Produktivitäts-Apps für Mac: Unsere 14 Top-Empfehlungen
Aufgaben managen, Termine planen, PDFs bearbeiten und Texte schreiben – welche Apps helfen, auf dem Mac möglichst produktiv zu sein? Wir nennen unsere Favoriten.
Du besitzt ein iOS-Gerät? Dann schau hier: Produktivitäts-Apps für iPhone und iPad
macOS ist gut ausgestattet – denken wir nur an die iWork-Programme Pages, Numbers und Keynote, dazu Notizen, Erinnerungen und mehr. Dennoch lässt sich mit der richtigen Software noch viel mehr auf dem Mac leisten.
Top Produktivitäts-Apps für Mac
Produktivitäts-Apps helfen bei der Textverarbeitung, bei der Verwaltung von Aufgaben, Sammlung von Ideen, Organisation von Projekten und vielem mehr. Wir haben uns zahlreiche Programme angeschaut. 14 Anwendungen haben es in unsere folgende Auswahl geschafft, von denen natürlich nicht jeder alle braucht. Wer sich auf dem iPhone oder iPad bereits mit manch Produktivitäts-App oder -Dienst anfreunden konnte, der verwendet natürlich die entsprechende macOS-Version auf dem Mac.
Los geht es mit unseren Empfehlungen:
- AirMail: Mails schreiben und empfangen
- Praktisch für: die, die mit der Apple-App nicht so glücklich sind
- Preis: 10,99 Euro
AirMail ist eine der wichtigsten Alternativen zur macOS-App. Die Anwendung überzeugt nicht nur mit ihrem übersichtlichen Design, sondern auch mit Performance und zusätzlichen Funktionen. Erinnerungen, späteres Versenden, gute Filter, dazu eine einblendbare HTML- und Markdown-Ansicht für das Verfassen von Mails. Verschlüsselung wird über PlugIns möglich.
AirMail leistet gute Dienste für Accounts von Apple (iCloud), Google, Microsoft, Yahoo und natürlich alle anderen IMAP- und POP3-Services. Aufgaben aus Mails können an zahlreiche Kalender und Aufgabenmanager geschickt werden, darunter Fantastical, Wunderlist und die Apple-Apps. Wo es hakt, hilft laut App-Store-Bewertungen der Support von AirMail oft zügig weiter.
- PDF Expert: Bearbeitung von PDFs
- Praktisch für: alle, die hin und wieder mit PDFs arbeiten
- Preis: 89,99 Euro
Die Vorschau von macOS liefert die wichtigsten Tools mit, um PDF-Dateien zu bearbeiten. Doch will man in einem Dokument mehr machen, als nur Text markieren oder ein Formular ausfüllen, muss man auf ein anderes Programm zurückgreifen – und sei es nur, einen Tippfehler im Text ausbessern zu wollen.
Readdle bietet eine gute Zwischenlösung zwischen der macOS-Vorschau und Adobe Acrobat. Öffnet man ein PDF, landet man zunächst im „Anmerkungen“-Modus. Ein Umschalten in den „Bearbeiten“-Modus ermöglicht es, echte Änderungen am PDF vorzunehmen: Text einfügen, Schriftart für einzelne Textblöcke ändern, Bilder herauslöschen, Links an andere Stellen des Dokuments verändern – oder eben einen einfachen Tippfehler ausbessern. Alles wichtige liefert die gut umgesetzte App mit. Nicht zuletzt deshalb ist sie eine der wichtigsten Produktivitäts-Apps für Mac. Ach ja: Man kann natürlich auch ein komplett neues PDF erstellen. Hierfür würde ich aber doch lieber mit einer Textverarbeitung wie Pages starten und das Dokument dann als PDF exportieren.
- iA Writer: Schreiben. Einfach nur schreiben.
- Praktisch für: Minimalisten und alle, die sich gerne ablenken lassen.
