz: 2

Google Notizen
Entwickler: Google Inc.
Preis: Free
Google Notizen – Notizen & Listen

Alternativen von Drittanbietern

Unter Notizen-Apps stellt Evernote vermutlich die bekannteste Lösung dar. Einen Namen konnte sich Evernote dadurch machen, dass es die vollständigste, aber dadurch auch komplexeste Notizanwendung auf dem Markt ist.

Evernote

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Evernote unterstützt verschiedene Notizbücher – etwa für Arbeit und Privates –, ein Schlagwortsystem zum schnellen Durchsuchen von Notizen, umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten für Text, das Einfügen von Bildern und sogar das direkte Ausschneiden und einfügen ganzer Websites über das Webclip-Tool. Weiterhin sind handschriftliche und Audio-Notizen möglich, zur Kollaboration können Notizen geteilt werden. Wie Google Keep kann Evernote am Smartphone auch auf Fälligkeitsdaten hinweisen, bietet allerdings keine ortsbasierten Erinnerungen.

So bietet sich Evernote vor allem für die Verwaltung und Organisation einer großen Menge von Notizen an; wer nur spontane Ideen aufzeichnen möchte, fühlt sich von der Vielzahl an Möglichkeiten aber eventuell erschlagen. Darüber hinaus werden Screenshots und dergleichen, die man mit der Evernote-eigenen App Skitch, erstellt hat, ebenso im Cloud-Speicher der Notizen-App abgelegt.

Die Anwendung ist auf nahezu allen Plattformen vertreten, von Android übere OS X und iOS, Windows und Windows Phone bis hin zu Chrome und einem Web-Interface. Die Grundversion ist kostenlos installierbar, für Premium-Features wie Offline-Zugriff und erweiterte Suchfunktionen werden 5 Euro pro Monat fällig.

Klicks zum Erstellen einer Notiz: 3

Evernote
Preis: Free
Evernote
Entwickler: Unknown
Preis: Free

Microsoft OneNote

Ein weiterer großer Name in der Welt der Notiz-Apps ist Microsofts OneNote. Diese Anwendung ist ebenso wie Evernote auf allen großen Plattformen verfügbar und bietet einen ähnlichen Funktionsumfang. Für Übersicht sorgt die Gliederungsoption von Notizen in einzelne Notizbücher, die wiederum aus verschiedenen Abschnitten bestehen, in denen Notizen als sogenannte „Seiten“ angelegt werden können.

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Neben Textformatierung und dem Einfügen von Bildern bietet OneNote die Möglichkeit, Notizen handschriftlich zu verfassen – vor allem auf Samsung-Geräten mit S-Pen sehr nützlich. Notizen können als Shortcut auf dem Homescreen abgelegt werden, das Erstellen von Erinnerungen und das Teilen mit anderen ist leider noch nicht direkt möglich.

Klicks zum Erstellen einer Notiz: 2, 3 oder 4 (abhängig von der zuletzt geöffneten Ansicht)

OneNote
Preis: Free

Aufgabenlisten erstellen und abarbeiten

Todo-Listen dienen der Organisation und Planung anstehender Aufgaben, seien sie persönlicher oder professioneller Natur. So lassen sich die kommenden Arbeitsschritte visualisieren und überblicken aber auch simple Dinge wie Einkäufe auflisten, sodass man keinen weiteren Gedanken an sie verschwenden muss, bis sie relevant werden.

Hierfür bietet Android noch keine dedizierte Lösung. Stattdessen ermöglicht die bereits besprochene Notizen-App, eine Notiz mit Checkboxen statt mit Fließtext zu erstellen. Dies mag für Einkaufslisten genügen, hat aber den entscheidenden Nachteil, dass nur die gesamte Liste mit einem Erinnerungs- respektive Fälligkeitsdatum ausgestattet werden kann, nicht aber ein einzelner Punkt. Grund genug, in dieser Kategorie den Apps von Drittanbietern mehr Aufmerksamkeit zu widmen.

Wunderlist

Mit 4 Jahren Entwicklungsgeschichte gehört Wunderlist zu den Klassikern der Organisations-Apps auf Android, iOS und Desktop-Systemen. Überzeugen kann die App mit einfachen Grundfunktionen, die nach Belieben und Bedarf mit komplexeren Profi-Features erweitert werden können.

