Praxistipp Word: Dokumente zusammenfügen

Marco Kratzenberg

Es ist eine weit verbreitete Technik, einen komplexen Text in mehrere Dateien zu zerlegen. Später kann man mehrere Word-Dokumente zusammenfügen und eine Datei daraus machen. Diese Verbindung ist leichter, als man vielleicht denkt. So klappt’s!

Wenn man mehrere Word Dokumente zusammenfügen will, sollte man sich selbst Arbeit ersparen, indem man wenigstens bei allen die gleiche Formatvorlage nutzt. Es wirkt unprofessionell, wenn es in der späteren Datei Formatierungssprünge gibt. Generell ist es kein Problem, wenn man Seiten im Hochformat und Querformat mischt. Auch wenn man in Word nur einzelne Seiten im Querformat formatiert, ist das kein Hindernis. Schließlich bezieht sich das in erster Linie auf die Richtung des Ausdrucks. Hauptsache die Randabstände stimmen, falls man den Ausdruck binden oder abheften will.

Word Dokumente zusammenfügen: Objekte einfügen

Wenn wir Word Dokumente zusammenfügen wollen, dann müssen wir eine Grundregel beachten. Wir selbst müssen die Reigenfolge vorgeben und im Blick behalten! Wir starten mit einer Datei und dort fügen wir den Inhalt einer weiteren Datei ein. Der einzufügende Inhalt landet an der Stelle, an der wir das Zusammenfügen starten! Öffnen wir also einfach eine Datei und wollen diese dann mit einer anderen Datei verbinden, dann wird dieser zweite Inhalt an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor zu Beginn der Aktion befindet.

Die richtige Vorgehensweise ist also:

  • Erst die Datei öffnen, in der wir alle Word Dokumente zusammenfügen wollen. Vielleicht sollte das zu Anfang eine leere Datei sein.
  • Den Cursor in dieser Datei an die Stelle bewegen, an der der Inhalt der zweiten Datei auftauchen soll.
  • Inhalt einfügen.
  • Zwischenspeichern!
  • Den Cursor an die nächste Stelle bewegen, an der der Inhalt einer weiteren Datei eingefügt werden soll.
  • …und so weiter

 

In der Praxis können wir dafür eine eigene Funktion von Word nutzen. Im Kartenreiter Einfügen gibt es ja verschiedene Möglichkeiten, Inhalte aller Art in Word einzufügen. Eher versteckt ist der Menüpunkt Objekt. Ein Klick darauf gibt uns zwei Optionen:

  • Objekt
  • Text aus Datei

Die zweite Funktion nutzen wir, um mehrere Dokumente in Word zusammenzuführen. Text bedeutet hier nicht, wie man vielleicht annehmen könnte, dass nur die reinen Textinhalte aus der zweiten Datei übernommen werden. Tatsächlich sucht man sich dann die Word-Datei aus, die man mit der ersten zusammenfügen will und übernimmt alles aus dieser Datei. Bilder, Links, Formatierungen werden hier in das Zieldokument geschrieben.

Die Vorgehensweise ist also, wie bereits oben beschrieben:

  • Ziel-Datei öffnen oder neue Datei anlegen.
  • Cursor an Zielort bewegen.
  • Menü Einfügen öffnen.
  • Menüpunkt Objekt anklicken.
  • Text aus Datei anklicken
  • Eine Word-Quelldatei öffnen.
  • Der gesamte Inhalt aus dem Word Quell-Dokument wird in die Zieldatei eingeführt.
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Word: Zeilenumbruch anlegen & löschen (Tricks) – so geht’s.

Word Dokumente zusammenfügen über die Zwischenablage

Wir können natürlich auch die Zwischenablage nutzen, um Word Dokumente zusammenzufügen. Das geht schnell und hat u.a. auch den Vorteil, dass man dabei nicht den gesamten Quell-Inhalt übernehmen muss. In diesem Fall öffnet man einfach das Zieldokument und das Quelldokument.

  • Im Zieldokument wird der Cursor dahin bewegt, wo wir die Word Dokumente zusammenfügen wollen.
  • Entweder wird mit der Tastenkombination der Strg + A gesamte Inhalt des Quelldokumentes markiert, oder man markiert mit der Maus den relevanten Teil.
  • Anschließend drückt man Strg + C, um den markierten Bereich in die Zwischenablage zu übernehmen.
  • Nun an den Zielort wechseln und dort Strg + V drücken, damit der Inhalt dort eingefügt wird.
  • Das wiederholt man so lange, bis man alle Word Dokumente zusammengeführt hat.

Zum Thema: Word Sprache ändern – so gehts!

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