- Preis: 32,99 Euro
iA Writer unternimmt alles dafür, dass man sich auf das Schreiben konzentrieren kann. Und nichts anderes. Keine Buttons, keine Formatierung, keine Funktionen, – Moment! Das täuscht, iA Writer wirkt auf den ersten Blick deutlich simpler, als es der Fall ist. Hinter der schlichten Fassade steckt so einiges, zum Beispiel:
- Vollendete Sätze oder Absätze kann iA Writer auf Wunsch ausgrauen (siehe Bild oben).
- Tag- oder Nachtmodus gefällig? Schwarz auf Weiß oder Weiß auf Schwarz? Beides ist möglich.
- Natürlich gibt es Formatierungsmöglichkeiten, nämlich über Sonderzeichen oder Buttons. In der HTML-Ansicht sieht man das formatierte Dokument.
- Kleine Tabellen lassen sich ebenfalls erstellen.
- Dateiverwaltung inklusive intelligente Ordner, Tags und direkter iCloud-Synchronisation.
- Exportmöglichkeiten inklusive Markdown und PDF.
Beeindruckend viel steckt in iA Writer, mit letztendlich nur einem Ziel: Ganz unauffällig zu wirken – eben nur zum Schreiben.
- Microsoft Office: Word, Excel und PowerPoint
- Praktisch für: die, die den Standard unter der Office-Software benötigen
- Preis: 1 Rechner: 68,99 Euro; mehrere Rechner: 98,99 Euro. Günstiger bei Amazon (54,90 Euro bzw. 74,90 Euro*)
Microsoft Office – konkret die Textverarbeitung Word, die Tabellenkalkulation Excel und die Präsentationssoftware PowerPoint – gibt es erst seit wenigen Tagen im Mac App Store. Vorher musste man den Weg über andere Händler und die klassische Installation gehen. Soweit die gute Nachricht. Die schlechte: Viele Nutzer klagen über große Probleme. Viele scheinen davon zu rühren, dass man wohl erst die bisherige Version deinstallieren muss, damit Word aus dem Mac App Store startet.
Um die Programme nutzen zu können, benötigt man ein Office-365-Abo. Das gibt es über andere Händler aber deutlich günstiger als über den In-App-Kauf, zum Beispiel bei Amazon*.
Auf welche Version man auch zurückgreift: Microsoft Office ist nun mal der Standard, auf den viele nicht verzichten können.
- Fantastical: Kalender-App
- Praktisch für: Termin-gebundene
- Preis: 54,99 Euro
Man könnte jetzt damit anfangen, dass Fantastical einfach deutlich schöner designed ist als der macOS-Kalender – das ist er nämlich. Doch werfen wir lieber gleich einen Blick auf die Funktionen: Fantastical lässt sich schnell über die Menüleiste von macOS aufrufen. Hier finden wir eine Monatsübersicht mit den folgenden Terminen, Feiertagen und Geburtstagen – eben alle Daten, die man in seinen iCloud-Kalendern hinterlegt hat. Doch auch andere Dienste lassen sich sehr benutzerfreundlich anbinden: Exchange, Office 365, Google, Facebook, CalDAV-Accounts und weitere. Die Terminübersicht bietet auch das große App-Fenster. Auch die Erinnerungen können an dieser Stelle über den Haken links unten eingeblendet werden.
Einige weitere Funktionen machen die App so besonders. Das geht bis hin zu einer zweiten einblendbaren Zeitzone und die Festlegung, ob man Adressen in Apple Karten oder Google Maps öffnen möchte. Nicht umsonst ist Fantastical eine der Top-Kalender-Apps für Mac. Aber umsonst ist die App nicht.
- Things: Aufgaben und kleine Projekte managen
- Praktisch für: GTD-Fans und für alle, deren Aufgaben für eine Listen-App zu komplex sind
- Preis: 54,99 Euro
Kein Rechner, kein Smartphone ohne Aufgabenliste oder Projekt-App! Was steht im Büro an? Was will ich privat erledigen? Was möchte ich packen, was muss ich einkaufen? Wer (wie ich) die Apple-Lösungen „Notizen“ und „Erinnerungen“ nicht für die besten Tools hierfür hält und auf dem Smartphone noch keine Alternative nutzt, der sehe sich Things an.