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Grundsätzlich erfolgt die Organisation in Listen, wobei jede Liste eine beliebige Anzahl von Punkten umfassen kann. Punkte können wiederum aus Unterpunkten bestehen, mit Notizen und Dateianhängen sowie Fälligkeitsdaten versehen werden. Dank integriertem Sharing können mehrere Nutzer eine Liste bearbeiten, Außenstehende können dank der Veröffentlichung auf der Web-Plattform kooperieren. Für professionelle Zusammenarbeit kennt die Pro-Version für 4,49 Euro im Monat weiterhin Nutzerrollen, sodass Verantwortliche Aufgaben an Mitarbeiter delegieren können.

Wie keine andere Anwendung schafft es Wunderlist, einfach bedienbar und dennoch für professionelle Anwender interessant zu sein. Lediglich die Optik wirkt an manchen Ecken etwas angestaubt.

Klicks zum Erstellen einer Aufgabe: 3

Wunderlist: To-Do Liste
Wunderlist for Chrome
Entwickler: Unknown
Preis: Free

Any.DO

Any.DO präsentiert sich wahlweise aufgabenorientiert wie Wunderlist oder aber zeitlich geordnet. Hierzu werden Aufgaben einzeln erstellt und mit einem Fälligkeitszeitpunkt sowie einer Kategorie versehen – etwa „Persönlich“, „Geschäftlich“ oder „Einkaufen“.

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Die große Stärke von Any.DO liegt darin, dass es sich nahtlos in den Tagesablauf einfügt und dem Nutzer so viel Arbeit wie möglich abnimmt. Dies geschieht beispielsweise durch das schnelle Hinzufügen von Aufgaben – mit einem Klick auch per Texteingabe –, die intelligenten Vorschläge der Auto-Vervollständigung, das halbautomatische Erinnern an verpasste Anrufe und den „Any.DO Moment“. Letztere Funktion poppt zu einer vorher festgelegten Tageszeit auf und fordert den Nutzer auf, die anstehenden Aufgaben des Tages zu planen. Ähnlich Wunderlist beherrscht die App Unteraufgaben und das Kollaborieren mit anderen Nutzern, allerdings weit weniger ausgeprägt und ohne Aufgabenverteilung.

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Optisch gestaltet sich Any.DO minimalistisch mit viel Weißraum und betonter Typographie. Die App ist neben Android auch für iPhones sowie Chrome und das Web verfügbar und in der Grundversion kostenlos, während Premium-Features wie mehr Farbschemata und ortsbasierten Erinnerungen ab 2,25 Euro im Monat zu haben sind.

Klicks zum Erstellen einer Aufgabe: 2

Any.do
Entwickler: Unknown
Preis: Free

Todoist

Todoist ähnelt Any.DO in vielerlei Hinsicht, kommt aber ohne die von einigen Nutzern möglicherweise als störend empfundenen Hilfestellungen wie Tagesplanung und Anruferinnerungen aus. Dafür bietet Todoist ein motivierendes Karma-System, das erledigte Aufgaben mit Punkten belohnt und eine nette Abwechslung zur ansonsten eher funktional gestalteten App darstellt. Sind an einem Tag alle Aufgaben abgearbeitet, fordert die App außerdem im „Inbox Zero-Stil“ zur kreativen Tagesgestaltung auf.

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Aufgaben werden dem Nutzer aus einer erweiterbaren Liste von Projekten zugeschrieben und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Einzelne Aufgaben können Unterpunkte verschiedener Hierarchiestufen besitzen, ganze Projekte zur Kollaboration mit anderen Nutzern geteilt werden. Zudem erlauben es Etiketten (nur in der Pro-Version) und Prioritäten, auch bei vielen anstehenden Aufgaben mit Filtern, den Überblick zu behalten.

Todoist ist kostenlos mit nativen Anwendungen auf fast allen Systemen verfügbar, außerdem existieren Plugins etwa für Thunderbird und Outlook. Die Premium-Mitgliedschaft ist ab 1,92 Euro im Monat erhältlich und aktiviert unter anderem verbesserte Such- und Filteroptionen, Erinnerungen per Mail und SMS sowie automatische Backups.

Todoist: To-Do | Aufgabenliste
Entwickler: Doist
Preis: Free

Erinnerungen erstellen mit Google Now

Im letzten Abschnitt dieses Artikels nehmen wir das native Erinnerungssystem von Google unter die Lupe, das mit Google Now eingeführt wurde und sich inzwischen auch im Kalender sowie der Gmail-Alternative Inbox wiederfindet. Insbesondere in Verbindung mit dem Google Now Launcher – oder alternativen Homescreens, die das Hotword „Okay, Google“ verstehen – können Erinnerungen über Googles intelligenten Assistenten von jeder App und jedem Bildschirm aus erstellt werden.

