Die mysteriöse Elena: Alle Infos zur neuen gesetzlichen Arbeitnehmer-Datenspeicherung

Franziska Huebscher

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Mit dem Ziel der Einsparung von Verwaltungskosten in Behörden und der freien Wirtschaft wurde am 25.06.2008 das ELENA-Verfahren beschlossen. Ein gutes dreiviertel Jahr später, am 28.03.2009 wurde dann das zugehörige ELENA Verfahrensgesetz verabschiedet. ELENA steht für “elektronischer Entgeltnachweis”. Mit ELENA werden Behörden zukünftig bspw. im Falle eines Antrages auf Elterngeld direkt auf die benötigten Gehaltsinformationen zugreifen. Dafür braucht der Sachbearbeiter jedoch deine persönliche Chipkarte und du tippst deine PIN ein, damit kein unkontrollierter Zugriff auf deine Daten erfolgen kann.  Angestellte müssen dank ELENA nicht mehr einen Papierantrag ausfüllen und vom Arbeitgeber abzeichnen oder vervollständigen lassen. Das liest sich erst einmal völlig unscheinbar. Doch was steht tatsächlich im entsprechenden Gesetzesbeschluss? Und was bedeutet das im Einzelnen für dich? Hier die wichtigsten Infos zum Nachlesen und downloaden.

Einsparungen bringt ELENA faktisch vorerst nicht. Die gesammelten Daten werden frühestens 2012 von Behörden zur Berechnung von Eltern-, Wohn- oder Arbeitslosengeld genutzt werden können. Bis dahin erfahren Arbeitgeber also nicht die angepriesene Entlastung, sondern müssen Lohnabrechnungen doppelt ausgeben – nämlich auf Papier für Angestellte und digital an ELENA.

Ins Gerede kam ELENA insbesondere durch das Wirken von Peter Schaar. Der Bundesbeauftragte für Datenschutz hinterfragt, ob die massenhafte Speicherung dieser Daten auf Vorrat mit unserem Grundgesetz konform geht und “überhaupt angemessen” sei.

Denn neben den “Stammdaten” und Gehaltsinformationen werden in Zukunft auch Hintergrundinformationen zu ausgesprochenen Kündigungen an ELENA übermittelt. Dabei steht es dem Arbeitgeber im Augenblick noch frei, wie er diese Informationen in einem Freitextfeld formuliert. Andere Informationen werden im Multiple-Choice-Verfahren an ELENA weitergegeben, womit gewährleistet ist, dass der Arbeitnehmer auf diesem Wege nicht benachteiligt gegenüber anderen Arbeitnehmern ist.

Weiterhin fragwürdig bleibt, wozu Informationen zur Ausbildung des Arbeitnehmers, der jährlich vereinbarte Urlaubsanspruch oder zu privaten Rentenversicherungen übermittelt werden müssen. Ursprünglich sollten sogar Streiktage an Elenas Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt werden sollten.

Wer die eigenen gespeicherten Daten überprüfen will, hat nur eine Möglichkeit und das auch erst ab 2012: ein Kartenlese-Gerät mit Tastenfeld. Wer hat das bitteschön schon zuhause? Die Kosten für die Chipkarte und die elektronische Signatur muss man ebenfalls selbst übernehmen.

Welche Daten werden gespeichert?

Dass ELENA nicht nur (Infos über) dein Geld will, zeigt die folgende Liste der Daten, die Vater Staat ab sofort monatlich von deinem Chef bekommt:

- Geburtsdaten und Adresse des Arbeitnehmers
- Adresse des Arbeitgebers, ggfs. abweichender Beschäftigungsort
- Steuerklasse, Freibeträge, Sozialversicherungsdaten
- Entgelte (also Lohn- und Gehaltszahlungen)
- Beginn (und Ende) des Beschäftigungsverhältnisses
- Fehlzeiten, Urlaubsanspruch, wöchentliche Arbeitszeit
- Informationen zum geplanten Ausbildungsende
- Nebenbeschäftigung von Arbeitslosen, Heimarbeit
- Informationen zu Versicherungsverhältnissen in Privaten Renten- oder Krankenversicherungen
- Arbeitgeberzuschüsse zu Privaten Renten- oder Krankenversicherungen

ab 01.07.2010 wird zusätzlich gespeichert:

- Hat der Arbeitnehmer gekündigt oder wurde er entlassen?
- Wann endete das Arbeitsverhältnis?
- Wie lange war die Kündigungsfrist?
- Was war der Anlass für die Kündigung?
- Durch wen wurde die Kündigung veranlasst (Arbeitgeber/Arbeitnehmer)
- Handelte es sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis?
- Wurde ein Aufhebungsvertrag geschlossen oder handelt es sich um eine betriebsbedingte Kündigung?
- Wurde eine Klage auf Kündigungsschutz erhoben?
- Auf welchem Weg wurde die Kündigung zugestellt?
- Wurde eine Sozialauswahl vom Arbeitgeber vorgenommen?

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Alle Daten werden für 2 Jahre gespeichert – es sei denn, sie werden für ein amtliches Verfahren wie bspw. einen Gerichtsprozess benötigt. Die maximal mögliche Speicherungsdauer beträgt 5 Jahre, danach erfolgt die automatische Löschung.

Wer darf auf die, über dich gespeicherten, Daten zugreifen?

Im Augenblick ist es vorgesehen, dass Anträge auf Arbeitlosen-, Wohn- und Elterngeld ab 2o12 mit Daten aus der zentralen Speicherstelle (ZSS) von ELENA verarbeitet werden. Nur den Sachbearbeitern der entsprechenden Behörden soll nach aktuellem Kenntnisstand Zugriff auf deine Daten gewährt werden.

Hier findest du alle Infos rund um ELENA zum Download:

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Das Elena Verfahrens-Gesetz zum Download

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Arbeitnehmer-Anmeldebogen durch den Arbeitgeber bei ZSS

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4-seitiges Formblatt mit Informationen zu Kündigungsgründen

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