Wer Kleinunternehmer ist, sollte sich der Kleinunternehmerregelung bewusst sein. Wir haben für euch alle wichtigen Informationen zusammenfasst und stellen sie euch gebündelt vor.
Falls ihr gerade plant, euch selbstständig zu machen, beispielsweise mit einem eigenen Onlineshop, so solltet ihr einige Dinge beachten. Denn die Selbstständigkeit kann mit unter kompliziert sein. Wenn ihr noch nicht wisst, ob das Kleinunternehmertum etwas für euch ist, kann euch unserer Artikel eventuell weiter helfen. Wir definieren euch, wann ihr als Kleinunternehmer geltet, was die Kleinunternehmer-Grenze ist, was ihr beachten müsst und geben euch zusätzliche Tipps für die Kleinunternehmerregelung 2024.
Kleinunternehmerregelung: Das steckt dahinter
Wer als Kleinunternehmer gilt, zahlt in der Regel keine Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) und genießt damit eine besondere steuerliche Regelung. Des Weiteren müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt abgegeben werden. Gleichzeitig bekommen Kleinunternehmer allerdings auch nicht die Vorsteuer erstattet, also die Umsatzsteuer, die selbst bei Einkäufen für das Unternehmen oder die Tätigkeit entrichtet wurde. Wer auf die Regelung verzichtet, muss mit dieser Entscheidung für die nächsten fünf Jahre leben, da sie in diesem Zeitraum nicht revidierbar ist.
Wer ist Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer sind Selbstständige oder Freiberufler, die jährlich unter eine bestimmte Grenze an Umsatz fallen. Solange ihr nicht mehr als 22.000 Euro im Jahr verdient, geltet ihr als Kleinunternehmer. Zudem darf euer Umsatz im Vorjahr ebenfalls diese Grenze nicht überschreiten und euer Einkommen des kommenden Jahres darf nicht über 50.000 Euro liegen. Bis 2020 war die Grenze noch bei 17.500 Euro. Verdient ihr mehr als das, so müsst ihr unter anderem Einkommens- und Umsatzsteuer zahlen. Habt ihr ein Unternehmen, wie zum Beispiel einen Onlineshop, und habt einen höheren Umsatz, so müsst ihr ein Gewerbe anmelden.
Abgrenzung: Kleinunternehmer vs. Kleingewerbe
Häufig werden die Begriffe „Kleinunternehmer“ und „Kleingewerbe“ synonym verwendet, sie beschreiben aber zwei unterschiedliche Dinge. Zwar sind Kleingewerbe auch gleichzeitig Kleinunternehmer, wenn ihr Umsatz auch unter 22.000 Euro im Jahr fällt, es gibt aber wesentliche Unterschiede. Ein Kleinunternehmer ist jeder, der mit seinen selbstständigen oder freiberuflichen Tätigkeiten unter die Jahresumsatzgrenze von 22.000 Euro fällt. Ein Kleingewerbe ist hingegen ein Gewerbe, das aufgrund seines geringen Umsatzes und des kleinen Umfangs der Geschäfte nicht in das Handelsregister eingetragen werden muss. Es unterliegt nicht den Buchführungspflichten des Handelsgesetzbuch (HGB) und ist nicht bilanzierungspflichtig. Grundsätzlich liegt die Jahresumsatzgrenze bei Kleingewerben bei 800.000 Euro.
Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
- Befreiung von der Umsatzsteuer: Auf Rechnungen muss keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden und Einnahmen sind rein netto zu bewerten.
- Somit auch keine Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung: Es bedarf keiner regelmäßigen Erklärungen der Umsatzsteuerpflicht an das Finanzamt.
- Günstigere Preise: Da keine Umsatzsteuer gezahlt werden muss, können Preise dementsprechend niedrig angepasst werden.
- Geringer Buchführungsaufwand: Es ist keine doppelte Buchführung nötig.
- Nutzung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung: einfachere Gewinnermittlung (Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn)
Nachteile der Kleinunternehmerregelung
- Kein Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuern, die bei Ausgaben gezahlt werden, können nicht vom Finanzamt zurückgefordert werden.
- Keine Überschreitung eines Jahresumsatzes von 22.000 Euro: Überschreitung dieser Grenze bedeutet die Aberkennung des Kleinunternehmerstatus.
- Nachzahlung bei Überschreitung: Wird die Grenze überschritten, so muss für das gesamte Jahr nachträglich Umsatzsteuer abgeführt werden.