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Die einfachste Methode, eine solche Erinnerung zu erstellen, stellt die Spracheingabe dar. Dank „Hotword“-Erkennung reicht ein einfacher Satz wie „Okay Google, erinnere mich morgen Mittag daran, Milch zu kaufen“, um eine entsprechende Erinnerung einzurichten.

Wer sich in Gesellschaft befindet oder aus anderen Gründen nicht mit seinem Smartphone sprechen möchte, kann alternativ den Satz in die Google-Suchleiste eintippen. Ein kurzes „Neue Erinnerung“ – ganz gleich, ob in geschriebener oder gesprochener Form – öffnet eine entsprechende Detailansicht, in der Zeit, Datum oder Ort der Erinnerung manuell ausgewählt werden können.

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Zu einer Übersicht erstellter Erinnerungen gelangt man auf eine etwas umständliche Art, die Abhängig von der verwendeten Android-Version ist: Unter Android 5.0 Lollipop wischt man die linke Seitenleiste von Google Now herein und wählt den Eintrag Erinnerungen, in Android 4.4 KitKat oder älter scrollt man ganz ans untere Ende der Karten und wählt das Erinnerungs-Icon – den Finger mit Schleife. Diese wenig intuitive, unübersichtliche Darstellung ist der große Nachteil an Googles Erinnerungen und einer der Gründe, weshalb sie hier separat von Aufgaben- und Todo-Apps betrachtet werden.

Eine schnellere Übersicht sowie die Darstellung von Erinnerungen in Relation zu normalen Terminen bietet die neueste Version von Googles Kalender-App. Dort sollte in den Einstellungen für jeden Gmail-Account neben den Kalendern ein Eintrag „Erinnerungen“ erscheinen, dem wie jedem anderen eine Farbe zugewiesen und der ein- und ausgeblendet werden kann.

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Bislang sind Googles Erinnerungen regulär nur auf Smartphones und Tablets verfügbar, die hauseigene Gmail-Alternative Inbox, die sich noch im geschlossenen Beta-Stadium befindet, erlaubt aber das Erstellen neuer Einträge auch am Desktop. Hierzu bewegt man den Cursor über den großen roten Floating Action Button (FAB) rechts unten und wählt den Eintrag mit dem bekannten Erinnerungs-Icon aus. Am Smartphone erstellte Erinnerungen erscheinen übrigens an relevanten Tagen automatisch auch in der Inbox.

Klicks zum Erstellen einer Erinnerung: 2

Google
Entwickler: Google Inc.
Preis: Free
Google Kalender
Entwickler: Google Inc.
Preis: Free
Inbox by Gmail
Entwickler: Google Inc.
Preis: Free

Fazit

Android bietet zur Selbstorganisation die wichtigsten Tools „Out-of-the-Box“ an, lediglich an übersichtlichen Aufgabenlisten mangelt es bisher. Es ist aber absehbar, dass Googles Erinnerungen diese Aufgabe zukünftig mit übernehmen werden, auch wenn das Unternehmen sich noch nicht ganz im Klaren zu sein scheint, ob dies über eine eigene Übersicht oder die Integration in andere Dienste erfolgen soll.

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In der Zwischenzeit und als Alternative zu Googles Diensten und Apps bietet der Play Store eine ganze Reihe interessanter und gut gemachter Apps – noch weit mehr, als in diesem Artikel Platz gefunden haben. Zu nennen wären hier etwa Remember the Milk oder das komplexe Trello, das mehr Kooperationsplattform denn Aufgabenverwaltung darstellt. Ein Blick auf die ehemals beliebten aber mittlerweile eingestellten Dienste Astrid und Springpad zeigt zudem, wie hart umkämpft der Markt in Sachen Selbstorganisation ist. Übrigens: Mit Ausnahme von Any.DO sind alle der hier erwähnten Apps kompatibel mit Android Wear, entweder automatisch oder durch ein installierbares Add-On im Play Store.

Nun seid ihr dran: Wie organisiert ihr euren Alltag mit Android? Welche Apps nutzt ihr, für welche Aufgaben verlasst ihr euch lieber auf Notizblock und Stift? Wir sind gespannt auf eure Wortmeldungen im Kommentarbereich.

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