Things hilft, die einzelnen Aufgaben zu organisieren, ob mit festem Termin oder ohne, ob mit Kalender-Anbindung oder ohne. Wer gerne nach dem Getting-Things-Done-Prinzip (GTD) vorgeht, bekommt die benötigten Ordner in Things mit an die Hand. Raffinierte Funktionen und Tastenkürzel helfen, zügig und sortiert zu planen.
Things hat schon allein deshalb eine Erwähnung verdient, weil man für die App kein Abo benötigt. Manch einen könnte der Preis abschrecken. Doch zum Beispiel bei der Alternative Todoist zahlt man 32 Euro pro Jahr – auch nicht besser …
- Agenda: Notizen und kleinere Projekte managen
- Praktisch für: strukturierte Notizen mit Datumsbezug
- Preis: Basis-Funktionalität kostenlos, Premium-Funktionen 27,99 Euro (inklusive Premium für iOS)
Auch mit Agenda kann man kleinere Projekte managen. Die Anwendung setzt den Fokus aber mehr auf Notizen mit Tagesbezug denn auf einzelne kurze Aufgaben. Die Dokumente können als Projekte aber wunderbar sortiert werden, die Today-Liste sowie die Aufstellung der kürzlich bearbeiteten Notizen bringen das aktuelle in das Blickfeld.
Agenda ist eine der Entdeckungen des letzten Jahres. Wer die iOS-App nutzt (siehe Produktivitäts-Apps für iPhone & iPad), der installiere sie sich natürlich auf auch dem Mac.
- OneNote: die „große“ Notiz-App
- Praktisch für: alle, die viel mit Notizen, Skizzen und Ideen arbeiten
- Preis: Kostenlos
OneNote bietet sich für Texte und Skizzen an, jedoch kann man auch Bilder und Dateien einfügen. Die Inhalte sind in der App in Notizbücher unterteilt, die jeweils Abschnitte und Seiten bieten. Die wichtigsten Formatierungstools sind integriert, so dass die Einträge übersichtlich gestaltet werden können. Besonders praktisch: Text kann beliebig an eine Stelle der Seite geschrieben werden, so dass man nicht kompliziert mit Textfeldern herumhantieren muss.
OneNote ist von Microsoft. Daraus folgt: Wir müssen uns mit einem Microsoft-Konto (OneDrive, Skype,…) anmelden, über iCloud läuft da nichts. Dafür kommt die App aus (vergleichsweise) zuverlässiger Hand und kostet nicht einmal etwas. Zumindest wer bereits ein Microsoft-Konto besitzt und viel mit Notizen arbeitet, sollte OneNote mal ausprobieren. Eine iOS-App gibt es natürlich auch.
- Evernote: die Schreibtischschublade
- Praktisch für: alle, die neben Notizen noch anderen digitalen Kleinkram sortieren möchten
- Preis: eingeschränkt kostenlos, sonst 69 Euro pro Jahr
Nichts vergessen – das ist der Grundgedanke von Evernote. Notizen sind folglich eine Basis-Version. Im Gegensatz zu den vorher vorgestellten Apps bietet dieser Dienst aber eine bessere Möglichkeit, auch Dokumente abzulegen, Quittungen zu sortieren, Webseiten abzuspeichern und mehr.
- iThoughtsX: Mindmapping
- Praktisch für: die Sortierung von Themen
- Preis: 54,99 Euro
Mit Mindmaps lassen sich Themen strukturieren. Das hilft einerseits beim Brainstorming, andererseits kann eine derartige Grafik in einer Präsentation ein Themengebiet darstellen.
Mit iThoughtsX lassen sich Mindmaps recht zügig erstellen. Die sind zwar nicht grundsätzlich schön, aber mit etwas Ausprobieren und grafischem Geschick lassen sich durchaus ansprechendere Grafiken als mein Beispiel oben entwerfen. Mit zahlreichen Import- und Exportmöglichkeiten.
