PDFCreator mit Passwortschutz - Verschiedene Aktionen im PDF sichern

Marco Kratzenberg

Was wenig bekannt ist, die wichtigsten Funktionen einer PDF-Datei lassen sich mit einem Passwort sperren. Das beginnt bereits beim Öffnen der Datei. Ohne das richtige Passwort kommt niemand an den Inhalt heran. Insofern hat man sich mit dem PDFCreator nicht nur ein nützliches Archivierungsprogramm besorgt, sondern auch eine leicht zu bedienende Sicherheitszentrale.

Was sichern? Womit sichern?

Bei PDF-Dateien wird zwischen zwei verschiedenen Arten von Passwörtern unterschieden. Sogenannte Besitzerpasswörter verhindern das Herumpfuschen am Inhalt einer PDF-Datei. So geschützte Dateien können vom Empfänger betrachte und ausgedruckt werden. Doch das Ändern der Datei funktioniert nur mit dem richtigen Besitzerpasswort.

Dann gibt es noch die Benutzerpasswörter. Sie dienen dazu, dem Benutzer der Datei verschiedene Aktionen zu verwehren. Wie schon gesagt, beginnt das mit dem bloßen Öffnen der Datei. Ohne richtiges Passwort kann sich niemand eine so geschützte Datei ansehen.

Doch es ist noch wesentlich mehr „abschließbar“. Übliche PDF-Dateien kann der Betrachter nicht nur ausdrucken. Es ist auch möglich, die gesamten Inhalte zu exportieren oder Formulare auszufüllen. Mithilfe bestimmter Tools kann man sich eine PDF-Datei sogar wieder in eine Worddatei umwandeln. All das lässt sich allerdings durch ein Passwort sehr wirkungsvoll verhindern.

PDFCreator bringt beim Download drei verschiedene Verschlüsselungsstufen mit. In der niedrigsten Stufe bietet das Programm die Sicherheit eines 40-Bit-Schlüssels. Das ist nicht einfach so zu knacken, kann allerdings so manchem Hacker-Programm nicht dauerhafte Schwierigkeiten bereiten.

In der höchsten Stufe wird eine AES-Sicherheit (Advanced Encryption Standard) mit 128 Bit geboten. In den USA darf dieser Standard offiziell für staatliche Dokumente mit der höchsten Sicherheitsstufe verwendet werden. Er kann also derzeit als unknackbar betrachtet werden.

So verriegelte PDF-Dateien erzeugt der PDFCreator blitzschnell.

Wie verriegele ich eine PDF-Datei?

Mit einem Doppelklick auf das Icon des PDFCreators starte ich das Programm. Strg-O oder „Drucker / Einstellungen“ öffnet den äußerst umfangreichen Optionsdialog. Links werden die verschiedenen Abteilungen des Programms aufgezählt. Uns geht es um die Sicherheit eines PDF-Dokumentes, also wählen wir „PDF“.

Rechts öffnet sich ein Fenster mit mehreren Reitern. Hier wählen wir „Sicherheit“.

Nun ist nicht mehr zu tun, als sich für die gewünschten Optionen zu entscheiden und die neuen Einstellungen abzuspeichern. Ab sofort werden alle neuen Dokumente mit diesen Einstellungen gesichert.

Jetzt produziert das Programm PDF-Dateien, die den höchsten Sicherheitsansprüchen genügen.

Braucht man diese Option nur gelegentlich, dann empfiehlt es sich, im PDFCreator eigene Profile anzulegen.

Ob man diese Passwortsicherung benutzt, kann man in den Einstellungen während des Speicherns von Mal zu Mal neu entscheiden. Immer daran denken: Irgendwer soll diese Dateien ja öffnen! Also nicht das Passwort vergessen und es dem Empfänger auf sichere Weise zukommen lassen. Auf keinen Fall in derselben Email, in der man auch die Datei verschickt.

Ja nach Einstellung wird das Passwort bereits beim Öffnen der Datei abgefragt. Es ist aber durchaus auch möglich, nur mit einem Besitzerpasswort weitergehende Manipulationen zu verbieten, das Betrachten aber jedem zu gestatten.

Tipp:
Es macht wenig Sinn, die Passwortsicherheit in den Standardeinstellungen des PDFCreator zu speichern. In der Regel benötigt man sie nicht dauernd. Aus diesem Grund lohnt es sich, extra ein eigenes Profil nur zur Passwortsicherung anzulegen. Das wird dann während des Speicherns aufgerufen und die normalen Dateien werden ohne Passwortschutz gespeichert.

Übrigens, sollte sich eine Datei partout nicht mit einem Passwort versehen lassen, so ist das nicht zwangsläufig ein Programmfehler! Überprüfen Sie doch lieber einmal, ob Sie als Standardspeicherformat das zukunftssichere PDF/A-1b gewählt haben. Das sichert zwar die Verwendbarkeit Ihrer Dateien auf lange Zeit, beinhaltet aber ein Verbot der Verschlüsselung.

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