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
Es kommt auf verschiedene Faktoren an, wenn man evaluieren möchte, ob sich die Kleinunternehmerregelung lohnt. Folgende Fragen sollte man sich stellen:
- Wie viel Jahresumsatz ist für mich und/oder mein Unternehmen realistisch? (bzgl. Umsatzsteuer)
- Werde ich den Jahresumsatz von 22.000 Euro im nächsten Jahr überschreiten?
- Wie viele Investitionen und/oder Ausgaben werde ich innerhalb meines Unternehmens tätigen? (bzgl. Vorsteuer)
- Wie wichtig ist es mir, den bürokratischen Aufwand so gering wie möglich zu halten? (bzgl. einfacherer Buchführung)
Grundsätzlich lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für Unternehmer, die mit ihrem Unternehmen gerade erst am Anfang stehen und noch einen geringen Umsatz zu verbuchen haben. Auch Unternehmen, die generell einen niedrigen Jahresumsatz haben, können hier profitieren. Zudem ist die Regelung für Freiberufler attraktiv, die wenig verdienen oder deren Einnahmen von Monat zu Monat sehr schwanken. Falls ihr euch nicht sicher seid, ob die Kleinunternehmerregelung etwas für euch ist, so solltet ihr euch an einen Steuerberater wenden. Das Gespräch mit diesem kann viele Dinge klären und auch alternative Perspektiven aufzeigen.
Steuern und Buchhaltung für Kleinunternehmer
#1 Welche Steuern müssen Kleinunternehmer zahlen?
Kleinunternehmer müssen zwar keine Umsatzsteuer zahlen, dafür aber andere Steuern. Zum einen wäre das die Einkommenssteuer: Der Gewinn des Unternehmens muss entsprechend versteuert werden. Im Jahr 2024 liegt der Grundfreibetrag bei 11.604 Euro für Alleinstehende und 23.208 Euro für Verheiratete. Gewinne, die bis zu dieser Grenze erzielt werden, müssen nicht versteuert werden. Zum anderen kann es sein, dass Gewerbesteuer gezahlt werden muss, da Kleinunternehmer grundsätzlich gewerbesteuerpflichtig sind. Diese muss allerdings nur gezahlt werden, wenn der Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 Euro überschritten wird. Da für Kleinunternehmer die Jahresumsatzgrenze sowieso bei 22.000 Euro liegt, fällt die Gewerbesteuer weg. Hinzu können, je nach Tätigkeitsfeld, weitere Steuern hinzukommen. Hier ist es wichtig, dass ihr euch ausreichend informiert und auch bei diesem Punkt das Gespräch mit einem Steuerberater in Erwägung zieht.
#2 Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer
Eine richtige und vollständige Rechnung als Kleinunternehmer zu schreiben, ist sehr wichtig. Folgende Angaben müsst ihr in eurer Rechnung machen:
- Name und Anschrift des Rechnungserstellers (das seid ihr und/oder euer Unternehmen)
- IBAN des Rechnungserstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (eure Kunden)
- Rechnungsnummer (nummeriert eure Rechnungen je nach Jahr; zum Bsp: Rechnung Nr. 4/2024)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
- Leistungsdatum (nennt das Datum, an welchem eure Leistung erbracht wurde)
- Menge und Art der erbrachten Leistung und/oder Produkte (genaue Bezeichnung der Tätigkeit und der Quantität)
- Preis (Angabe des Preises; dies ist natürlich der Nettopreis)
- Zahlungsziel (Angabe, bis wann der angegebene Betrag überwiesen werden muss, kann weggelassen werden)
- Hinweis auf Kleinunternehmerregelung (extrem wichtig!)
Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ist extrem wichtig, denn dieser weist daraufhin, dass ihr der Kleinunternehmerregelung unterliegt und keine Umsatzsteuer zahlen müsst. Sie kann wie folgt formuliert sein:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Kleinunternehmerregelung: Die häufigsten Missverständnisse
Wir haben für euch die häufigsten Irrtümer in Sachen Kleinunternehmerregelung aufgeklärt:
- Ob man sich der Kleinunternehmerregelung unterstellen möchte, bleibt jedem selbst überlassen. Selbst wenn nur ein geringer Jahresumsatz verbucht wird, kann man trotzdem die Umsatzsteuer zahlen, wenn man das denn möchte.
- Auch wenn man als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit ist, so müssen trotzdem Einkommens- und Gewerbesteuer gezahlt werden.
- Die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist freiwillig, unabhängig von der Kleinunternehmerregelung.
