Serienbrief erstellen und per Email versenden mit Word und Outlook

Microsoft Word 2019
1. Empfängerliste in Excel anlegen
- Neues Excel-Dokument öffnen
- Alle benötigten Informationen wie bspw. Anrede, Name und E-Mail-Adresse in eine Excel-Mappe eintragen; 1 Zeile je Empfänger (mehr bzw. andere Informationen als hier gezeigt sind möglich)
- Excel-Datei unter einem frei wählbaren Namen speichern

2. Serien-Email-Vorlage in Word erstellen
- Neues Word-Dokument öffnen
- Im Menü unter „Extras“ > „Briefe und Sendungen“ > „Seriendruck-Symbol-Leiste einblenden“
- Datenquelle durch Klick auf entsprechendes Symbol öffnen

- Im Menü das zuvor erstellte und gespeicherte Excel-Dokument auswählen
- Tabelle 1 auswählen
3. Serien-Brief-Datenfelder und Nachrichten-Text einfügen
- Auf Symbol „Seriendruckfelder einfügen“ klicken; die in der Empfängerliste angegebenen Spalten-Überschriften werden automatisch zur Wahl gestellt
- Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken; es wird an der Position des Cursors automatisch ins Word-Dokument eingefügt
- Vorgang ggfs. wiederholen, bis alle Platzhalter-Felder an der richtigen Stelle im Dokument platziert sind

- Zur Prüfung der Ergebnisse auf das Symbol „Seriendruck-Vorschau“ in der Seriendruck-Symbolleiste klicken > alle Seriendruck-Felder werden mit dem ersten Eintrag aus der Empfängerliste ersetzt
- Mit den Pfeil-Symbolen „Nächster Datensatz“ in der Seriendruck-Leiste kann man einfach alle Empfänger durchklicken und sich von der Korrektheit der Ersetzungen überzeugen
4. Fertige Serien-Email versenden
- Das Symbol „Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben“ anklicken > Menü-Fenster öffnet sich
- Text für den Nachrichten-Betreff ins Feld „Betreffzeile“ eintippen
- E-Mail-Format (Text oder HTML) auswählen
- Empfänger-Anzahl analog zum bekannten Druckmenü (von/bis) ggfs. beschränken; sonst einfach leer lassen
- „OK“ drücken
- Das E-Mailing wird automatisch über dein Outlook-Konto an alle Empfänger versendet
- In den gesendeten Nachrichten im Outlook siehst du die verschickten Serien-Emails
- FERTIG!