Ob Geburtstagsfeier, Vereinsarbeit oder Schulprojekt – oft reicht ein Einzelchat nicht aus. Wenn ihr eine WhatsApp-Gruppe erstellen wollt, in der mehrere Personen effizient kommunizieren, seid ihr hier richtig. Wir erklären, wie ihr eine Gruppe aufsetzt, sinnvoll organisiert und welche Funktionen euch dabei helfen.
WhatsApp-Gruppe erstellen – so geht’s Schritt für Schritt
WhatsApp-Chats sind in der Regel auf zwei Personen beschränkt. Soll eine größere Runde miteinander kommunizieren, bietet sich eine WhatsApp-Gruppe an. Die Einrichtung ist unkompliziert, und als Admin behaltet ihr die Kontrolle über Mitglieder, Inhalte und Einstellungen. Inzwischen lassen sich Gruppen mit bis zu 1.024 Teilnehmern erstellen – ausreichend Platz für Projektteams, Vereine oder Veranstaltungsorganisationen.
So legt ihr eine neue WhatsApp-Gruppe an:
- Startet WhatsApp und geht zur Übersicht der Chats.
- Tippt oben rechts auf das Menüsymbol (3 Punkte) und anschließend im Menü auf „Neue Gruppe“.
- Wählt die Kontakte aus, die ihr zur Gruppe hinzufügen wollt, oder generiert einen Einladungslink bzw. QR-Code für eure Gruppe.
- Tippt unten auf das grüne Icon mit dem weißen Pfeil.
- Auf der nächsten Seite gebt ihr einen Gruppentitel ein („Gruppenbetreff“) und könnt auch ein Foto für die Gruppe festlegen. Weiter geht’s mit dem grünen Haken.
Grundsätzlich kann man verhindern, ungefragt zu einer WhatsApp-Gruppe hinzugefügt zu werden. Wurdet ihr als Admin eingeschränkt, müsst ihr stattdessen einen Einladungslink oder QR-Code versenden, damit diese Person beitreten kann. Sobald alle drin sind, kann es losgehen – aber vorher solltet ihr ein paar Einstellungen überprüfen.
Gruppenfunktionen im Überblick
Neu hinzugefügte Mitglieder einer WhatsApp-Gruppe haben verschiedene Berechtigungen. Ihr solltet als Admin festlegen, wer was darf:
- Öffnet den Gruppen-Chat und tippt auf die drei Punkte > Gruppeninfo > Gruppeneinstellungen.
- Unter „Gruppeninfo bearbeiten“ entscheidet ihr, ob der Betreff, das Bild und die Beschreibung von allen Mitgliedern oder nur von Admins geändert werden dürfen.
- In „Nachrichten senden“ könnt ihr bestimmen, ob ausschließlich Admins Beiträge posten dürfen oder alle Gruppenmitglieder.
- Admins haben zudem die Möglichkeit, Nachrichten anderer Mitglieder zu löschen.
- Mehrere Personen lassen sich als Admins ernennen oder auch wieder entfernen.
- Sprachnachrichten können so eingestellt werden, dass sie nur für bestimmte Gruppenmitglieder sichtbar sind.
- Neue Mitglieder lassen sich unkompliziert per Einladungslink oder QR-Code zur Gruppe holen – auch wenn sie nicht im eigenen Adressbuch stehen.
- Über die Funktion Umfragen könnt ihr innerhalb der Gruppe schnell ein Meinungsbild einholen.
- Wenn jemand die Gruppe verlässt, sorgt eine sichtbare Austrittsinfo dafür, dass alle Mitglieder auf dem Laufenden bleiben.
Diese Funktionen erleichtern nicht nur die Verwaltung, sondern sorgen auch für mehr Klarheit und Struktur innerhalb größerer Gruppen.
WhatsApp-Communities als Gruppen-Alternative
Die Community-Funktion eignet sich für Organisationen oder größere Gruppen, die mehrere WhatsApp-Gruppen zentral verwalten möchten. Eine Community kann aus einer zentralen Ankündigungsgruppe und bis zu 50 thematisch sortierten Untergruppen bestehen. So lassen sich Informationen gezielt verbreiten, ohne dass sie in Einzelchats untergehen.
Admins können Rollen und Zugriffsrechte verwalten, Dateien teilen und bis zu 5.000 Mitglieder organisieren – alles Ende-zu-Ende-verschlüsselt und ohne Zusatz-App.
Sicherheit & Datenschutz in Gruppen
WhatsApp bietet verschiedene Möglichkeiten, eure Gruppen sicher zu halten:
- Legt fest, wer euch zu Gruppen hinzufügen darf (Einstellungen > Datenschutz > Gruppen).
- Achtet bei der Namenswahl auf unproblematische Begriffe, da WhatsApp Gruppen mit sensiblen Inhalten sperren kann.
- Transparente Austrittsinfos zeigen an, wer die Gruppe verlässt.
Bedenkt, dass Inhalte aus Gruppen nach außen dringen können. Wählt Mitglieder sorgfältig aus und setzt bei Bedarf zusätzliche Admins ein, um den Überblick zu behalten.