- Auch wenn die Buchführung als Kleinunternehmer vereinfacht ist, so muss sie trotzdem gemacht werden. Kleinunternehmer unterstehen ebenfalls der Aufbewahrungspflicht und müssen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen.
- Die Kleinunternehmerregelung gilt für eine einzelne Person und nicht für ein Unternehmen. So dürfen Personen, die mehrere Unternehmen besitzen, die Jahresumsatzgrenze von 22.000 Euro mit den Einnahmen von all ihren Unternehmen zusammengerechnet nicht überschreiten.
Fazit
Wenn man als Unternehmer oder Freiberufler unter der Jahresumsatzgrenze von 22.000 Euro liegt, so kann man sich freiwillig der Kleinunternehmerregelung unterziehen. Diese kann viele Vorteile mit sich bringen. So ist man als Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig, hat eine vereinfachte Buchführung und kann günstigere Preise anbieten. Es gibt allerdings auch einige Nachteile. Der Jahresumsatz von 22.000 Euro darf nicht überschritten werden. Wird er trotzdem überschritten, so muss für das ganze Jahr die Umsatzsteuer nachgezahlt werden. Auch kann die Umsatzsteuer, die bei Ausgaben für das Unternehmen gezahlt wird, nicht vom Finanzamt zurückgefordert werden. Obwohl die Umsatzsteuer wegfällt muss die Einkommenssteuer und gegebenenfalls die Gewerbesteuer gezahlt werden. Um Probleme vorzubeugen und alle nötigen Informationen zu haben, kann es extrem hilfreich sein, sich einen Steuerberater an die Seite zu holen und mit diesem alle abschließenden Fragen zu klären. Eine vollständige und korrekte Rechnung als Kleinunternehmer zu schreiben ist wichtig. Hier ist besonders darauf zu achten, dass ein Hinweis auf den Entfall der Umsatzsteuerpflicht vermerkt wird.
Schnelles FAQ zur Kleinunternehmerregelung
Wie hoch ist die Grenze für Kleinunternehmer?
Die Grenze für die Kleinunternehmerregelung 2024 liegt bei 22.000 Euro im Jahr. Bis 2020 lag sie bei 17.500 Euro, wurde im selben Jahr angehoben und seitdem nicht wieder erhöht.
Welche Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?
Unter der Kleinunternehmerregelung darf euer Jahresumsatz die 22.000 Euro nicht überschreiten, ansonsten müsst ihr für das gesamte Jahr die Umsatzsteuer nachzahlen. Außerdem könnt ihr die gezahlte Umsatzsteuer bei euren Ausgaben nicht vom Finanzamt zurückfordern.
Hat sich im Jahr 2024 etwas an der Kleinunternehmerregelung geändert?
Nein. Auch in diesem Jahr liegt die Grenze des Jahresumsatz für Kleinunternehmer bei 22.000 Euro. An den sonstigen Regelungen wurde auch nichts geändert.
Was muss als Kleinunternehmer beim Finanzamt abgegeben werden?
Kleinunternehmer müssen eine Einkommenssteuererklärung abgeben, in der sie ihre Einnahmen, Ausgaben und ihren Gewinn offen darlegen. Dies ist unter der Kleinunternehmerregelung ganz einfach mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auszurechnen. Je nach dem kann es sein, dass weitere Unterlagen abgegeben werden müssen, wie beispielsweise Belege für die Ausgaben. Auch hier empfiehlt sich bei Unsicherheit der Rat eines Steuerberaters.
Müssen Kleinunternehmer Gewerbesteuer zahlen?
Grundsätzlich sind Kleinunternehmer gewerbesteuerpflichtig. Liegt der Gewinn aber unterhalb der Grenze von 24.500 Euro, so entfällt die Gewerbesteuer.
Kann ich als Kleinunternehmer Anschaffungen von der Steuer absetzen?
Ja. Hat die Anschaffung etwas mit eurer Tätigkeit zu tun; kauft sich beispielsweise eine Online-Journalistin einen neuen Laptop, um ihre freiberuflichen Tätigkeiten weiterhin auszuführen, so kann der Kauf als Betriebsausgabe verbucht und von der Steuer abgesetzt werden. Nicht alle Ausgaben sind jedoch in voller Höhe absetzbar, manchmal ist auch nur ein Teil möglich. Um Anschaffungen von der Steuer absetzen zu können, müssen unbedingt die Belege aufbewahrt werden. Hier ist es ebenfalls wichtig den Rat eines Steuerberaters einzuholen.
