Expensify: Ausgaben bequem erfassen & abrechnen

Kristina Kielblock

Expensify findet ihr als Website und als App im iTunes Store, sowie im Google Play Store. Die Anwendung ist für geschäftliche und private Zwecke gleichermaßen sinnvoll, wenn ihr einen komfortablen Überblick und automatisierte Verfahren im Hinblick auf eure Finanzen zu schätzen wisst, aber keine Fans von Excel seid. Wie es funktioniert, lest ihr hier. 

Expensify: (Reise)Kostenabrechnungen, die nicht nerven.

Expensify gibt es seit 2008 und hat den Sinn Ausgaben und Rechnungen online überwachen und organisieren zu können. Die App ist eine Erleichterung für Freischaffende, die damit automatisiert Rechnungen erstellen und den Verlauf der Zahlung kontrollieren können, sie dient aber auch ausgezeichnet für Angestellte, die häufig Dienstreisen unternehmen und mit Expensify sehr komfortabel eine Spesen- und Reisekostenabrechnung fabrizieren können. Viele Firmen nutzen inzwischen ein Expensify-Netzwerk für ihre internen Abrechnungen. Aber auch Privatleute, die Lust haben, ihre Ausgaben zu überwachen und Quittungen und ähnliches sinnvoll zu sammeln, können von den Expensify-Funktionen profitieren.

1. Expensify herunterladen oder online nutzen

Expensify auszuprobieren ist denkbar einfach:

  • Ihr könnt euch die mobile Version im Google Play Store oder bei iTunes herunterladen.
  • Oder ihr registriert euch auf der Website.
  • Leider müsst ihr in Kauf nehmen, dass die Anwendung nur auf Englisch ist. Allerdings sind es wenige Vokabeln, die ihr euch aneignen müsst.

Expensify - Expense Reports
Entwickler:
Zoho Corporation
Preis: Kostenlos

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2. Expensify-Funktionen: Sammeln, Verwalten, Abrechnen

Datenschützern stehen bei einigen Funktionen von Expensify sicherlich die Haare zu Berge, denn manche Features sind in dieser Hinsicht zumindest als bedenklich zu kennzeichnen. Prinzipiell ist die Seite sehr übersichtlich aufgebaut:

  • Ihr könnt Ausgaben eintragen.
  • Ihr könnt Quittungen und Rechnungen erstellen.
  • Ihr könnt dies alles in Abrechnungen zusammenfassen, an ein Netzwerk oder Einzelpersonen verschicken, usw.
  • Diese drei Funktionen findet ihr übersichtlich in einer Leiste angeordnet.

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  • Ihr habt die Option, eure Bankkarte in die App zu importieren, dann müsst ihr eure Ausgaben zum großen Teil nicht mehr manuell eintragen. Dieses Feature klingt bequem, aber alle eure Kontoaktivitäten werden dann automatisch in die App geladen. Wir halten das für nicht erstrebenswert im Sinne des Datenschutzes. Die Option muss nicht genutzt werden.
  • Wenn ihr die mobile App verwendet, habt ihr Zugriff auf ein SmartScan-Feature, mit dem ihr den Kassenbeleg oder die Rechnung einfach abfotografieren könnt. Die dort enthaltenen Daten werden dann automatisch in die Anwendung übertragen. Auch das ist sehr bequem, aber es ist unklar, wie die Informationen verarbeitet werden - mithilfe eines Algorithmus oder realen Mitarbeitern von Expensify. Auch dieses Feature finden wir datenschutzrechtlich nicht unproblematisch, ihr müsst selbst entscheiden, ob ihr es nutzen wollt.
  • Ihr könnt eure Ausgaben nach unterschiedlichen Kategorien sortieren und anzeigen lassen.

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Prinzipiell ist diese App sehr gut für Unternehmen geeignet, die mit ihren Mitarbeitern häufig dienstliche Aufwendungen abzurechnen haben. Allerdings sind die Abo-Kosten mit 5 € monatlich für Geschäftskunden auch nicht gerade gering.

In diesem Video seht ihr eine ausführliche Beschreibung der Funktionen und des Workflows mit Expensify für berufliche und private Zwecke:

Expensify-Workshop: Training für Angestellte und Privatpersonen.

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Bilder via Expensify

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