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Outlook-Kontakte in Excel bearbeiten: Massenbearbeitung von Kontakten

Ihr habt einen Datenbestand an Kontakten in Outlook, der mittlerweile in die Tausende geht und wollt die etwas stiefmütterlichen Einträge schnellstmöglichst komplettieren, aber die Zeit in Outlook ist euch zu kostbar? Mit unserem Trick könnt ihr ganz schnell all eure Outlook-Kontake in Excel bearbeiten und spart Zeit und damit bekanntlichermaßen auch Geld.

 
Microsoft Outlook 2019
Facts 

Damit ihr nicht in jedem Outlook-Kontakt einzeln die Daten wie Anrede, Name, E-Mail, Adresse und Telefon eingeben müsst, kann man mit Hilfe von Excel schnell eine Liste anlegen, die eure Bekannten und Geschäftskunden mit wenig Aufwand zu vollwertigen Outlook-Kontakten macht.

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Hier findet ihr eine Anleitung, wie ihr eure Outlook-Kontakte in Excel exportieren könnt.

Outlook-Kontakte in Excel bearbeiten

1. Im ersten Schritt müsst ihr festlegen, welche Daten ihr in der Excel-Tabelle bearbeiten wollt. Legt eine Excel-Tabelle an und vergebt in der ersten Zeile (1) die Bezeichnungen, wie sie in Outlook auch Anwendung finden. Die Reihenfolge ist dabei nicht wichtig, lediglich der Wortlaut muss mit Outlook übereinstimmen.

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outlook kontakte in excel_1
1. Legt zuerst die Daten fest, die ihr in Outlook ergänzen wollt
  • Die Telefonnummer und die Mobilfunknummer setzen sich aus +49 (Vorwahl) Telefonnummer zusammen. Haltet ihr dieses Format nicht ein, werden diese Daten nicht korrekt importiert.

2. Tragt nun alle Daten ein. Das kostet zwar ebenfalls Zeit, allerdings bei Weitem nicht so viel, wie die einzelnen Kontakte direkt in Outlook zu bearbeiten. Habt ihr für bestimmte Felder keine Daten, lasst ihr die Felder einfach frei.

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3. Speichert das fertige Excel-Dokument nun in ein Textformat mit Tabulator-Trennuung. Dafür klickt ihr unter Datei auf Speichern unter > Andere Formate und wählt schließlich Text (Tabstop-getrennt) aus.

outlook kontakte in excel_2
3. Speichert die Excel-Tabelle als Tabstop-getrennten Text, damit ihr ihn in Outlook importieren könnt

Outlook-Kontakte aus Excel importieren

4. Um die bearbeitete Excel-Tabelle mit den Kontakten in Outlook zu importieren, geht ihr im Mailclient von Microsoft Office auf Datei > Importieren/Exportieren... und wählt Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus.

outlook kontakte in excel_3
4. Über Importieren/Exportieren könnt ihr nun die Excel-Tabelle direkt in Outlook einlesen lassen

5. Wählt im nächsten Schritt nun Tabulatorgetrennte Werte (Windows), klickt auf Weiter und durchsucht eure Festplatte nach der eben erstellten Excel-Tabelle. Als Zielordner empfiehlt sich natürlich das vorgegebene Verzeichnis Kontakte.

outlook kontakte in excel_4
5. Wählt nun die tabulatorgetrennten Werte, die ihr eben in Excel gespeichert habt
  • Um die Outlook-Kontakte aus Excel zu importieren, muss das Excel-Dokument geschlossen sein.

6. Wichtig ist nun, dass ihr über Felder zuordnen die einzelnen Einträge zuweist. Das heißt Name zu Name, Adresse zu Adresse, etc. Outlook wählt hier lediglich die Werte aus der ersten Zeile und übernimmt die meisten Werte automatisch. Sicherheitshalber sollte an dieser Stelle aber noch einmal alles überprüft werden.

outlook kontakte in excel_5
6. Ordnet in Outlook nun die Felder zu, die ihr in Excel auf Zeile 1 angelegt habt
  • Besonders bei der Unterscheidung zwischen Adresse privat und Adresse geschäftlich weist Outlook hier meist falsche Felder zu. Überprüft diese sicherheitshalber.

7. Klickt nun noch auf Fertigstellen, damit die Kontakte aus Excel in Outlook importiert werden. Dies funktioniert meist schneller als wenn ihr Outlook-Kontakte als PST-Datendateien importiert.

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