- Taptile Zeiterfassung: Protokollierung des Zeitaufwands
- Praktisch für: Freiberufler und alle, die den Zeitaufwand von verschiedenen berechnen wollen
- Preis: kostenlos; Pro-Version 44,99 Euro
Wie lange arbeitet man eigentlich an welchem Projekt? Wer oft hin- und her-switched, der verliert da schon mal den Überblick. Oder schätzt die Zeiten nur so ungefähr ab. Mit Taptile Zeiterfassung lässt sich der Zeitaufwand relativ genau abbilden und auswerten, ohne großen Aufwand.
Die App ist in der Basisversion kostenlos. Wer eine unbegrenzte Anzahl Auftraggeber, Aufträge, Aufgaben und Einträge sowie Exportfunktionen möchte, benötigt die Pro-Version.
Wir kommen nochmal zu Schreib-Apps, diesmal aber zwei recht spezielle Anwendungen:
- Scrivener: Der Mac wird zur Hightech-Schreibmaschine
- Praktisch für: Vielschreiber
- Preis: 49,99 Euro
Das Drehbuch von „Star Wars: The Last Jedi“ entstand komplett auf einem MacBook Air. Und als App verwendete Rain Johnson, der Drehbuchautor und Regisseur des Films, Scrivener. Das lässt schon erahnen, wie mächtig Scrivener ist, selbst wenn die Zeichenzahl jenseits der fünfstelligen Werte ist. Die Anwendung empfiehlt sich somit für Wissenschaftler, Studenten, Journalisten, Autoren und viele mehr.
Wenngleich man sich erst einarbeiten muss: Der Einstieg fällt verhältnismäßig leicht, denn Scrivener wirkt vertraut wie eine Textverarbeitung à la Pages. Den Überblick über Text (und gegebenenfalls angebundene Medien) behält man aber durch die Strukturierung und Ansichten. Die Entwickler nennen es ganz treffend: „Sieh den Wald oder den Baum.“ Ein Wunder, dass hier das Abo-Modell noch nicht Einzug gehalten hat.
- Quiver: Notizen in Snippets
- Praktisch für: Entwickler und andere, die mit HTML, LaTeX, Markdown bzw. allgemein Code und Text zu tun haben.
- Preis: 10,99 Euro
Quiver ist eine Nischenanwendung aus dem Produktivitätsbereich, aber so interessant, dass ich sie nicht unter den Tisch fallen lassen möchte: Mit Quiver kann man Notizen, Text- und Codeschnipsel sichern. Im Vergleich zu klassischen Notiz-Anwendungen (wie der vorhergenannten) legt die App Zellen an. Jede Zelle kann in einer anderen Programmiersprache verfasst sein, auch auf einem einzelnen Notizzettel.
Oben im Bild ein Beispiel aus dem guten Tutorial (das man sich zumindest teilweise zu Gemüte führen muss): links die Editor-Ansicht, rechts die Preview.
Sortiert werden die Notizen in einer Bibliothek mit Ordnern und Tags. Die Dokumente kann man als Text, PDF, Bild, HTML und Markdown exportieren. Zum Programmieren ist Quiver allerdings nicht gedacht.
- Parallels Desktop: für Windows und andere Betriebssysteme auf dem Mac
- Praktisch für: alle, die nicht ganz ohne Windows-Anwendungen auskommen
- Preis: rund 88 Euro pro Jahr*
Mit Parallels Desktop lassen sich zusätzliche Betriebssysteme auf dem Mac installieren und gleichzeitig laufen. Das kann Windows genauso wie eine Beta-Version von macOS sein. So kann man schnell zwischen Apps auf unterschiedlichen Systemen switchen.
Parallels hat seine Software im Laufe der Jahre immer mehr perfektioniert und den Sprung in eine andere Systemwelt immer mehr versteckt. So fällt je nach Anwendungszweck schon gar nicht mehr auf, dass neben den Mac-Apps auch eine Windows-Software auf dem macOS-Schreibtisch aktiv ist. Eine Toolbar für Mac rundet die Software mit zusätzlichen nützlichen Funktionen ab. Achtung: Die Lizenz für zusätzliche Betriebssysteme ist nicht in Parallels Desktop inbegriffen.
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