Eine E-Mail-Signatur gehört zur professionellen Aufmachung des elektrischen Kommunikationsmittels. Durch die Signatur am Ende der Nahricht, weiß der Empfänger sofort mit wem er es zu tun hat und über welche Möglichkeiten er den Kontakt mit dem Absender aufnehmen kann. Bei geschäftlichen Angelegenheiten ist die E-Mail-Signatur sogar Pflicht. Wir haben euch in folgendem Ratgeber einige Vorlagen für E-Mail-Signaturen vorbereitet, an denen ihr euch orientieren könnt.
Die ideale E-Mail-Signatur sollte dem Empfänger die aufs wesentlichste reduzierten Daten geben, die er über den Absender benötigt. Je nach Verwendungszweck können sich diese Angaben unterscheiden. Am wichtigsten sind jedoch der Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse sowie ein alternativer Kontaktkanal, beispielsweise die Telefon- oder Handynummer. Für Privatpersonen sind E-Mail-Signaturen zwar rein optional, können sich aber beispielsweise bei Bewerbungsschreiben oder anderem wichtigen E-Mail-Verkehr positiv auswirken. Dazu hilft es dem Empfänger bei der Zuordnung und Kontaktaufnahme.
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E-Mail-Signatur Vorlagen (Privatperson)
Neben den Grundangaben kann man der Signatur natürlich auch seinen perönlichen Touch verleihen, Links zu den Profilen der sozialen Netzwerke hinzufügen oder die eigenen Projekte oder die eigene Webseite unterbringen. Dabei sollte man aber weiterhin darauf achten, dass die E-Mail-Signatur nicht allzu überladen wirkt.
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Für gewöhnlich sollte man die Signatur von solchen Dingen wie dem eigenen Lebensmotto, Grafiken, Zitaten und anderen Spielerein eher freihalten. Aber natürlich bestätigt auch hier die Ausnahme die Regel. Als Motivationstrainer kann man durchaus auch sein Mantra unterbringen, als Grafikdesigner die Signatur mit einem stilvollen Bildelement ergänzen und so weiter.
E-Mail-Signatur Vorlage (Geschäftlich)
Bei geschäftlichen E-Mails ist eine Signatur Pflicht. Dazu gibt es einige Pflichtangaben zu beachten, die in der E-Mail-Signatur zwingend enthalten sein müssen:
- Name und Rechtsform der Firma
- Firmensitz (Vollständige Anschrift, Telefon & E-Mail)
- Handelsregisternummer & Gerichtsstand
- Verantwortliche (Geschäftsführer, Vorstandmitglieder etc.)
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Natürlich kann die E-Mail-Signatur nach Belieben formatiert werden. Häufig setzen Firmen zur Marken-Wiedererkennung noch ihr Logo, oder das Logo ihres Produkts in die Signatur.
Benutzt ihr auch privat eine E-Mail-Signatur oder verwendet ihr sie nur für wichtige Mails? Lasst es uns in den Kommentaren wissen.
Bildquelle: iprostocks via Shutterstock
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